Kombiverkehr stellt mit Doxis4 SaaS der SER Group Business Continuity sicher

Bisher mussten Transportdokumente in Papierform die Ladeeinheiten begleiten, wobei vor allem die Verfügbarkeit der Zolldokumente den vergleichsweise größten Einfluss auf den Transport haben kann. Denn bei fehlenden Zolldokumenten wird ein ganzer Zug an der Grenze aufgehalten, bis Ersatz für die Papiere beschafft werden konnte. Bei richtiger digitaler Archivierung jedoch kann das Dokument nicht verloren gehen. Damit T1-Dokumente und Beförderungspapiere rechtzeitig und vollständig vorliegen, nutzt Kombiverkehr Doxis4 als Software-as-a-Service (SaaS).

„Mit Doxis4 können wir alle transportbegleitenden Dokumente umgehend digital am Terminal und an den Grenzübergängen bereitstellen, reduzieren so Wartezeiten und auch das Schadenpotenzial für unsere Kunden“, sagt Christian Franz, Kaufmännischer Leiter bei Kombiverkehr. Gerade die aktuellen Kontaktbeschränkungen erschweren vielen Logistikunternehmen, die solche Unterlagen noch auf Papier mitführen und übergeben müssen, die Abwicklung der Zollmodalitäten sowie das Steuern ihrer übrigen Geschäftsprozesse. „Im Jahre 2015 hätte uns eine Lage wie die heutige kalt erwischt: Wir hätten nicht mehr arbeiten können, weil alles Papier-getrieben war, von der Ablage bis zum Bankengeschäft. Mit Doxis4 SaaS stellen wir heute unsere Business Continuity sicher“, erklärt Christian Franz die Bedeutung der Software-Lösung für den Geschäftsbetrieb von Kombiverkehr. Das Unternehmen hat sich 2015 bewusst für die Einführung einer ECM-Plattform als SaaS entschieden. „Dass das die richtige Entscheidung war, sehen wir heute, wo alle Mitarbeiter jederzeit problemlos ins Mobile Office umsiedeln können und kontaktlose Logistik-Prozesse möglich sind. Wir würden uns immer wieder für Doxis4 als SaaS entscheiden“, so Christian Franz.

Unternehmensweite ECM-Plattform für dokumentengetriebene Prozesse

Neben der Digitalisierung der Prozesse rund um die Transportabwicklung setzt Kombiverkehr Doxis4 in zahlreichen weiteren Bereichen ein. So wird beispielsweise das Schadenmanagement durch Workflows und digitale Schaden- und Geschäftspartnerakten abgebildet. Dadurch erhalten Vertriebsmitarbeiter einen vollständigen Blick auf alle Informationen und Vorgänge eines Kunden und können ihn proaktiv über den Stand der Regulierung von Transportschäden informieren. Belegbilder, die vor und nach einem Transport aufgenommen und direkt in Doxis4 abgelegt werden, helfen in Haftungsfragen zudem schnell zu klären, welche Partei für einen Schaden verantwortlich ist und dafür aufkommt.

Ein weiterer Bereich, der durch Doxis4 optimiert werden konnte, ist das Rechnungswesen von Kombiverkehr. Der mit den Consultants von SER erarbeitete Workflow für die Rechungseingangsverarbeitung hat zu einer erheblichen Vereinfachung des früheren Verfahrens geführt. Durch die entfallenden manuellen Aufgaben und die schnelleren Prozesse hat sich der Arbeitsaufwand bei allen Prozessbeteiligten um zusammengerechnet 30 Stunden pro Woche reduziert. Die nächsten Digitalisierungsprojekte mit Doxis4 drehen sich um die Vereinfachung des Forderungsmanagements an, die Integration von Dokumenten aus dem  Buchungsportal von Kombiverkehr  mit Doxis4, und perspektivisch um den Aufbau eines Kundenportals, in dem in Zukunft bis zu 2.000 Nutzer Dokumente rund um den Ordering-Prozess hochladen können und Zugriff auf Dokumente wie dazugehörige Verträge und Rechnungen erhalten.

„Doxis4 SaaS ist für unsere Kunden gerade in der aktuellen Situation eine strategisch wichtige Lösung. Sie haben dadurch die Möglichkeit, ihr Informations- und Prozessmanagement schnell und flexibel an die veränderten Anforderungen der ‚Neuen Normalität‘ anzupassen, ohne dafür eigene IT-Ressourcen aufwenden zu müssen“, erläutert Stefan Zeitzen, CSO der SER Group. „Diese Flexibilität hilft ihnen, den Geschäftsbetrieb weiterhin aufrechtzuerhalten, ihre Geschäftsprozesse weiter zu optimieren und damit jetzt wie auch in Zukunft wettbewerbsfähig zu bleiben.“

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