Doxis4-Archiv „powered by SAP NetWeaver” – ILM für SAP-Dokumente und -Daten

Bereits zum wiederholten Mal zertifiziert (gemäß SAP-Spezifikation BC-AL 6.20) wurde die Standard-Schnittstelle Doxis4 HTTPContentServer (HCS) der SER für die Archivierung aus SAP via ArchiveLink. Darüber hinaus ermöglicht die nun erstmals zertifizierte Schnittstelle Doxis4 webDAV Connector for ILM (gemäß SAP-Spezifikation BC-ILM 3.0) ein aktives Retention Management durch die Definition von Aufbewahrungsfristen für archivierte SAP-Inhalte.

“Wir freuen uns sehr, dass unser Doxis4 Archiv die anspruchsvollen funktionalen Testszenarien der SAP SE erneut erfolgreich bestanden hat und das Label Powered by SAP NetWeaver tragen darf“, erklärt Klaus Eulenbach, Geschäftsführer der SER Software Technology GmbH und Entwicklungsleiter der SER. „Bei vielen SER-Kunden stellt das SAP ERP-System die zentrale Anwendung zur Abbildung von Geschäftsprozessen dar. Um die Performance des SAP-Systems zu gewährleisten, muss die SAP-Datenbank regelmäßig entlastet werden. Hierzu werden Daten aus abgeschlossenen Geschäftsperioden oder auch abgeschlossenen Geschäftsprozessen in ein Archiv ausgelagert. Mit den entsprechenden Schnittstellen unseres Doxis4 Archivs Doxis4 HCS 7.02 und Doxis4 webDAV Connector for ILM 01.00 können unsere Kunden ihre SAP-Systeme performant halten und nun auch aktiv Aufbewahrungsfristen für archivierte SAP-Dokumente managen.“

Die klassische ArchiveLink-Schnittstelle von SAP in Verbindung mit der SER-Standard-Schnittstelle Doxis4 HCS sah noch keine Funktionen zur Steuerung der Aufbewahrung vor. Entsprechende Funktionen bietet erst die SAP-Zusatzkomponente SAP NetWeaver ILM. Doxis4 WebDAV Connector for ILM ergänzt die SAP-Komponente um einen WebDAV-Speicher mit Funktionen zur Aufbewahrungskontrolle und ein geordnetes Retention Management. Dies erfolgt in Übereinstimmung mit der Spezifikation BC-ILM 3.0 der SAP SE.

Information Lifecycle Management für SAP

Doxis4 WebDAV Connector for ILM wertet vom SAP-System übermittelte Aufbewahrungsparameter aus und übersetzt sie in entsprechende Einstellungen für den Retention Service von Doxis4. Auf diese Art können nicht nur die archivierten Daten aus der SAP-Datenbank gegen vorzeitiges Löschen geschützt werden. Es ist zudem möglich, Aufbewahrungsparameter auch an Dokumente und Drucklisten zu vergeben, die entsprechend der ArchiveLink-Spezifikation mit Doxis4 HTTPContentServer archiviert wurden.

Doxis4 WebDAV Connector for ILM bietet:

• Funktionen zur Archivierung von SAP-Daten in einem Standardformat
• Ein einheitliches Retention Management für SAP-Daten und SAP-Dokumente
• Neue Optionen zur Stilllegung von SAP-Altsystemen

Anwendungsfälle für die Aufbewahrungskontrolle gibt es z.B. im Rechnungswesen, wo Belege wie beispielsweise Rechnungen im laufenden Geschäftsbetrieb routinemäßig in großen Mengen erzeugt werden. Für derartige Daten existieren gesetzliche Vorgaben bzgl. ihrer Aufbewahrung. SAP NetWeaver ILM bildet diese Vorgaben über Prüfgebiete und über Aufbewahrungsregeln ab, die bestimmten Belegarten zugeordnet werden können. Erst wenn das Ablaufdatum eines Belegs erreicht ist, darf dieser gelöscht werden. Auch aus juristischen Gründen kann es notwendig sein, Löschfristen für Dokumente festzulegen. Manche Belege sind für laufende Rechtsfälle relevant. Derartige Belege können mit einer rechtsfallbedingten Sperre versehen werden und dürfen dann erst nach Abschluss der Rechtsfälle gelöscht werden, wenn die Sperre entfernt wurde.