Archivado digital de documentos

El archivado digital de documentos se basa en un sistema de gestión documental (DMS) con archivo digital integrado. Se trata de un software que agrupa la gestión de documentos en una ubicación digital central. En otras palabras, centraliza toda la información.

Los sistemas avanzados de archivado de documentos están basados en la nube y se integran perfectamente en sistemas de terceros mediante interfaces. De este modo, se crea un flujo bidireccional de información entre el DMS y el otro sistema: el primero captura todos los documentos entrantes mediante un formato estructurado y los almacena, en función del contexto, en la carpeta electrónica correspondiente. Cuando el documento está inactivo, se traslada al archivo.

Como fuente centralizada de información, el sistema de archivado digital de documentos agiliza la búsqueda, almacena las versiones y archiva los documentos de conformidad con la normativa. De este modo, se consiguen unos workflows seguros.

Hola, Doxi, ¿qué ventajas tiene el archivado digital de documentos?

Los documentos son totalmente digitales si están disponibles en formato electrónico. En un sistema de gestión documental puedes gestionar documentos y carpetas a lo largo de todo su ciclo de vida basándote en las bases de datos y la automatización. Este ciclo de vida comienza en el momento en el que se recibe el documento en la bandeja de entrada del email y finaliza cuando expira el período de conservación.

Las funciones de un DMS, de un vistazo

Los DMS favorecen la gestión documental conforme con la ley y correctamente organizada y promueven el trabajo colaborativo en los documentos.

Estas son las funciones más importantes de un DMS:

Guardar documentos: Todos los documentos y ficheros de una empresa se almacenan en eFiles dentro del sistema de archivado digital, en un formato estructurado.

Controlar las versiones: El DMS guarda automáticamente la última versión de un documento y, al mismo tiempo, conserva todas las versiones anteriores para recopilar toda la información del proceso.

Establecer los derechos de acceso: Los conceptos de autorización predefinidos ayudan a garantizar que solo los usuarios con los permisos adecuados pueden acceder a los documentos.

Buscar información: La información se archiva en el DMS para poder encontrarla rápidamente y volver a acceder a ella.

Las funciones adicionales de los DMS sirven de apoyo para el trabajo colaborativo. Estos sistemas, por ejemplo, automatizan los flujos de trabajo. Pueden activar pasos de un procesamiento, asignar tareas o notificar a los usuarios los cambios que sus compañeros han realizado en un documento. De esta manera, no se produce el caos cuando más de una persona trabaja en un documento: el DMS separa los comentarios y las notas de forma rastreable y crea versiones independientes.

El DMS como archivo digital

Los DMS también son archivos digitales. Determinados tipos de documentos requieren un archivado a prueba de auditorías. Las funciones de los DMS deben cumplir con los requisitos legales pertinentes, lo cual se tiene que demostrar con las certificaciones oportunas.  

Según el GoBD alemán, por ejemplo, las empresas tienen que archivar los documentos digitales de un modo apto para auditorías y de este modo garantizar que están protegidos ante cualquier cambio o manipulación posterior. Los DMS guardan y gestionan los documentos para que sean localizables, seguros, completos, ordenados, inalterables, reproducibles e íntegros.

A la hora de seleccionar un software de gestión documental, la prioridad suele ser el almacenamiento conforme a la legislación. Sin embargo, para aumentar la eficiencia en toda la empresa y apoyar integralmente los workflows, también se necesitan otras funciones importantes.

Si nos basamos en un workflow típico para el archivado de documentos, estas funciones se aplican de la siguiente manera:

Recopilación de datos

Los sistemas de archivado capturan datos y documentos mediante tres funciones diferentes:

1. El escaneo de reemplazo convierte los documentos en papel a formato electrónico.
2. El DMS captura automáticamente los documentos de sistemas de terceros a través de interfaces.
3. Puedes arrastrar y soltar documentos y archivos directamente en el DMS.

Palabras clave, clasificación y extracción de datos

Como parte de cualquier estrategia de transformación digital, se requiere un sistema de archivado con tecnología OCR para todos los procesos basados en papel. La tecnología OCR captura el contenido textual no estructurado de un documento de imagen y lo almacena en un formato legible por máquina mediante el reconocimiento de patrones.

Después, el DMS clasifica los documentos según el contenido del texto. El software archiva la información en un formato estructurado como parte del proceso de extracción de datos.

Archivado y validación de datos estructurados

El siguiente paso en el workflow es la validación de los datos: se comprueba si la información está en el contexto adecuado. Las funciones de los DMS asisten la validación humana de los datos y la complementan con pasos automatizados.

De este modo, se simplifica la validación manual de los datos, porque estos ya se han extraído. Los trabajadores solo comparan los datos extraídos con la información del documento. Asimismo, los DMS también comparan automáticamente la información extraída con los documentos relacionados.

Si todos los datos coinciden, los DMS colocan el documento en la correspondiente carpeta electrónica, o eFile, para abreviar. Los documentos de candidatura se encuentran, por ejemplo, en la eFile de candidato, mientras que los datos maestros de un proveedor se almacenan en la eFile de proveedor y los contratos en la eFile de contrato.

Metadatos indexados

Los documentos archivados en un formato estructurado facilitan la búsqueda de información en el sistema. Funciones como la búsqueda de texto completo o la indexación mediante metadatos resultan fundamentales para ello y permiten a los usuarios encontrar el contenido documental rápidamente, sin necesidad de leer los documentos.

Archivado apto para auditorías

Cuando un documento está inactivo, el DMS lo archiva a prueba de auditorías. Las facturas, por ejemplo, se inactivan después de haber sido pagadas.  

Las funciones avanzadas de formateo apto para auditorías garantizan que el proceso de archivado cumple la legislación en todo momento. En este sentido, la automatización no solo ahorra tiempo, sino que aporta la seguridad necesaria.

Muchos desarrolladores de software reconocidos como SAP y Salesforce son líderes en sus respectivos campos de soluciones CRM o ERP. En cambio, las soluciones disponibles para la gestión documental digital son escalables. Estas soluciones utilizan interfaces para integrar un DMS sin problemas y expandir la infraestructura existente con las funciones propias del sistema de gestión documental.

De este modo, el DMS proporciona integraciones llave en mano con los principales sistemas ERP y CRM, como SAP, Salesforce y Microsoft Dynamics, lo que te permite evitar interrupciones entre canales.

Doxis como solución de gestión documental para SAP SuccessFactors

Un sistema de gestión documental como Doxis te permite crear procesos integrales que conecten la información de todos los sistemas. Por ejemplo, Doxis ofrece opciones de integración con sistemas como Microsoft 365, SAP, SAP SuccessFactors y Salesforce.

Así te puede ayudar Doxis a obtener una perspectiva de 360° en SAP SuccessFactors:

1. Cuando un candidato solicita un puesto anunciado, se abre un proceso en SAP SuccessFactors.
2. Doxis recopila los datos maestros y los documentos del candidato alojados en SAP y crea una eFile de candidato.
3. No tienes que dejar de trabajar en SAP SuccessFactors en ningún momento, pero puedes acceder a la estructura de carpetas de Doxis directamente a través de la integración y almacenar allí todos los documentos.
4. En cierto punto del proceso de selección, convocas al candidato a una entrevista. Solo aquellas personas que trabajan en el proceso obtienen derechos de acceso a los datos de los candidatos. De esta manera, se garantiza que los datos confidenciales se almacenan de forma segura y de conformidad con el RGPD.
5. Si, finalmente, se contrata al candidato, los documentos del proceso permanecen en Doxis. Toda la información de la carpeta, como la dirección y el candidato, se transfiere al modelo de contrato
6. y una vez que el contrato está listo se inicia el workflow de firma desde Doxis. El firmante recibe un correo electrónico y verifica la firma directamente en Doxis.
7. Tras la firma del contrato por parte del candidato, su rol pasa a ser el de empleado o empleada. Doxis transfiere la información de la eFile de candidato a una nueva eFile de empleado.

Los DMS son el primer paso hacia la digitalización de la gestión documental. Sin embargo, esta solución no suele ser óptima para muchas compañías que se encuentran ante pocas opciones de integración en los sistemas empresariales existentes, dificultades para almacenar documentos a prueba de auditorías y estructuras rígidas.

Los sistemas ECM van sustituyendo poco a poco a los sistemas legacy, ya que ofrecen características de las que carecen estas soluciones heredadas, como funciones basadas en inteligencia artificial, estrategias de workflow innovadoras, soporte en la nube y un desarrollo escalable y flexible.

Por qué los sistemas ECM son el futuro del archivado digital de documentos

Así puede transformar Doxis Intelligent Automation la gestión documental de tu empresa:

• Doxis conecta y gestiona contenidos y automatiza procesos en todos los sistemas.
• Aumenta el contexto de la información gracias al content understanding basado en IA.
• Proporciona soluciones dedicadas nativas de la nube y de última generación para diferentes ámbitos de la compañía.
• Se integra perfectamente con aplicaciones empresariales como SAP, Microsoft, SharePoint y otras.
• Ofrece soluciones empresariales especializadas a nivel horizontal para departamentos como RR. HH., Gestión de la calidad, P2P, etc.
• Ofrece paquetes de servicio y asistencia específicos para cada nivel de servicio.
• Proporciona un archivo escalable y de última generación para una gestión documental 24/7.

Y todavía tenemos más razones para que escojas Doxis: Gartners Critical Capabilities Report 2021 otorga a la tecnología de Doxis una calificación de excelente, mientras que Forrester asegura que Doxis tiene la mejor oferta de productos.

Hoy en día, un sistema de archivado digital de documentos es mucho más de lo que parece. Las empresas buscan nuevas soluciones que se integren eficazmente en los workflows y sistemas existentes para mejorarlos. El archivado digital de documentos reúne toda la información de la empresa en un único lugar y crea posibilidades de colaboración rápidas y seguras.

Los sistemas ERP o CRM por sí solos no bastan. Para archivar y gestionar documentos y datos de conformidad con la ley, es necesario contar con un sistema de terceros. Doxis Intelligent Content Automation comienza su labor donde los sistemas legacy se difuminan: se integra de forma flexible en el software existente y crea un entorno conforme con la ley y escalable para todos los procesos de gestión documental.

Preguntas frecuentes sobre el archivado digital de documentos