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El sistema de las 7 carpetas: Organiza tus ficheros electrónicos
Hoy en día, las empresas deben gestionar cada vez más documentos. Los sistemas de archivado digitales son, por lo tanto, esenciales para administrar esta cantidad creciente de datos. En este entorno, es importante que las empresas establezcan la estructura digital de carpetas de forma sistemática y organizada. El sistema de las 7 carpetas es un método de eficacia probada que se utiliza para almacenar ficheros digitales de forma clara y comprensible y hacer que sean fáciles de encontrar.
En este artículo, explicamos qué es el sistema de las 7 carpetas y cómo puede estandarizar y organizar los procesos empresariales para hacerlos más productivos.
Optimiza tus carpetas, optimiza tus procesos
Cuando las empresas se digitalizan, suelen cometer el grave error de aplicar sus antiguos procesos y estructuras de carpetas analógicos a los sistemas digitales. Sin embargo, los procesos ineficaces en formato físico siguen siendo ineficaces en estructuras digitales.
Por lo tanto, las compañías deben repensar y transformar sus procesos de digitalización, empezando por el sistema de archivado, ya que este es base de todos los procesos posteriores. Cómo y dónde se almacenan los documentos determina cómo se diseñan los workflows y cómo se añaden los conceptos de autorización.
Recomendamos lo siguiente: Al principio de tu proyecto de transformación digital, introduce estructuras de carpetas y sistemas de archivado útiles. Este sistema básico te puede ayudar a diseñar procesos integrales de forma optimizada y clara.
Búsquedas rápidas en estructuras de carpetas útiles
Las estructuras de archivado claras demuestran su utilidad, como tarde, cuando los empleados buscan un documento concreto. Esta búsqueda adopta siempre una de estas dos formas:
- El uso de la función de búsqueda en el sistema de gestión documental (DMS)
- El uso de la estructura de carpetas
En un sistema de archivado organizado, los empleados pueden encontrar rápidamente el documento que buscan. Supongamos que un empleado necesita una factura de cliente del 2023. Este abre la eFile del cliente, selecciona la carpeta «Facturas» y hace clic en la carpeta «2023», que contiene las facturas de ese año natural. La factura que busca se identifica inmediatamente entre los archivos mostrados.
La búsqueda de este ejemplo es tan sencilla porque la estructura de carpetas se ha diseñado de forma útil. Un buen método para crear una estructura sistemática de carpetas es el sistema de las 7 carpetas.
¿Qué establece el sistema de las 7 carpetas?
El sistema de las 7 carpetas es un método de organización que clasifica los archivos y documentos en un máximo de siete carpetas principales. Cada carpeta principal contiene un máximo de siete subcarpetas y las siete subcarpetas también se dividen en un máximo de siete áreas. El sistema de archivado de documentos consta, por tanto, de un máximo de 343 carpetas:
a las que puedes acceder con uno o tres clics en cada caso.
Guía de gestión documental
Esta guía práctica te ayudará a encontrar e implementar el DMS que mejor se adapte a ti. Además, incluye checklists, casos reales y más.
Leer ahoraCómo funciona el sistema de archivado de las 7 carpetas
1. Obtén una visión general de las carpetas y/o eFiles principales
Traslada el sistema de las 7 carpetas a los procesos digitales y categoriza las carpetas electrónicas. El primer paso es obtener una visión general de las siete eFiles principales que necesita tu empresa.
En el ejemplo, categorizas tus eFiles en función del rol y el tema:
- eFile de cliente
- eFile de empleado
- eFile de proveedor
- eFile de proyecto
- eFile de caso
- eFile de seguro
- eFile de construcción
2. Obtén una visión general de los documentos de una eFile
En el segundo paso, se divide cada eFile en un máximo de siete subcarpetas. Puedes almacenar archivos en la eFile de empleado dividiéndolos en estas siete subestructuras, por ejemplo:
- Información general
- Documentos de candidatura
- Actas de las reuniones con el empleado
- Contrato de trabajo
- Nóminas
- Formularios de información personal
- Horario de trabajo
3. Desarrolla una estructura de carpetas basada en el sistema de las 7 carpetas
Llegados a este punto, puedes desarrollar todavía más tu estructura de archivado digital basada en el sistema de las 7 carpetas. Según el ejemplo de la eFile de empleado, estructura el sistema de archivado documental de modo que cada documento tenga una ubicación específica.
La eFile de empleado se diseña con base en las subcarpetas mencionadas, por ejemplo, de la siguiente manera:
eFiles de empleado
Información general:
- Contrato de trabajo
- Certificado de buena conducta
- Seguridad social
- Seguro médico
- Revisión médica
Documentos de candidatura
- Carta de presentación
- CV
- Referencias
- Certificados
- Formación continua
Actas de las reuniones de empleados
- Revisiones anuales
- Acuerdos de objetivos
- Planes de desarrollo profesional
- Entrevista de salida
Contrato de trabajo
- Contrato firmado
- Datos contractuales
Nóminas
Pensiones por enfermedad
Nóminas
Formularios de información personal
- CV
- Formularios de formación y formación continua
- Correspondencia relativa a asuntos de los empleados
Horario de trabajo
- Bajas por enfermedad
- Solicitudes de vacaciones
- Registros de jornada
Este es un ejemplo de cómo puedes estructurar sistemáticamente las eFiles. Los sistemas de carpetas pueden cambiar en función del objetivo empresarial, la empresa y los documentos que se necesite gestionar. Sin embargo, es importante seguir la regla de las 7 carpetas de manera consistente, ya que es la única manera de mantener un sistema de almacenamiento de archivos claro y consistente.
Resumen Ejecutivo: Estudio del Impacto Económico Total™
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Leer ahora4. Asigna autorizaciones por documentos
Cada una de las siete carpetas electrónicas contiene información confidencial que no está destinada a todo el mundo. Puedes utilizar los conceptos de autorización para gestionar los derechos de acceso a eFiles y subcarpetas y asegurarte de que tu sistema de almacenamiento de archivos es seguro.
La existencia de diferentes niveles de acceso aumenta la protección de los datos:
- Solo el equipo de RR. HH. y los responsables correspondientes pueden acceder a la eFile de empleado, además del propio trabajador en cuestión. La eFile permanece inaccesible para cualquier otra persona.
De la misma manera, solo determinados usuarios pueden acceder a subcarpetas específicas. Mientras que los documentos de candidatura son visibles para los jefes de área y los responsables de contratación, permanecen ocultos para los equipos de formación y desarrollo profesional. Sin embargo, estos últimos sí verán las actas de las reuniones con el empleado.
En otras palabras, las subcarpetas no solo permiten almacenar documentos de forma clara, sino que también son importantes para una gestión eficaz de los derechos de acceso.
Idealmente, el sistema de las 7 carpetas también se aplica a los archivos digitales, en los que los documentos inactivos se trasladan del sistema de archivado al archivo en sí. De este modo, se garantiza que se conservan los conceptos de autorización y no se tienen que asignar de nuevo, lo que asegura unos procesos coherentes y de conformidad con la legislación entre los sistemas de archivado y estructuración de carpetas, y facilita que todo sea apto para auditoría a largo plazo.
Resumen: Estandariza tu estructura de almacenamiento con el sistema de las 7 carpetas
El sistema de las 7 carpetas te permite mejorar tu propia estructura de almacenamiento en carpetas electrónicas. Los documentos se pueden encontrar rápidamente y están claramente organizados para que accedan a ellos las personas autorizadas, lo que conlleva unas búsquedas más eficaces. No cabe duda de que tu mejor opción es empezar a utilizar estándares consistentes para los sistemas de archivado desde las fases de implantación, pues te ayudan a crear unas eFiles que optimizan tus workflows y te permiten almacenar documentos de manera segura hasta que se archivan.