Autoservicio para empleados: empodera a tu personal y aligera el trabajo de RR. HH.

Los sistemas de autoservicio para empleados (ESS) proporcionan acceso a los servicios de RR. HH. directamente desde el escritorio de cada trabajador, lo que le permite utilizar la información por sí mismo. A través del portal de RR. HH. se pueden enviar solicitudes, comprobar los registros horarios, actualizar los datos de contacto y mucho más.

Los datos que son accesibles a los empleados varían de un sistema a otro. La mayoría de las empresas tienden a poner a disposición de los empleados a través del autoservicio tres áreas clave, mediante aplicaciones móviles, de escritorio o software basado en web:

• Gestión documental: los empleados utilizan el sistema de autoservicio para acceder a documentos personales como su eFile o su contrato de trabajo.
• Lanzamiento de procesos: los empleados utilizan la plataforma ESS para iniciar procesos de aprobación para solicitudes de vacaciones u otros permisos.
• Disponibilidad de la información: los empleados utilizan el sistema ESS para ver información actualizada de la empresa.

Hola, Doxi, ¿cuáles son las funciones más importantes del autoservicio para empleados?

Doxis Human Resources 14.0 tiene su propio portal de autoservicio para empleados. Agiliza los procesos documentales tanto para los empleados como para RR. HH.

Nóminas digitales

RR. HH. ya no tiene que enviar cada nómina individualmente a cada empleado. En su lugar, les basta con subirlas al portal para que queden a disposición de los empleados y estos las vean en todo momento mediante la eFile de autoservicio de Doxis, a la cual solo puede acceder cada empleado en cuestión.

Dato importante: Doxis adopta un enfoque holístico de los procesos documentales, almacenando sin problemas todas las nóminas en el sistema de gestión documental (DMS), como es habitual. Esto significa que, para tu tranquilidad, Doxis archiva de forma segura las nóminas antiguas en un sistema a prueba de auditorías.

Con el portal de autoservicio para empleados de Doxis Human Resources, los trabajadores y los equipos de RR. HH. pueden enviar solicitudes, proporcionar certificados y referencias y compartir cualquier otra serie de documentos con un simple drag-and-drop.
Por ejemplo, para solicitar un permiso por paternidad o maternidad, solo tienes que arrastrar el documento a la zona correspondiente, seleccionar el tipo de documento «Solicitud de permiso por paternidad/maternidad» y guardar. La solicitud llega a la bandeja de entrada de RR. HH. para su procesamiento inmediato.
Doxis contiene una amplia gama de tipos de documentos, como:

• Referencias
• Informes de incapacidad laboral
• Certificados de formación
• Certificados sanitarios
• Confirmaciones de participación
• Otros certificados

Los administradores también pueden personalizar la lista de tipos de documentos en función de los procesos internos: añadir nuevos tipos, eliminar otros e incluso configurar listas específicas para distintos países.

Doxis Human Resources agiliza los flujos de trabajo administrativos al permitir que las personas gestionen sus propios datos maestros mediante el portal de autoservicio para empleados. Cuando su domicilio u otros datos personales cambian, estos pueden informar fácilmente a RR. HH. a través del sistema.

Solo tienen que hacer clic en «Cambio de dirección» y sustituir la dirección antigua por la nueva, sin olvidar añadir la fecha de entrada en vigor. Así, en lugar de que RR. HH. reciba una notificación por correo electrónico en su bandeja de entrada que puede perderse fácilmente entre todo el jaleo del día a día o que puede resultar complicado encontrar y procesar, Doxis actualiza automáticamente la dirección en la eFile de empleado a partir de la fecha de entrada en vigor.

Los sistemas de autoservicio para empleados deben ser capaces de automatizar los procesos documentales de principio a fin si quieren aportar un valor real a los RR. HH. Doxis lo consigue integrándose en los principales programas informáticos de RR. HH., como SAP SuccessFactors (incluido el antiguo SAP HCM) y otros sistemas de RR. HH.

Cómo interactúan los sistemas en la práctica:

• Los compañeros de RR. HH. crean un documento independiente en el portal de autoservicio de Doxis para cada caso de uso: por ejemplo, solicitudes de vacaciones, informes de horas trabajadas, contratos, etc.
• Mientras un empleado trabaja en SAP SuccessFactors, Doxis envía notificaciones o recordatorios sobre documentos que faltan, plazos y mucho más.
• Doxis utiliza roles y derechos de acceso para crear una estructura de información transparente que garantice que solo los empleados autorizados puedan cargar documentos, verlos y trabajar en ellos.

Doxis sincroniza los nuevos datos automáticamente

El portal de autoservicio no solo agiliza y automatiza las tareas de RR. HH., sino que también se ocupa de la protección y seguridad de los datos. De esta manera, si un empleado cambia de nombre, se actualiza en SAP SuccessFactors. Doxis detecta la adición de nuevos datos personales y los asigna automáticamente a la eFile del empleado correspondiente,

lo que también beneficia a los flujos de trabajo posteriores. Por ejemplo, la próxima vez que mantengas una reunión con el empleado, el sistema actualizará automáticamente tus actas con el nuevo nombre, garantizando que todos los datos y documentos de Doxis y SAP SuccessFactors se mantengan siempre actualizados.

Las soluciones de autoservicio para empleados eliminan los lentos procesos de RR. HH. ¿Cómo? Proporcionando una fuente centralizada de información para el conocimiento y los recursos.

Ventajas para las empresas

Las empresas alemanas, por ejemplo, están obligadas a conceder a todos los empleados acceso personal a su eFile. Doxis automatiza todo esto por ti. El portal de autoservicio aporta a los empleados acceso de solo lectura a los documentos guardados en su propio eFile, en cualquier momento. Cualquier contenido que deba actualizarse, como las solicitudes de vacaciones o los datos personales, puede ser introducido directamente por los empleados mediante la función de autoservicio,

lo que aligera enormemente muchos procesos relacionados con la gestión de RR. HH.

• Este departamento ya no tiene que procesar cada solicitud desde cero: los propios empleados generan la base necesaria
• para que RR. HH. solo tenga que aceptar la solicitud o iniciar un proceso.
• De este modo, se estandarizan, agilizan y aceleran los procesos administrativos de RR. HH., dejando más tiempo para lo importante: el trato humano.

Y no solo eso, sino que los sistemas de autoservicio para empleados también mejoran la calidad de los datos. Las solicitudes de RR. HH., como los cambios de dirección, ya no quedan enterradas bajo cientos de correos electrónicos sin leer u olvidados tras charlas informales a la hora del café. Son los propios empleados quienes actualizan la información, lo que reduce los errores de introducción y mantiene los datos al día.

Ventajas para los trabajadores

El autoservicio para empleados les beneficia al optimizar los canales de comunicación. Las ausencias y otra información importante se introducen en el sistema de autoservicio para empleados en cualquier momento y desde cualquier lugar. Lo cual, de hecho, también ahorra un tiempo muy valioso a los trabajadores.

Además, los portales de autoservicio proporcionan información transparente sobre, por ejemplo, las eFiles de empleado, algo que los trabajadores suelen agradecer. Una mayor responsabilidad personal significa, en última instancia, que el empleador confía en los empleados, lo que, a su vez, mejora la fidelización del equipo.

Los sistemas de autoservicio para empleados no son una solución rentable para todas las empresas, es cierto. Los expertos coinciden en que la importante inversión que requieren estos sistemas solo empieza a ser rentable entre los 500 y 1000 empleados, pues los costes iniciales de implementación son relativamente elevados. Sin embargo, para las grandes empresas, las ventajas de los sistemas de autoservicio para empleados son cada vez más evidentes.

Las opciones de autoservicio han sido durante mucho tiempo un elemento básico en el lugar de trabajo. Aunque antes se accedía a estos servicios a través de terminales físicos, el enfoque actual se ha desplazado hacia el software ESS. Este método moderno ofrece una ventaja importante: los trabajadores pueden actualizar sus datos personales en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Soluciones como Doxis Human Resources, con su portal de autoservicio para empleados, les permiten gestionar de forma independiente sus propios datos y procesos personales. De esta manera, los empleados encuentran exactamente la información que necesitan sin tener que pasar por RR. HH., y mantienen sus datos maestros siempre actualizados.

¿Quieres ver esta tecnología en acción? ¡Contacta con nosotros! Nuestros expertos estarán encantados de mostrarte una demo.

Preguntas frecuentes sobre el autoservicio para empleados