Bandeja de entrada digital en 3 pasos

Hola, Doxi, ¿por qué debo contar con una bandeja de entrada digital como parte de mi estrategia de digitalización?

Lo ideal es que, a partir de ahora, tu empresa solamente reciba correo digital. Por lo tanto, el primer paso para conseguir una bandeja de entrada digital debería ser reducir el número de canales de recepción de correo.
Solicita a tus socios y proveedores que te envíen correo digital
Empieza por pedir a todos los socios y proveedores que solo te envíen correo digital.
Los canales posibles son:

• Los servidores de correo electrónico
• Los espacios de trabajo compartido para transferir documentos externos
• Portales como Peppol, muy popular en el sector público

De esta manera, también simplificas las rutas de entrega para tus socios y proveedores, lo que resulta especialmente importante tras la entrada en vigor de los distintos requisitos de facturación electrónica en los Estados miembro de la UE, los cuales obligan a la adopción de la facturación electrónica. Por lo tanto, una bandeja de entrada digital te ayuda a consolidar todos los canales para documentos anteriores en un único canal digital, así como a agilizar los procesos para ambas partes.

Establece procesos digitales para el correo de los clientes

Para que los clientes puedan enviar los documentos digitalmente, se necesitan puntos de acceso. Una opción para ello es contar con una aplicación de autoservicio, que permita a los clientes cargar directamente documentos justificativos, recibos u otros archivos. En particular, el sector de los seguros ya utiliza estas soluciones hoy en día. De este modo, en caso de siniestro, por ejemplo, los asegurados pueden subir todos sus documentos mediante la app de autoservicio. Supone una gran solución para tus clientes y para tu empresa, ya que ahorras tiempo y gastos de mensajería.

Digitalizar el correo físico

Por muchas personas y organizaciones a las que solicites correo digital, es probable que sigas recibiendo cartas en papel de vez en cuando. Pero ahora puedes convertir a formato digital el correo físico que recibes mediante el escaneo de reemplazo, que convierte la versión digitalizada en el nuevo original. A continuación, ya se puede destruir el correo en papel.

Para llevar a  cabo el escaneo de reemplazo, existen dos opciones:

• Opción 1 (externa): encargas la tarea de digitalización a un proveedor de servicios que digitaliza todo el correo entrante cumpliendo los requisitos del RGPD.
• Opción 2 (interna): Digitalizas por tu cuenta el correo entrante utilizando un sistema de escaneo masivo que clasifique las cartas entrantes según, por ejemplo, un código de barras.

Almacenas los documentos digitalizados en un DMS como Doxis, donde puedes editarlos y archivarlos durante todo el período de tramitación y conservación. Para procesarlos con eficacia, primero hay que clasificar y extraer los datos.

Clasificar documentos

La clasificación se basa en el contenido del texto. Para ello, la tecnología OCR ayuda a convertir formatos de imagen y PDF en un texto legible por máquina. A continuación, el DMS basado en IA asigna el documento a una clase concreta en función de determinadas palabras clave. El sistema reconoce una factura, por ejemplo, al tener en cuenta palabras clave como «número de factura», «datos del proveedor», «importe de la factura», «partidas de la factura» o «CIF». Tras analizar el documento, lo asigna al tipo de documento «factura».

Extraer datos y almacenar documentos de forma estructurada

La extracción de datos se realiza, por así decirlo, en paralelo. El sistema extrae toda la información relevante y la almacena de forma estructurada, es decir: número de factura, datos del proveedor, importe de la factura, partidas de la factura y CIF.

Además, los servicios de IA y el aprendizaje automático aceleran el proceso por ti. En lugar de configurar el servicio de extracción hasta el más mínimo detalle, puedes utilizar la inteligencia artificial, que comprende el contenido de los documentos y los clasifica con precisión.

Si toda la información del documento se captura correctamente, se produce el siguiente paso: en función de la clase y el contenido del documento, el sistema lo recopila en la carpeta digital adecuada.

Cuando el sistema recibe una factura entrante de un proveedor, la coloca directamente en la carpeta de proveedor correspondiente. A continuación, lanza un workflow que crea y envía una tarea al tramitador adecuado, por ejemplo, recopilando los correos en la bandeja de entrada digital correspondiente.

Se producen dos acciones de manera simultánea:

1. El sistema transfiere la factura al libro mayor.
2. El sistema notifica al empleado responsable que la factura está lista para su aprobación.

Establece reglas de delegación y transferencia

Esta solución de bandeja de entrada evita cualquier tipo de retraso en el procesamiento. Si el tramitador responsable está ausente por enfermedad o vacaciones, se aplica la regla de delegación y transferencia. De esta manera, el sistema transfiere el correo de la bandeja de entrada digital del empleado ausente al sistema de carpetas de delegación.

Gestiona workflows completos gracias a la IA

En este caso, la IA también optimiza el proceso, ya que comprende el contexto del documento y sugiere activamente los pasos a seguir. Por ejemplo, muestra a qué carpeta digital pertenece el documento, lo que ayuda a distribuir el correo entrante en toda la empresa.

Además, la inteligencia artificial del DMS asiste todo el proceso de gestión documental, incluido el archivado. Al elegir Doxis como tu DMS, estás optando por una solución documental con archivo que cumple todos los requisitos de seguridad para auditorías. De esta manera, te garantiza que puedes optimizar tus procesos documentales, desde la recepción de los documentos en la bandeja de entrada digital hasta su eliminación, sin disrupción entre canales.

Las bandejas de entrada digitales optimizan el tratamiento de los documentos entrantes. La automatización, la disponibilidad ininterrumpida de la información y las interfaces con otros canales de recepción, como el correo electrónico y otras plataformas, garantizan un procesamiento fluido y eficaz del correo recibido. Si tu empresa establece una bandeja de entrada digital, podrás distribuir el correo a distintos lugares y departamentos de forma centralizada, desde un único sitio.

De esta manera, gracias a la digitalización de la bandeja de entrada, se puede acceder a la información desde cualquier lugar. El correo puede distribuirse aún más rápido gracias a la inteligencia artificial, que clasifica y extrae datos de los documentos para lanzar workflows directamente en el software. Esto significa, por ejemplo, que las cartas llegan a la persona adecuada de la empresa en tiempo real y sin retrasos en su procesamiento. Como DMS, Doxis gestiona los documentos por ti, desde el tratamiento del correo entrante hasta su archivado.

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Preguntas frecuentes sobre la bandeja de entrada digital