Compras inconformistas: retoma el control

Las compras inconformistas son un fenómeno muy extendido en la gestión de adquisiciones, pero este enfoque «desatado» puede acarrear graves consecuencias para tu negocio: cuando los empleados realizan compras no autorizadas, pasan por alto los planes estratégicos del departamento de adquisiciones. Esto provoca un nivel de ineficiencia muy elevado y mayores riesgos en el proceso de compra.

En este artículo, te mostramos de qué manera pueden utilizar las empresas unos workflows estandarizados para frenar el efecto de las compras inconformistas y retomar el control mediante la implementación de procesos digitales de adquisición.

¿Qué son las compras inconformistas?

En la gestión de adquisiciones, las compras inconformistas se refieren a la adquisición de bienes y servicios fuera de los canales normalizados. Esto significa que los empleados realizan transacciones por su cuenta sin implicar al departamento correspondiente. Por esto mismo también se puede decir que se trata de compras «desatadas», «salvajes».

Estas compras las realizan individuos que se pueden englobar en uno de los tres tipos siguientes:

• Tipo 1: compra bienes o servicios sin consultar al departamento de adquisiciones.
• Tipo 2: consulta a adquisiciones en una fase del proceso demasiado tardía.
• Tipo 3: elude los procesos formales, como los acuerdos marco, los procedimientos de aprobación, las políticas correspondientes, etc.

¿Qué provoca las compras inconformistas?

Las compras inconformistas se producen cuando los empleados no están lo suficientemente informados sobre los procesos y políticas de adquisición, o cuando no existen procedimientos estandarizados.

Falta de conocimiento sobre las políticas y los procedimientos

Si los empleados no están familiarizados con los canales de adquisición de su propia empresa, se pueden dar ambigüedades en el proceso. La falta de políticas claras y los procesos de aprobación cambiantes suponen escollos que llevan a transacciones inadecuadas durante las compras.

Elusión de los procesos formales

Las compras inconformistas por parte de los empleados conllevan su elusión de cualquier proceso de adquisición excesivamente complejo o mal definido. Si, por ejemplo, deben solucionar rápidamente una necesidad concreta, podrían saltarse el proceso formal y actuar por su cuenta. La razón es sencilla: consideran que su decisión es más ágil que cualquier consulta al departamento de adquisiciones.

Falta de comprensión de los sistemas de adquisición existentes

Se podría decir, simplemente, que la causa principal de las compras inconformistas es la falta de comprensión de los sistemas por parte de los empleados. Por un lado, estos desconocen el procedimiento de adquisición correcto porque no han recibido la formación adecuada. Por otro, no comprenden la importancia de realizar sus adquisiciones de conformidad con la normativa.

Riesgos para las empresas

Las compras inconformistas dan como resultado procesos de adquisición ineficaces. Ejemplos:

• Gastos no calculados
• Costes ocultos y excesos presupuestarios
• Falta de transparencia en el proceso de adquisición
• Posición débil en las negociaciones contractuales
• Selección de proveedores de baja calidad
• Riesgos de corrupción debidos al pago de sobornos o comisiones

Como puedes ver, los perjuicios potenciales para las empresas son importantes. Además de los costes añadidos, existen también riesgos de daños reputacionales y problemas de cumplimiento normativo. Por ejemplo, seleccionar al proveedor equivocado podría suponer una infracción de la ley sobre cadenas de suministro, en el caso de que dicho proveedor no esté certificado. Asimismo, cualquier pedido realizado al margen de las condiciones acordadas puede incomodar a los partners de los contratos marco.

En otras palabras, los departamentos de adquisiciones deben retomar el control de los procesos si quieren evitar daños.

Optimizar el proceso de adquisición

Para poner esto en práctica de la manera adecuada, necesitas contar con políticas y workflows bien definidos.

La optimización de los procesos de adquisición empieza con la formación de tus empleados. Solo aquellos empleados que comprendan los procesos podrán cambiar su comportamiento. En este contexto, las soluciones de adquisición digitales utilizadas tanto por los departamentos específicos como por el de adquisiciones son las que aportan mayor transparencia.

De esta manera, los responsables de adquisiciones pueden supervisar todos los procesos, mientras que los empleados trabajan de manera independiente sin incurrir en compras inconformistas, sino de acuerdo con los procesos pertinentes.

Mejores prácticas de las adquisiciones

Los procesos de adquisición optimizados garantizan un control total por parte del departamento adecuado, en cualquier fase del workflow:

1. Planificación de requisiciones: cuando los empleados de una empresa identifican una necesidad, envían una requisición (PReq) al departamento de adquisiciones. En la fase de aprobación, el departamento confirma la orden de compra.
2. Selección de proveedores y presupuestos: como parte de la gestión estratégica de proveedores, las empresas reciben presupuestos de proveedores certificados por el departamento de adquisiciones. Los contratos, por lo tanto, se negocian con aquel proveedor que ofrezca el mejor presupuesto.
3. Orden de compra y confirmación de pedido: una vez encargados los bienes o servicios, las empresas reciben la confirmación de pedido. De este modo, pueden comparar la información con los bienes solicitados. Los sistemas monitorizan la orden de compra y documentan el historial de la adquisición.
4. Bienes recibidos: solo cuando se ha comprobado la calidad e integridad de la orden de compra la registra el departamento de adquisiciones en el sistema. Si todo es correcto, los bienes se hacen llegar internamente al departamento específico.
5. Procesamiento de pagos: el proceso de adquisición finaliza con el pago de los bienes,

lo cual también simplifica las órdenes de compra para los empleados. Tras la requisición, el proceso es en gran medida automático.

El papel de la Intelligent Content Automation (ICA)

Si las adquisiciones fluyen sin problemas, los sistemas y las responsabilidades encajan a la perfección para garantizar unos procesos rápidos y seguros en una sola plataforma. La solución: Intelligent Content Automation.

Los sistemas de gestión del contenido empresarial (ECM) eliminan cualquier fuente de pérdidas potencial que se encuentre latente en tus procesos purchase-to-pay (P2P). Centralizan los procesos de adquisición de principio a fin en un solo sistema, dando lugar a un flujo transparente y trazable.

Los workflows de aprobación automatizados en sistemas de automatización purchase-to-pay reducen el riesgo de compras inconformistas, entre otras cosas, porque los sistemas ECM obligan a cumplir con las normativas y las políticas pertinentes. De este modo, se garantiza que el proceso de adquisición se realice de conformidad con la ley y sea eficiente.

Intelligent Content Automation con Doxis

Doxis te permite mapear todo el proceso en una sola solución, desde la confirmación del pedido hasta la tramitación de la factura. Asimismo, minimiza la falta de fluidez entre canales y establece unos estándares comunes a toda la empresa para favorecer unos procesos ágiles.

Utiliza Doxis para el proceso de adquisición completo, incluyendo todas tus soluciones:

• Automatización de las confirmaciones de pedido: Doxis captura las confirmaciones de pedido, las coteja con las órdenes de compra y los datos de proveedores y las archiva en un formato apto para auditorías.
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Los procesos de adquisición estandarizados ponen freno a las compras inconformistas

Las compras inconformistas pueden tener graves consecuencias para las empresas. Las razones por las que los empleados compran bienes y servicios «a lo loco» suelen surgir de procesos ineficaces y mal diseñados, así como de la falta de información clara.

Las soluciones digitales, como la suite Doxis Intelligent Purchase-to-Pay Automation, mapean los procesos de adquisición en workflows estandarizados para toda la empresa. Esto aumenta el control sobre las compras, crea canales de adquisición transparentes y acelera los workflows integrales gracias a la automatización.

Preguntas frecuentes sobre las compras inconformistas