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Cuatro maneras en las que un sistema ECM puede transformar SAP de un motor de datos a un multiplicador de la productividad
A menudo, los líderes en digitalización trabajan hasta altas horas para garantizar que los flujos de trabajo de SAP funcionan sin problemas, sin retrasos ni complicaciones innecesarias. Pese a que SAP funciona excelentemente como hub neurálgico de la empresa, tiene dificultades con los documentos clave para tu negocio: contratos, facturas o aprobaciones. Y la lista sigue.
Cuando los documentos están dispersos o perdidos por sistemas desconectados, los procesos críticos se paralizan, las aprobaciones se retrasan y se produce un caos documental. ¿El resultado? Pérdidas de productividad, procesos costosos y aumento del riesgo.
Aquí es donde entra en juego la gestión del contenido empresarial (ECM). Se integra directamente con SAP para conectar flujos de trabajo, automatizar la gestión de documentos y mejorar significativamente la productividad.
Sigue leyendo este artículo para conocer cuatro maneras en las que un sistema ECM transformará SAP para que pase de ser un motor de datos a un multiplicador de productividad totalmente optimizado.
¿Por qué SAP tiene problemas con los documentos?
Se prevé que la creación mundial de datos supere los 390 zettabytes en los próximos 5 años, y una gran parte de estos datos se encontrará en documentos como contratos, facturas y aprobaciones, ya que son documentos clave para impulsar las operaciones. A pesar de todos los puntos fuertes de SAP como solución empresarial principal, tiene dificultades cuando no solo se trata de gestionar documentos, sino también de aprovechar su valor para mejorar el trabajo y los procesos diarios. ¿Qué problemas nos podemos encontrar?
- Las aprobaciones se pausan cuando los documentos no están integrados en los flujos de trabajo de SAP
SAP Business Workflow mueve los datos, pero las aprobaciones también requieren un contexto. El departamento jurídico necesita detalles de los contratos, el financiero necesita copias de seguridad de las facturas y el de adquisiciones necesita confirmaciones de pedidos. Sin una solución ECM integrada, los usuarios dependen del correo electrónico, las carpetas compartidas y el seguimiento manual, lo que ralentiza las aprobaciones y genera cuellos de botella evitables. - Encontrar documentos dentro de SAP es más difícil de lo que debería
Una factura puede estar vinculada a una transacción, pero ¿dónde está el contrato que explica los precios? ¿El correo electrónico confirmando las condiciones? ¿El historial de aprobación? Sin una forma de conectar los documentos relacionados, los usuarios pierden tiempo buscándolos, retrasando las decisiones e interrumpiendo flujos de trabajo que deberían ser ágiles. - La colaboración entre departamentos es limitada
SAP es esencial, pero no todo el mundo trabaja en él. Cuando los equipos de adquisiciones, departamento jurídico o atención al cliente tienen dificultades para acceder a los documentos que necesitan, recurren al correo electrónico y a las unidades compartidas, lo que crea problemas de control de versiones, riesgos de seguridad y más ineficiencias que luego tienes que solucionar. - El cumplimiento normativo y las auditorías requieren un esfuerzo manual
SAP estructura los datos, pero la conservación de documentos, el historial de versiones y los registros de auditoría suelen quedar fuera de su alcance. Sin una automatización adecuada, las auditorías requieren búsquedas manuales y procesos ad hoc, lo que supone una presión adicional para que garantices el cumplimiento normativo y la gobernanza de la información.
Cuatro maneras en las que un sistema ECM convierte tu SAP en un multiplicador de la productividad
Como persona que optimiza los flujos de trabajo de SAP, eres responsable de que muchos procesos diferentes funcionen con eficacia. Aunque los sistemas ECM benefician a las empresas de innumerables maneras, nos centraremos en cuatro áreas clave en las que un ECM mejora SAP para optimizar el cumplimiento normativo, los procesos y la productividad.
1. Prepara a tus usuarios SAP para el éxito futuro con documentos bien organizados
Las opciones de archivo integradas de SAP son limitadas, lo que dificulta la gestión de la conservación de documentos, el cumplimiento normativo en auditorías y el almacenamiento a largo plazo.
El ECM amplía las capacidades de SAP proporcionando archivos de documentos seguros, estructurados y conformes. Garantiza que los registros empresariales críticos permanecen intactos, debidamente clasificados y protegidos contra el borrado accidental, lo que ayuda a las organizaciones a cumplir la normativa incluso mientras actualizan sus sistemas informáticos.
Es crucial tener configurado este archivo antes de migrar a SAP S/4HANA. Sin ECM, corres el riesgo de que se incluyan datos redundantes u obsoletos que saturen el nuevo sistema igual que el antiguo. El ECM limpia estos datos para garantizar que solo se transfieren los datos relevantes y correctamente gobernados, lo que evita una complejidad innecesaria en S/4HANA.
Archivo de documentos SAP: Sin ECM vs. con ECM
| Sin ECM | Con ECM |
| SAP carece de archivo de documentos a largo plazo integrado, lo que obliga a los equipos a almacenar los documentos manualmente. | El ECM archiva automáticamente los documentos SAP, garantizando el cumplimiento normativo y de las políticas de gobernanza internas. |
| Los usuarios utilizan sistemas de almacenamiento en silos para conservar registros críticos, lo que aumenta los riesgos de seguridad. | El ECM centraliza el almacenamiento de documentos aplicando políticas estructuradas de conservación y controles de acceso. |
| Los usuarios de SAP deben controlar manualmente los períodos de conservación y los plazos de eliminación, lo que aumenta los riesgos de cumplimiento normativo. | El ECM automatiza las políticas de conservación para garantizar que los documentos se archivan o eliminan según los requisitos legales y del sector. |
| Los registros empresariales son vulnerables a la eliminación accidental o a cambios no autorizados sin un archivo estructurado. | El ECM garantiza el almacenamiento de documentos a prueba de auditorías y manipulaciones, con un seguimiento total del cumplimiento normativo. |
| Las auditorías reglamentarias y las investigaciones legales requieren búsquedas manuales de documentos históricos que llevan mucho tiempo. | El ECM mantiene archivos estructurados y conformes con la ley, lo que simplifica las auditorías y reduce el riesgo legal. |
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2. Encuentra documentos de manera más rápida y sencilla en SAP gracias al ECM
Archivar documentos es solo una parte de la solución: los empleados también necesitan encontrarlos y utilizarlos con eficacia. Los métodos tradicionales de búsqueda en SAP dificultan la localización del documento adecuado cuando se necesita. Los usuarios a menudo buscan por números de transacción, navegan por varias pantallas o dependen de herramientas externas como el correo electrónico o las unidades compartidas solo para recuperar la información.
El ECM transforma el acceso a los documentos organizando las carpetas con metadatos, búsqueda de texto completo y herramientas inteligentes de recuperación para garantizar que los usuarios pueden localizar al instante el documento adecuado, sin pasos adicionales. En lugar de depender de búsquedas fragmentadas en distintos módulos de SAP, el ECM proporciona una vista única y estructurada de los documentos relacionados, manteniendo conectados los procesos empresariales.
Encontrar documentos en SAP: Sin ECM vs. con ECM
| Sin ECM | Con ECM |
| Los documentos se almacenan en SAP, pero son difíciles de encontrar: los usuarios deben buscar por número de transacción o navegar por varias pantallas. | El ECM proporciona búsqueda de texto completo y etiquetado de metadatos, lo que permite a los usuarios encontrar documentos al instante con simples búsquedas de palabras clave. |
| Los documentos están dispersos por los módulos SAP, lo que dificulta obtener una visión completa de un proceso. | El ECM consolida todos los documentos relacionados (SAP y no SAP) en una única vista para una toma de decisiones más rápida. |
| Los empleados dependen de hilos de correo electrónico, unidades compartidas o carpetas locales para recuperar documentos críticos, lo que supone una pérdida de tiempo. | El ECM mantiene todos los documentos en un repositorio estructurado y centralizado que se integra directamente con los flujos de trabajo de SAP. |
| Buscar pedidos, contratos o facturas anteriores ralentiza a los equipos de adquisiciones, finanzas y atención al cliente. | El ECM permite obtener resultados de búsqueda instantáneos al buscar registros, lo que acelera las respuestas y reduce el esfuerzo manual. |
3. Agiliza los procesos de aprobación basados en documentos
Las aprobaciones son esenciales para los procesos impulsados por SAP, pero cuando se producen fuera de SAP, todo se ralentiza. Los equipos envían PDF por correo electrónico, realizan el seguimiento de las aprobaciones en hojas de cálculo y crean riesgos de seguridad al guardar archivos fuera del sistema. En lugar de un proceso fluido y automatizado, las aprobaciones se convierten en una carga manual.
Si optimizas flujos de trabajo de SAP, necesitas que las aprobaciones se produzcan dentro del sistema, con total visibilidad y automatización, de modo que nada se pierda ni quede retenido por soluciones ineficaces. El ECM lo hace posible, garantizando que los documentos circulen por el sistema sin fricciones.
Aprobaciones en SAP: Sin ECM vs. con ECM
| Sin ECM | Con ECM |
| Las aprobaciones se realizan por correo electrónico, y si el gestor se salta alguna, la factura se queda sin procesar, lo que retrasa los pagos y requiere un seguimiento manual. | Las aprobaciones se incorporan a los flujos de trabajo de SAP con recordatorios automatizados, lo que garantiza que avancen a tiempo. |
| Los usuarios de la empresa descargan los PDF, los reenvían manualmente y realizan un seguimiento de las aprobaciones en hojas de cálculo, lo que crea problemas de control de versiones y riesgos de seguridad. | Las aprobaciones se producen directamente dentro de SAP, en el escritorio o en el móvil, con total visibilidad del proceso. |
| Los flujos de trabajo se retrasan, y los usuarios asumen que SAP debería encargarse de ello, con lo que el problema se hace cada vez mayor. | El ECM automatiza las aprobaciones y registra cada paso, eliminando los cuellos de botella y garantizando que los procesos sigan su curso. |
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Leer ahora4. Aumenta la precisión y la eficacia de los flujos de trabajo purchase-to-pay
Los procesos purchase-to-pay son extremadamente intensivos en cuanto a documentación. Tus equipos necesitan estar seguros de que los pagos a proveedores son puntuales y correctos, evitando pérdidas económicas y manteniendo un audit trail claro. Además, sin una manera centralizada de hacer el seguimiento de las órdenes de compra, facturas y recibos, se cuelan errores, se retrasan los pagos y los equipos financieros pierden tiempo buscando documentos que faltan.
P2P en SAP: Sin ECM vs. con ECM
| Sin ECM | Con ECM |
| Los equipos de adquisiciones y finanzas tardan en localizar facturas, órdenes de compra o recibos, lo que provoca retrasos en los pagos y disputas con los proveedores. | El ECM mantiene todos los documentos P2P vinculados a transacciones SAP, para que los equipos puedan encontrar al instante lo que necesitan. |
| Los pagos duplicados y los pagos en exceso pasan desapercibidos hasta la conciliación, lo que aumenta el riesgo financiero. | El ECM comprueba automáticamente las facturas duplicadas y los desajustes, evitando costosos errores antes de efectuar los pagos. |
| Las empresas pierden descuentos por pronto pago porque las facturas no se procesan a tiempo. | El ECM garantiza que las facturas se procesan a tiempo, lo que ayuda a las empresas a aprovechar los descuentos de los proveedores y mejorar el flujo de caja. |
| Las auditorías llevan mucho tiempo porque los documentos justificativos están dispersos por módulos SAP, correos electrónicos y unidades compartidas. | El ECM garantiza que las facturas se procesan a tiempo, lo que ayuda a las empresas a aprovechar los descuentos de los proveedores y mejorar el flujo de caja. |
| Los riesgos de cumplimiento normativo aumentan cuando los documentos de adquisiciones no se almacenan de acuerdo con las políticas de conservación. | El ECM aplica automáticamente reglas de conservación y rastrea los cambios, garantizando el cumplimiento normativo a largo plazo. |
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Leer ahoraEcha una mano a tus usuarios SAP con un ECM
Tú eres el encargado de que SAP funcione sin problemas, pero cuando los documentos no se gestionan bien, todo se complica. El amplio abanico de ventajas de la gestión del contenido empresarial es evidente: Permite que los documentos fluyan sin problemas, automatiza las aprobaciones y garantiza que todo esté organizado para conseguir un aumento de la productividad en toda tu organización. Puedes dejar de perder el tiempo resolviendo los mismos problemas una y otra vez para centrarte en lo que realmente importa: hacer que SAP funcione mejor para tu equipo y para la empresa.
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