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Gestión de ayudas: solicitud y gestión de la financiación
La gestión de ayudas es clave para toda organización que las reciba o las conceda, como universidades, instituciones eclesiásticas u ONG. Mediante unos procesos claramente definidos se garantiza que las organizaciones envían a tiempo sus solicitudes de ayudas y mantienen una visión general de los proyectos actualmente en curso.
En este artículo, aprenderás sobre la gestión de ayudas, los retos a los que se enfrentan los prestadores y los beneficiarios y cómo puede ayudarte el software en todo ello.
¿Qué es la gestión de ayudas?
La gestión de ayudas consiste en organizar la financiación. Los gobiernos locales obtienen ayudas, por ejemplo, en forma de subvenciones y préstamos. Utilizan este dinero para ampliar las infraestructuras de transporte, modernizar las escuelas e impulsar proyectos de digitalización.
De este modo, organizar la financiación de las ayudas supone buscar, tramitar, rastrear y verificar esta financiación. El objetivo de la gestión de ayudas es, por lo tanto, optimizar los workflows a lo largo de todo el ciclo de vida de un proyecto de financiación de subvenciones. Los procesos están diseñados para que las solicitudes y la documentación de las ayudas estén ordenadas y almacenadas estructuradamente, de manera que la información sea fácil de encontrar, lo que también hace que sea más sencillo dar prioridad a unas ayudas sobre otras y cumplir los plazos correspondientes.
¿Qué tipos de ayudas hay?
Las ayudas pueden ser préstamos o subvenciones de la Unión Europea, el Gobierno o bancos de desarrollo. Es decir, pueden ser de origen europeo, nacional o regional.
Los distintos proyectos de subvención se dirigen a diferentes grupos: particulares, empresas e instituciones sociales. Lo que comparten todos estos grupos es que cada uno tiene un objetivo concreto que se puede llevar a cabo a través del apoyo financiero del sector público.
Entre los tipos de proyecto que pueden ser objeto de subvención, encontramos:
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Ampliar y modernizar infraestructuras municipales
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Promover y establecer proyectos culturales
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Seguir ampliando las instituciones educativas, como escuelas y guarderías
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Promover proyectos de eficiencia energética y protección del medioambiente
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Impulsar actividades de investigación y desarrollo en campos innovadores
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Implantar medidas de digitalización en las empresas
¿Quién provee los fondos de las ayudas?
La organización que concede la ayuda provee los fondos de esta. Entre estos posibles prestadores de ayudas encontramos a los gobiernos estatales, fundaciones y organizaciones empresariales, como las cámaras de comercio, y ONG. Estos crean las ayudas y determinan los requisitos para acceder a ellas. De este modo, evalúan las solicitudes y comparan los datos recibidos con los requisitos correspondientes. En el caso de que las solicitudes cumplan todas las condiciones, se les concede la ayuda.
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Leer ahora¿Quién es el beneficiario de la ayuda?
El beneficiario de la ayuda es la organización que la solicita y la recibe. Se trata de la empresa o la institución que recibe la financiación. A un nivel más detallado, se podría decir también que se trata de la persona que gestiona las ayudas dentro de la propia organización. Identifican las necesidades, buscan las subvenciones, las solicitan y las coordinan.
Retos en la gestión de ayudas
La gestión de ayudas es un reto para las organizaciones. Hay un largo proceso hasta que se aprueba finalmente la subvención. E incluso después de eso, se requiere un esfuerzo administrativo considerable: hay que documentar cada paso de manera rastreable y cumplir con los requisitos a largo plazo.
Hola, Doxi, ¿cuáles son los mayores retos a los que se enfrentan los beneficiarios de ayudas?
Proceso de solicitud complejo
Para los beneficiarios de las ayudas, la búsqueda de financiación para los proyectos ya es de por sí algo que requiere mucho tiempo. Una vez que se encuentra un programa de subvenciones adecuado, a menudo se carece de los conocimientos necesarios para preparar la solicitud de inmediato. Esto se debe a que estas solicitudes suelen ser complejas en cuanto a alcance y nivel de detalle, lo que requiere un gran esfuerzo de armonización. Por un lado, la empresa tiene que reunir información de todos los departamentos. Por otro, durante el proceso de solicitud esta dedica mucho tiempo a realizar consultas a la entidad que otorga la ayuda. En definitiva, se trata de un gasto importante de tiempo y dinero que puede ser un factor disuasorio para las pequeñas empresas.
Obstáculos burocráticos
Para que los prestadores de las subvenciones determinen si los posibles beneficiarios cumplen los requisitos, estos deben presentar numerosos documentos y registros en un formato designado previamente. La falta de información o de documentos puede retrasar el proceso o hacer que el prestador de la ayuda rechace la solicitud.
Gran esfuerzo en el control administrativo
Una vez aprobada la ayuda, comienza de nuevo el trabajo administrativo. Las solicitudes solo son válidas cuando las organizaciones cumplen todas las normas y condiciones de la subvención a lo largo del proceso. Por esta razón, los beneficiarios tienen que demostrar cómo utilizan la financiación recibida y documentar cuidadosamente su uso. Si no se cumplen las condiciones o no pueden verificarse, los prestadores de la ayuda pueden exigir la devolución de los fondos.
Proceso de gestión de ayudas
La gestión de las ayudas puede dividirse en tres etapas:
1. Identificación y análisis de oportunidades de financiación mediante subvenciones
En la primera fase, identifica las necesidades de la empresa. Si encuentras alguna en concreto, comprueba si esta es subvencionable. En caso afirmativo, investiga todos los programas de ayudas que sean relevantes. A continuación, determina las necesidades de financiación de todo el proyecto y decide el programa preferido.
2. Solicitud: preparación, presentación y requisitos
En la segunda fase, recopila toda la información que necesitas para solicitar la subvención. Las condiciones del programa de financiación indican qué información es necesaria. La gestión de ayudas supone el seguimiento y la sintetización de las condiciones mediante listas de control.
Según vas cumpliendo estas condiciones puedes eliminarlas de la lista y, una vez que tienes todos los datos necesarios, puedes procesar y enviar la solicitud.
3. Gestión y documentación de proyectos
La tercera fase comienza en cuanto se aprueba la financiación. Es aquí donde se da inicio al proyecto. A partir de este momento, tu trabajo consiste en documentar detalladamente todos los pasos, ya que la ayuda recibida está vinculada a determinadas condiciones que debes cumplir. De este modo, puedes utilizar la documentación para demostrar que has cumplido todos los requisitos a lo largo del proceso de financiación.
Y una cosa más: contar con un sistema dedicado te permite gestionar eficazmente la documentación, las solicitudes y los justificantes. Lo ideal es que utilices un sistema de gestión documental (DMS) como software de asistencia para todas las fases del proceso de gestión de ayudas: desde la creación hasta la edición, la administración y el archivado de documentos.
Gestión de ayudas con Doxis
En Doxis, gestionas la financiación y los proyectos relacionados con las ayudas en un espacio de trabajo específico para ello, desde la creación de la solicitud de subvención hasta el archivado de todos los documentos relacionados con esta. Este espacio de trabajo te ofrece carpetas electrónicas listas para usar que te ayudan a mantener organizados los documentos de la subvención. De este modo, las eFiles se dividen en proyectos, documentación, datos sobre los prestadores de las ayudas y solicitudes enviadas. Como alternativa, puedes configurar manualmente estas eFiles según una estructura de tu elección.
Doxis es mucho más que un sistema de archivo. Estas son algunas de sus funciones que te ayudan a crear solicitudes y gestionar documentos:
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Gestión de plantillas: utiliza plantillas o la gestión de módulos de texto para generar solicitudes recurrentes.
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Gestión de plazos: recuerda a los empleados los plazos para solicitar las ayudas.
Esto tiene dos ventajas: puedes gestionar tus solicitudes de financiación con más eficacia y ya no se te pasarán los plazos.
Gestión de subvenciones para prestadores de ayudas
Doxis también hace posible que los prestadores de las ayudas almacenen los documentos que forman parte de su gestión. En Doxis puedes gestionar las solicitudes de los posibles beneficiarios. El programa clasifica estas solicitudes por ciclo de financiación o por tipo de financiación, todo ello en un espacio de trabajo diseñado específicamente para ello.
De la misma manera, Doxis también conserva todos los documentos de los proyectos aprobados. Así podrás comprobar en cualquier momento si se cumplen los acuerdos de financiación.
Gestión de ayudas con Salesforce
Doxis no es el único software que ofrece soluciones para la gestión de subvenciones. Salesforce también ofrece herramientas para ello. Su principal fortaleza reside en la preparación de los datos. Salesforce, por ejemplo, puede mostrarte un resumen presupuestario o monitorizar el proceso de financiación por ti.
Sin embargo, cuando se trata de gestionar la documentación relacionada, la plataforma se queda corta como solución independiente. Por suerte, si integras Doxis en Salesforce podrás beneficiarte de las ventajas de ambos programas: la experiencia en el procesamiento de datos de Salesforce y el know-how en gestión documental de Doxis.
Resumen: establece procesos de gestión de ayudas optimizados
Las organizaciones solo reciben subvenciones si realizan correctamente las solicitudes y demuestran que cumplen todas las condiciones a lo largo del proceso de financiación. El objetivo de la gestión de ayudas es el de documentar toda la información y gestionarla de forma segura y de un modo que facilite su acceso a efectos de verificación.
El software de gestión documental resulta fundamental, como mínimo, en el momento de llevar a cabo la solicitud, ya que permite procesar, gestionar y archivar todos los documentos en un solo lugar, lo que también reduce los obstáculos burocráticos y la carga de trabajo del control administrativo. Con Doxis puedes gestionar las subvenciones de forma organizada mediante procesos racionalizados.