Gestión de flotas con Doxis: digital, automatizada, escalable y trazable

La flota de vehículos de una empresa engloba todo el transporte del que esta depende, desde coches y bicicletas eléctricas hasta camiones, tractores e incluso aviones. Por ejemplo, las empresas agrícolas dependen de tractores y cosechadoras, las empresas de logística utilizan camiones para trasladar mercancías y las empresas de consultoría proporcionan coches a sus equipos. Aunque una flota puede constar de un solo vehículo, la mayoría de las empresas gestionan varios vehículos para que sus operaciones funcionen sin problemas.
El uso de cada vehículo puede variar dentro de una misma flota. Por ejemplo, si una empresa tiene una flota de coches, estos podrían ser, por ejemplo:

• Coche de empresa: se asigna un vehículo concreto a una persona concreta.
• Vehículos compartidos: varias personas utilizan un mismo vehículo en diferentes ocasiones, por turnos.

La gestión de flotas de vehículos, también conocida como gestión de vehículos compartidos, gestión de flotas o gestión de vehículos, se refiere a todos los procesos relacionados con los vehículos de una empresa, desde su adquisición hasta su mantenimiento y venta. Cuando se aplica correctamente, la gestión de flotas garantiza una transparencia total con respecto a los procesos y los costes. Verás de un vistazo qué vehículos están disponibles, qué conductor está utilizando actualmente un vehículo concreto y si este u otros están asignados al transporte de personas o de mercancías.

De macro a micro

Una amplia perspectiva a nivel macro facilita el seguimiento de los detalles a nivel micro. La gestión de vehículos implica muchos elementos específicos que pueden volverse confusos rápidamente si no se cuenta con unos procesos transparentes y diseñados estratégicamente. ¿Cuándo hay que comprobar la presión de los neumáticos? ¿Qué vehículo no está disponible actualmente y durante cuánto tiempo? ¿Qué empleados son realmente conductores? Los gestores de flotas se aseguran de que las respuestas a estas preguntas estén disponibles en todo momento.

A nivel corporativo, esto apoya la toma de decisiones por parte de Dirección. Basándose en los datos de la flota, Dirección puede evaluar con precisión la rentabilidad de la flota y optimizar elementos menores para conseguir mejoras significativas en términos de creación de valor y aumento de la eficiencia.

Perspectiva general de las actividades específicas de la gestión de flotas de vehículos:

• Gestiona la programación: ¿quién utiliza el vehículo y durante cuánto tiempo?
• Controla los plazos: ¿cuándo vence el contrato de leasing?
• Cumple la normativa: ¿hemos aplicado correctamente los controles de los permisos de conducir?
• Tramita las infracciones administrativas: ¿se han pagado todas las multas por exceso de velocidad?
• Gestiona las reparaciones: ¿cuál es el estado de reparación del siniestro actual?
• Mantén y repara los vehículos: ¿cuándo debe pasar la inspección un vehículo?
• Crea informes: ¿cómo cambiaron los KPI del primer al segundo trimestre?
• Controla los costes: ¿estás cumpliendo tus objetivos de costes?

Los gestores de vehículos también gestionan la comunicación. Por ejemplo, en caso de daños, escriben a los talleres de chapa y pintura, negocian los contratos y condiciones con las empresas de leasing y administran los seguros. Este enfoque centralizado te garantiza el seguimiento de todas tus comunicaciones.

Cuantos más vehículos hay en una flota, más compleja es su gestión. En particular, las empresas de transporte, como los servicios de reparto, tienen varios cientos de vehículos en su flota. Por lo tanto, el número de documentos que deben gestionar es aún mayor. Introducir estos datos manualmente es una tarea propensa a errores y que lleva mucho tiempo.

Pero los errores pueden ser todavía más comunes si los procesos no están conectados entre sí, es decir, cuando las fechas de los servicios están en una hoja de cálculo de Excel, los empleados siguen rellenando las reservas por escrito y los sistemas no registran automáticamente las reclamaciones. En este caso, las interrupciones en el flujo de datos conducen a la falta de transparencia de la información y pueden dar lugar a que se pierdan detalles o se produzcan incoherencias.

Si ocurre un accidente, por ejemplo, puede que no quede claro quién causó los daños porque el conductor X no está en la lista. Esto significa que tu empresa incurre en costes que, en el peor de los casos, ni siquiera puedes imputar y, por tanto, no puedes optimizar.
La solución para aportar transparencia a la gestión de vehículos es el software de gestión de flotas.

Las soluciones digitales de gestión de flotas recopilan datos relacionados con los procesos, aunque estas son diferentes en cuanto a funcionalidad. Los mejores programas se especializan en funciones concretas, como la gestión de reclamaciones o de plazos. Por su parte, el software all-in-one proporciona una cobertura completa de todos los procesos de gestión de flotas para cada usuario.
Cuando los empleados reservan un vehículo de la flota, pueden ver todos los datos relevantes digitalmente:

• Qué vehículos están disponibles
• Datos del vehículo seleccionado
• Fechas de devolución y planes de asignación

Las soluciones de software agilizan la gestión de las flotas de vehículos. Los conductores pueden llevar un registro digital directamente dentro del software, que realiza un seguimiento automático del kilometraje e incluso permite cargar los permisos de conducir. Estas herramientas alivian considerablemente la carga de los gestores de vehículos al digitalizar todo el sistema de workflow y gestión de tareas. Esto incluye la gestión de plazos, la tramitación de reclamaciones, el seguimiento de vehículos mediante GPS y mucho más, todo lo cual contribuye a una experiencia de gestión de flotas más fluida y eficiente.

Por ejemplo, HK Consulting, nuestro SER Gold Partner, ofrece este tipo de software. Integran diferentes procesos en una solución digital basada en Doxis.

En Doxis, puedes gestionar sin problemas todas las tareas relacionadas con los documentos de tu flota de vehículos, desde la creación y edición hasta la gestión y el archivo, a lo largo de todo el ciclo de vida de los documentos. Pero Doxis es mucho más que un simple sistema de gestión documental (SGD). Presenta sólidas capacidades de integración, conectándose sin esfuerzo con sistemas de terceros a través de una interfaz fácil de usar.

Y va más allá de simplificar los pasos del proceso; los automatiza, ofreciendo una visión integral 360 de todas tus actividades de gestión de vehículos. Esta supervisión completa agiliza las operaciones, haciendo que la gestión de la flota sea más eficaz y requiera menos tiempo.

Comprueba tú mismo las ventajas:

• Recopila todos los datos del vehículo en un solo lugar.
• Garantiza la máxima seguridad vial con las políticas sobre estacionamiento a largo plazo.
• Visualiza fechas y plazos en Doxis.
• Deja que Doxis te recuerde automáticamente las próximas fechas y plazos.
• Inicia workflows de gestión de flotas directamente desde Doxis.
• Gestiona digitalmente todas las tareas relacionadas con el vehículo.
• Archiva documentos automáticamente en la carpeta digital correcta.
• Gestiona los kilómetros directamente en la plataforma.

Como resultado, Doxis proporciona una visión clara de tus documentos y fomenta la transparencia del proceso.

Hola, Doxi, ¿cómo sería un workflow para la gestión de flotas en Doxis?

Toda empresa con una flota de vehículos necesita gestionarla de manera eficaz, ya sea interna o externamente. Las soluciones digitales como Doxis apoyan ambos enfoques al permitir una administración digital completa de la flota. Para los empleados, esto significa gestionarlo todo, desde las solicitudes de vehículos hasta las devoluciones. Para los gestores de flotas, abarca todo el ciclo de vida de cada vehículo, desde la adquisición hasta la venta. Con Doxis, todos los procesos de gestión de flotas son totalmente trazables y pueden registrarse como datos. Este seguimiento detallado apoya las mejoras específicas y garantiza la máxima rentabilidad para tu empresa.

¿Quieres ver a Doxis en acción? Contacta con nosotros. Nuestros expertos están deseando ayudarte.

Preguntas frecuentes sobre la gestión de flotas de vehículos