EspañolSER Blog Casos de éxito y Soluciones
Aprovecha la tecnología actual para automatizar la gestión de políticas
Es posible que, al hablar sobre gestión de políticas, lo primero que se te venga a la cabeza es una abrumadora montaña de normas corporativas que nadie lee más allá del empleado de Recursos Humanos al que no le queda otra. Sin embargo, en realidad nada tiene que ver con seguir usando viejos manuales polvorientos, sino con crear una red de seguridad para tu empresa a través de una serie de instrucciones y códigos de conducta claros destinados a evitar que se produzca el caos en situaciones complicadas. Además, la digitalización facilita mucho el control sobre este tipo de tareas. Gracias a la tecnología diseñada para este fin, solo tendrás que establecer las normas y monitorearlas, porque el software se encargará del resto. ¡Se acabó el ahogarse en un mar de papeleo!
Esta es, precisamente, la forma en la que trabajamos nosotros la gestión inteligente de políticas: con software de última generación que ayude a llevar tu negocio por el buen camino sin que el cumplimiento normativo te suponga un quebradero de cabeza.
¿Cómo son las políticas actuales?
Como bien sabrás, las políticas representan el conjunto de normas que ayudan a que las organizaciones lleven a cabo su actividad de la forma más fluida posible. Podríamos decir que son el «manual» necesario para garantizar que todo el mundo esté en sintonía y que nadie «vaya por libre». Las políticas establecen procesos y normas de conducta estandarizados para garantizar que los empleados trabajen de forma coherente y con arreglo a la normativa. Para documentar todas estas indicaciones, las empresas redactan documentos que van desde las directrices hasta los principios y los estándares de cumplimiento o cualquier otro formato que los empleados puedan consultar si desean saber cómo actuar correctamente en una situación determinada.
Las políticas engloban, entre otros:
- Los códigos de conducta
- Los acuerdos del comité de empresa
- Documentos sobre seguridad en el lugar de trabajo
- Instrucciones sobre el trabajo
- Información sobre seguridad (como seguridad de IT)
- Manuales de usuario (para operar con equipos, por ejemplo)
- Descripciones de procesos y/o workflows
- Políticas de viajes
- Directivas sobre el horario de trabajo
Las políticas deben estar centralizadas y ser accesibles para que todos los empleados sepan dónde pueden consultar la información. Esta es, precisamente, la función principal de la gestión de políticas.
¿Qué es la gestión de políticas?
La gestión de políticas incluye todas las actividades relacionadas con ellas: el desarrollo, la revisión, la publicación, la comunicación y el monitoreo. Normalmente, no es un único departamento el que se encarga de llevar a cabo este proceso. En función del tipo de política, puede ser responsabilidad de los jefes de seguridad, el comité de empresa o el empleador, por ejemplo.
La gestión de políticas es una parte fundamental dentro de la infraestructura de seguridad de la empresa, ya que no solo ayuda a garantizar el cumplimiento de todos los requisitos normativos necesarios, sino que desempeña un papel crucial a la hora de reducir los riesgos. La directiva sobre el tiempo de trabajo de 2003, por ejemplo, se creó para evitar el desgaste profesional de los empleados derivado de una jornada laboral superior a la legalmente establecida. Otro ejemplo serían los avisos de seguridad de los sistemas de IT, que ayudan a las empresas a defenderse de los ciberataques antes de que representen una amenaza importante. En resumen, la gestión inteligente de políticas permite garantizar la seguridad y el cumplimiento normativo en la empresa, así como a reducir las posibilidades de que se produzcan fallos.
Esos son algunos de los aspectos que cubre este proceso:
- Cumplimiento de los requisitos legales, normativos y reglamentarios
- Armonización y actualización de estándares
- Garantía de mejora en la eficiencia de los procesos
- Minimización de riesgos
Doxis Intelligent Content Automation
With Doxis Intelligent Content Automation SER offers the next level of enterprise content management.
Leer ahora¿Cómo es un workflow de gestión de políticas?
Los responsables de la gestión de políticas, como los jefes de seguridad de IT, se encargan de administrar todo el ciclo de vida de este tipo de documentos. En este contexto, el workflow sería algo similar a lo siguiente:
Paso 1: desarrollo de la política
Las empresas deben actualizar sus políticas, o crear unas nuevas, cada vez que entran en vigor nuevas leyes, así como a medida que la empresa evoluciona o cuando se detectan riesgos relacionados con el cumplimiento. Los responsables de la gestión de políticas son los encargados, junto con determinadas partes interesadas clave, departamentos de especialistas o los equipos pertinentes, de redactar la versión inicial. Las políticas establecen pautas y objetivos precisos que no dejen lugar a la ambigüedad. Además, deben establecer claramente quién es la persona responsable de garantizar el cumplimiento de las políticas, por lo que la responsabilidad se contempla desde el primer momento.
Paso 2: revisión de la política
Una vez redactada la política, el siguiente paso dentro del proceso de gestión corresponde a la revisión. En ella, se han de tener en cuenta cuestiones clave como las siguientes: ¿Cumple con todos los requisitos normativos? ¿Se puede implementar de forma práctica? ¿Incluye pautas claras y completas? Este proceso ayuda a que las políticas, más allá de meras ideas plasmadas sobre un papel, se puedan poner en práctica sin desatender el cumplimiento normativo. De esta forma, la gestión de políticas permite, por ejemplo, comprobar si una nueva política de protección de datos cumple con lo dispuesto en el RGPD o si las últimas instrucciones sobre trabajo se pueden implementar de forma realista.
Paso 3: publicación de la política
La persona responsable de la gestión de políticas se ocupa de que las políticas aprobadas estén accesibles para todos los empleados autorizados, idealmente de manera digital a través de un sistema de gestión de políticas. Es importante que el contenido de las políticas se presente de forma clara, entendible y en un formato accesible para que los empleados las puedan consultar fácilmente sin que les genere confusiones de ningún tipo.
Paso 4: explicación de la política a los empleados
No basta con que los empleados puedan acceder a la política, sino que tienen que entenderla. Para ello, es recomendable organizar sesiones de formación o eventos informativos, por ejemplo. Estas iniciativas pueden ayudar a ilustrar, entre otras cosas, los motivos por los que existe la política de viajes, en qué sentido protege a los empleados y qué relación directa tiene con su trabajo. Este enfoque permite que en lugar de verlas como simples normas, las políticas se perciban como herramientas prácticas que los empleados pueden aplicar en sus labores diarias.
Sin embargo, lo primero que deben hacer para ello es aceptarlas formalmente. Si se trata de una política digital, basta con un simple botón de «Aceptar» que se pueda rastrear para monitorear quién la ha aceptado. Si se desea ir un paso más allá, se puede recurrir a pruebas de conocimientos que ayuden a garantizar que los empleados no solo han ojeado la política por alto, sino que la han entendido e interiorizado.
Paso 5: monitoreo de la política
Las empresas pueden monitorear las políticas a largo plazo a través de auditorías, informes y análisis. Esto les permitirá demostrar cuestiones como las siguientes:
- Si los empleados cumplen con la política de manera constante.
- Si la política está actualizada y sigue siendo relevante.
- Si la política es eficiente.
- Qué riesgos pueden surgir a raíz de la política.
La gestión de políticas también abarca el desarrollo de medidas en caso de que se identifiquen riesgos o infracciones para mejorar el cumplimiento normativo y minimizar el riesgo de fallos. En caso de que sea necesario actualizar la política, el workflow se inicia de nuevo.
Desafíos relacionados con la gestión de políticas para las empresas
La gestión de políticas y cumplimiento puede suponer todo un desafío para las empresas. A mayor tamaño y grado de internacionalización, mayor complejidad revestirá esta tarea. Después de todo, ya sabemos que no basta con configurar este tipo de documentos una sola vez, ya que deben evolucionar al ritmo que lo hacen las leyes, los reglamentos y los procesos internos. Las políticas obsoletas pueden resultar ineficientes o imposibles de implementar en el panorama empresarial digital actual, por lo que es muy importante actualizarlas según corresponda.
No obstante, el hecho de que estén al día no garantiza su correcta aplicación en toda la compañía. Los procesos de monitoreo y auditoría pueden ayudar a saber si los empleados están bien informados sobre el contenido de las políticas, si las cumplen y si pueden acceder a ellas siempre que lo necesitan. Estos insights permiten que la empresa ponga en marcha medidas correctivas para garantizar que las políticas no solo existen, sino que realmente ayudan a guiar las decisiones y las operaciones para mejorar la gestión basada en políticas.
También hay que tener en cuenta que, en exceso, pueden resultar contraproducentes. El hecho de ver los proyectos únicamente desde un enfoque estandarizado priva a las empresas de la flexibilidad necesaria para mantener un buen nivel de competitividad en el mercado. Si bien resulta complicado encontrar un equilibrio en este sentido, los sistemas digitales diseñados para optimizar la gestión de políticas (el software de gestión de políticas) pueden resultar de gran ayuda.
Gestión de políticas digital con Doxis
Los sistemas de gestión documental (DMS) permiten administrar las políticas de forma óptima durante todo el ciclo de vida, desde la creación hasta el archivado. Cada una de las etapas se gestiona directamente en la plataforma, lo que contribuye a perfeccionar la gestión de políticas. Asimismo, hay herramientas como Doxis que van un paso más allá y automatiza los workflows para conseguir que el proceso resulte aún más sencillo y eficiente.
¿Cómo funciona la gestión de plantillas en Doxis?
- Creación de una nueva política: es posible crear nuevas políticas directamente en Doxis. A continuación, el sistema la enviará a la carpeta electrónica (eFile) correspondiente. En el caso de una política sobre el RGPD, por ejemplo, se podrá encontrar en la subcarpeta «Protección de datos IT» de la eFile «Estándares de seguridad».
- Revisión de la política: en Doxis, las personas implicadas en el desarrollo de la política la pueden editar de manera simultánea. El control de versiones (versioning) reflejará siempre la última versión del documento, así como la persona que lo ha modificado, los cambios que ha realizado y cuándo lo ha hecho.
- Aprobación de la política: el proceso de aprobación se inicia en Doxis. El sistema envía el documento a los empleados responsables de la aprobación, como el comité de empresa en el caso de Alemania.
- Envío de la política a los empleados: Doxis envía una notificación a los empleados sobre la política solicitándoles tanto que la lectura del documento como la confirmación una vez finalizada. El sistema crea entonces una tarea para los empleados correspondientes y la envía por correo electrónico. Cuando se recibe la confirmación del empleado, Doxis registra el nombre y la hora exacta en que se ha confirmado para que la empresa pueda comprobar claramente quién ha leído la política y, de esta forma, garantizar un nivel adecuado de responsabilidad y cumplimiento.
- Archivado de la política: Doxis se encarga de almacenar las políticas inactivas mediante un sistema de archivado apto para auditorías.
Además, la herramienta ofrece un audit trail muy completo que permite llevar a cabo una gestión de políticas totalmente transparente. Todos los cambios realizados en un documento se registran para que se pueda rastrear cualquier modificación implementada. Esto ofrece una visión general clara de las políticas y permite demostrar de manera fiable el cumplimiento constante de los requisitos normativos por parte de tu empresa.
Los sistemas de ECM son la llave hacia una gestión de políticas adaptada a nuestros tiempos
Si algo queda claro en este artículo, es que el cumplimiento y la gestión de riesgos no se negocian y que las políticas no son simples requisitos burocráticos que se puedan almacenar en una carpeta y olvidarnos de ellas, sino que han de ser dinámicas y factibles y se han de integrar a la perfección en las operaciones diarias de la empresa. Tal como hemos visto, los sistemas de ECM ayudan a modernizar la gestión de políticas. Por fin podemos disfrutar de procesos automatizados, transparentes y adaptables que limitan el trabajo manual y promueven un gran ahorro de tiempo que las empresas pueden invertir en tareas más importantes con la tranquilidad de saber que cuentan con una gestión de políticas más inteligente, más segura y mejor controlada. Esto ha pasado a convertirse en el nuevo estándar de referencia. Por suerte, atrás quedan los días en que nos teníamos que enfrentar a abrumadores procesos manuales basados en documentación desactualizada
¿Quieres ver un sistema de ECM en acción? ¡Contacta con nosotros! Nuestros expertos estarán encantados de ofrecerte una demostración en vivo.