Tu guía para las nóminas digitales: rápidas, cómodas y conformes con la normativa

Cada vez son más las empresas que están dejando atrás la entrega a los empleados en formato físico de las nóminas, los registros horarios, los certificados de retenciones, etc. Este tipo de procesos documentales basados en papel son propensos a la ineficacia, especialmente porque generan archivos no estructurados y flujos de trabajo que requieren mucho tiempo. Digitalizar tus nóminas sustituye este enfoque ineficiente y basado en el papel por procesos estandarizados, transparentes y más rápidos.

Las ventajas de las nóminas digitales:

Las nóminas digitales ahorran recursos

Digitalizar tus nóminas reduce enormemente los trámites administrativos. Acaba con la necesidad de imprimir las nóminas, meterlas en sobres y llevarlas hasta el buzón: ahora, con solo un clic, el documento ya se envía directamente al buzón de entrada del correo electrónico del empleado. Y esto no es todo, ya que las nóminas digitales también ahorran los costes que implica pagar franqueos, papel y sobres.

Las nóminas digitales agilizan los procesos y los hacen más seguros

Los canales de entrega de las nóminas digitales son más ágiles que los de las versiones impresas. El departamento de RR. HH. y los empleados acceden a un portal online donde pueden compartir documentos en tiempo real, lo que elimina algunas tareas y automatiza otras. Por ejemplo, los empleados ya no necesitan comprobar constantemente su buzón, ya que el propio sistema les avisa de la llegada de nuevos documentos a su bandeja de entrada de correo electrónico.

De esta manera, RR. HH. se beneficia de no tener que imprimir más documentos e informar a los empleados de que sus nóminas están listas. La entrega está totalmente automatizada. ¿El resultado? Procesos estandarizados de alta calidad, mucho menos propensos a errores que los que se realizan en papel.

Los empleados acceden a sus documentos digitales de nómina de forma centralizada. Suelen almacenarse en un sistema con funciones tanto de bandeja de entrada como de archivo, lo que permite a los empleados no solo ver sus últimos documentos de nómina, sino también acceder a su historial de meses o años anteriores. Al distribuir los documentos a los empleados a través de una plataforma centralizada, las empresas garantizan la transparencia, así como la disponibilidad en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Las empresas pueden ahorrar mucho tiempo y esfuerzo proporcionando las nóminas a los empleados digitalmente. Por ejemplo, en Alemania, la Ley de Regulación del Comercio exige a los empresarios que entreguen a los empleados determinados documentos, como las nóminas, en «formato de texto». Según el Código Civil alemán, en «formato de texto» significa que el contenido debe ser legible y estar almacenado en algún soporte duradero. Un «soporte duradero» es aquel que permite a los empleados conservar el documento de forma que sea fácil acceder a él durante el tiempo que sea necesario y garantiza que el contenido permanezca inalterado.

Sin embargo, no basta con crear la nómina y ponerla a disposición del empleado; el empleador debe emitirla como tal.

¿Qué significa esto? El empresario solo ha cumplido sus obligaciones en cuanto a las nóminas si estas llegan al trabajador de manera legal y efectiva, es decir, cuando pasan a estar bajo el control del destinatario. Una bandeja de entrada digital personalizada para cada empleado es una forma de cumplir este requisito.

Las nóminas digitales requieren el consentimiento del trabajador

Es importante señalar que el empresario no puede decidir unilateralmente pasar a emitir nóminas digitales. Los empleados deben dar su consentimiento, expreso o tácito, para recibir las nóminas en formato digital.

Lo ideal sería que el trabajador diera su consentimiento por escrito como prueba en el caso de que más adelante surjan problemas legales.

¿Los trabajadores tienen derecho a recibir a las nóminas en papel?

Los trabajadores no tienen un derecho general a recibir las nóminas en papel. Siempre que las empresas cumplan el requisito de «formato de texto», pueden optar por facilitar las nóminas digitalmente o en papel. Sin embargo, si una empresa decide pasar de las nóminas en papel a las digitales, los empleados deben estar de acuerdo con el cambio.

Hay que tener en cuenta que algunos acuerdos de trabajo o convenios colectivos pueden exigir que las nóminas se emitan en papel. En estos casos, la versión en papel tiene prioridad, y la versión digital es opcional.

Soluciones de software como Doxis Human Resources emiten las nóminas digitalmente, directamente al empleado, lo que supone menos trabajo para RR. HH. y más comodidad para el empleado.

Paso 1: nóminas digitales en el DMS

El sistema de gestión documental (DMS) de Doxis te permite gestionar digitalmente los documentos de nómina a lo largo de todo su ciclo de vida (creación, edición, validación, aprobación, envío y archivado), mientras que los procesos automatizados agilizan todas las tareas involucradas.

Por ejemplo, Doxis se integra perfectamente en los principales sistemas de terceros, como SAP SuccessFactors. Doxis detecta automáticamente cuándo se modifican los datos maestros de un empleado en SAP y actualiza los detalles en la eFile del empleado para garantizar que estos se gestionan correctamente en cualquier plataforma. De este modo, cuando crees la próxima nómina digital en Doxis, ya contendrá los nuevos datos de contacto del empleado.

Además, Doxis te permite gestionar automáticamente flujos de trabajo completos, como el envío de la documentación al siguiente trabajador de la cadena para que proceda a su validación. Las reglas de delegación y transferencia aseguran unos flujos de trabajo fluidos y eficientes en todo momento.

Las nóminas deben emitirse a los empleados en formato de texto, a más tardar cuando RR. HH. active el pago del salario. Un sello electrónico en PDF proporciona la prueba de que la empresa cumple este requisito. Se trata de una marca digital que añade información adicional al documento.

Supongamos que has validado la nómina y la pones a disposición a través del portal de autoservicio para empleados de Doxis. Puedes añadir un sello PDF a la nómina digital con la hora de entrega. De hecho, los sellos dinámicos de Doxis incluso registran estos datos por ti, automáticamente. En otras palabras, el sello PDF captura de manera automática datos como la hora o la fecha.

Paso 3: entrega a través del autoservicio para empleados

En Doxis Human Resources pones las nóminas a disposición de los empleados a través del portal de autoservicio. RR. HH. carga el documento en la eFile, lo que garantiza que la nómina llega realmente al empleado.

Este, por lo tanto, podrá acceder de forma independiente a esta eFile de autoservicio utilizando la función de autoservicio para empleados. Por su parte, son las empresas las que deben proporcionar la infraestructura técnica necesaria para que esto sea posible. Solo RR. HH. y el propio empleado podrán acceder a la carpeta digital, lo que garantiza que la protección y la seguridad de los datos están aseguradas en todo momento.

Para los empleados, el proceso de nómina finaliza con la recepción del documento. Las empresas, por su parte, están obligadas a conservar los documentos relativos a las nóminas durante el período de conservación legal de seis años. En Doxis, archivas los documentos de nómina digital de acuerdo con los requisitos de auditoría y en un formato accesible en todo momento.

Los documentos de nómina digital proporcionan a los empleados información transparente y rastreable sobre el pago de sus sueldos o salarios. Los detalles incluyen el período cubierto por el pago, un desglose pormenorizado de los ingresos y las deducciones, y los ingresos netos.

La protección de datos es especialmente importante en este caso, ya que los documentos de nómina emitidos digitalmente deben entregarse a los empleados, pero al mismo tiempo deben permanecer inaccesibles a personas no autorizadas. La solución: bandejas de entrada personalizadas para cada empleado junto con un portal de autoservicio. Doxis te proporciona la infraestructura para que puedas digitalizar y estandarizar los procesos de nómina de principio a fin y ahorrar recursos.

¿Quieres ver cómo puede Doxis ahorrar más tiempo y recursos a tu propia empresa? ¡Contacta con nosotros! Nuestros expertos estarán encantados de ofrecerte un asesoramiento gratuito y sin compromiso.

Preguntas frecuentes sobre las nóminas digitales