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PDF/A: un formato imprescindible en el archivado apto para auditorías

Una de las grandes cuestiones que se plantean las empresas a la hora de archivar documentos a largo plazo consiste en saber cuál es el mejor formato para hacerlo, ya que es posible que, con el paso del tiempo, deban cambiar el que eligieron originalmente. Esto sucede, por ejemplo, cuando el formato anterior deja de ser reproducible.

La conversión constante de documentos a nuevos formatos requiere mucho trabajo administrativo que, además de resultar costoso, requiere una gran cantidad de tiempo y es mucho más vulnerable a los errores, especialmente si se gestionan grandes volúmenes de documentos. El formato PDF/A ayuda a solucionar este problema, al menos en el caso de los archivos digitales. Dado que se trata de un formato reproducible, las empresas pueden almacenar documentos como pólizas de seguros de vida o contratos durante el tiempo que necesiten de forma segura y conforme a la normativa.

¿Qué es el formato PDF/A?

PDF/A son las siglas en inglés de «formato de documento portátil archivable». Esta variante del formato PDF convencional cumple con los requisitos técnicos necesarios para el archivado de documentos digitales de la norma ISO 19005-1 de 2005.

Características del formato PDF/A

Con el formato estandarizado PDF/A, los documentos son mucho más fáciles de leer y lo seguirán siendo en el futuro, ya sea dentro de 5, 10 o 50 años. El comité de normas ISO mejora el formato periódicamente, en intervalos de dos a cuatro años. De esta forma, los documentos en formato PDF/A tienen una validez permanente. Esto es especialmente importante para lograr un archivado de documentos completamente seguro para auditorías. Los documentos en formato PDF/A se pueden consultar y utilizar en cualquier momento, incluso aunque haya vencido el periodo de conservación.
Los documentos en PDF/A presentan las siguientes características:

Estándar abierto independiente de otras plataformas
Metadatos estandarizados e intercambiables incrustados directamente en el documento
Almacenamiento de la imagen original y texto reconocido como Unicode para favorecer la búsqueda de texto completo
Ausencia de referencias a cifrados y fuentes externas
Validez permanente

Objetivo de los estándares PDF/A

El objetivo del formato PDF/A es garantizar la legibilidad y la integridad de los documentos sin cambios durante largos periodos de tiempo. Por este motivo, también representa un estándar independiente de plataformas y sistemas con validez permanente. Esto resulta particularmente relevante en el caso de entidades como órganos administrativos, bibliotecas o compañías aseguradoras que deben conservar documentos en sus archivos durante años, o incluso décadas.

Diferencia entre los estándares PDF/A y otros estándares PDF

A diferencia del PDF, el PDF/A debe cumplir con unas obligaciones más exigentes. Asimismo, como estándar, se diferencia de otros subtipos de PDF, dado que cada uno de ellos ha sido desarrollado para cumplir unos requisitos concretos:

PDF es un formato común para la distribución de documentos electrónicos.
PDF/X se utiliza para el intercambio de plantillas para imprimir y tiene en cuenta una serie de requisitos específicos para garantizar la calidad de la impresión.
PDF/VT está destinado a grandes volúmenes de tareas de impresión de datos variables.
PDF/E está pensado para el intercambio de archivos en el sector de la ingeniería. Admite elementos interactivos en 3D y dibujos técnicos y está optimizado para documentos de gran tamaño.
PDF/UA se encarga de crear documentos que resulten más accesibles para las personas con discapacidades. De esta forma, es compatible con tecnologías de asistencia y establece unos requisitos estrictos en relación con la estructura y las etiquetas de los documentos.

Por otra parte:

PDF/A es un formato estable que garantiza la capacidad de reproducción de los documentos a largo plazo.

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TIFF: alternativa al formato PDF/A

TIFF es un formato de documentos independiente de plataformas y estable a largo plazo similar a PDF/A. Su nombre hace referencia a las siglas en inglés de «formato de archivo de imágenes con etiquetas» y se trata de un estándar específicamente diseñado para almacenar datos de imágenes y gráficos de mapa de bits manteniendo la calidad intacta de cara a su posterior procesamiento. El formato TIFF es compatible con la impresión en escala de grises y los modos de color RGB y CMYK.

Cómo crear un archivo en formato PDF/A

Con Doxis, resulta muy sencillo crear un archivo en formato PDF/A. Basta con seleccionar en el DMS el archivo que se desea convertir, independientemente de si su formato original es PDF, Word, Excel o cualquier otro, y Doxis lo convierte automáticamente a PDF/A.

En función del workflow de cada empresa, existen dos formas en las que Doxis puede generar documentos basados en el estándar PDF/A:

1. Conversión automática de todos los documentos a un formato PDF/A

Cuando se le solicite, Doxis convertirá de antemano todos los documentos al formato estable a largo plazo PDF/A en cuanto se complete el procesamiento. En este caso, Doxis entiende que el procesamiento se ha completado una vez que no es necesario realizar más cambios.
A continuación, convierte los documentos al nuevo formato en segundo plano del servidor de representación para que no sea necesario modificar ningún aspecto del workflow. Una vez que se ha convertido el documento al formato PDF/A, Doxis guarda tanto el original como el recién creado para permitir el acceso a ambos documentos. De hecho, en Doxis solo se puede consultar una representación del documento.

2. Conversión únicamente de los documentos seleccionados a un formato PDF/A

También existe la opción de que Doxis convierta únicamente los documentos seleccionados a PDF/A. En este caso, marca todos los documentos incluidos en el sistema de carpetas digitales que aún no se hayan convertido al formato a largo plazo y los clasifica según corresponda.
A continuación, el usuario puede verificar en un ciclo fijo si los formatos utilizados actualmente seguirán siendo válidos en el futuro. En caso de que se prevea la posibilidad de que el documento deje de ser reproducible en los próximos años, se podrá convertir a PDF/A.

Nota: que un documento se almacene en formato PDF/A no implica que automáticamente cumpla con los requisitos del estándar. Sin embargo, Doxis comprueba este aspecto para garantizar la conformidad en caso de que sea necesario.

¿Tiene sentido emplear el formato PDF/A?

El formato PDF/A resulta ideal para mantener los documentos y la información intactos durante largos periodos de tiempo, pero no está recomendado para materiales de marketing, presentaciones ni documentos de Word que se deban revisar con frecuencia. Dado que el ciclo de vida de ese tipo de archivos suele ser corto, convertirlos a PDF/A no haría más que ocupar espacio de almacenamiento de forma innecesaria. Sin embargo, sí resulta idóneo para documentos sujetos a periodos de conservación prolongados o a los que no haya que realizar modificaciones, como los seguros de vida o los contratos inmobiliarios.

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Sentido del formato PDF/A

Hola, Doxi, ¿quándo se debe convertir un documento a un formato PDF/A?

Independientemente del tipo de documento, el aspecto fundamental en el que nos debemos fijar es el tipo de formato en el que está almacenado. En el caso de las empresas, habitualmente no tiene sentido convertir todos los documentos al estándar uniforme del formato PDF/A, pero sí es necesario revisarlos cada cierto tiempo en relación con él.
De hecho, se recomienda filtrar los documentos en Doxis cada dos años para que el sistema muestre todos aquellos que no se han convertido a PDF/A. Una vez hecho esto, pueden darse tres circunstancias:

Que el periodo de conservación haya expirado: se elimina el documento.
Que el formato siga vigente y esté actualizado: se mantiene el documento en el mismo formato.
Que el formato del documento deje de ser válido en el futuro: se convierte el documento al formato PDF/A.

Dicho de otra forma, para ahorrar espacio de almacenamiento y costes, solo se deben convertir a PDF/A los documentos que precisen de un formato estable a largo plazo.

Almacenamiento seguro a largo plazo con documentos en PDF/A

Merece la pena convertir un formato PDF a PDF/A siempre que se necesite disponer de un documento estable a largo plazo para fines de conservación y almacenamiento. A diferencia de lo que ocurre con el PDF/A, los archivos en PDF no almacenan datos en un formato con validez permanente. Una ventaja adicional del formato PDF/A es que cumple los requisitos del archivado de documentos apto para auditorías. Así, es posible conservar los documentos de forma segura a largo plazo. Con Doxis, basta con seguir unos pocos pasos para convertir todos los documentos, o solo los necesarios, a un formato estable a largo plazo.

Preguntas frecuentes sobre el formato PDF/A

¿Qué características posee el formato PDF/A?

PDF/A es un formato de documentos estable a largo plazo que garantiza la validez y la legibilidad de los archivos ahora y en el futuro. A este respecto, se ha desarrollado como un estándar abierto e independiente. Por otro lado, incrusta metadatos estandarizados e intercambiables directamente en el documento y no incluye referencias de fuentes externas.

¿En qué se diferencian los formatos PDF y PDF/A?

El PDF es un formato común que no establece requisitos específicos para la estandarización. Por el contrario, el formato PDF/A está pensado para archivos que deban conservarse a largo plazo, por lo que dispone de una validez permanente que lo diferencia del primero.

¿Es el formato PDF/A compatible con el archivado apto para auditorías?

El formato PDF/A está pensado para garantizar que los documentos sean legibles durante mucho tiempo. Por tanto, está especialmente recomendado en el caso del archivado apto para auditorías, ya que cumple con todos los requisitos necesarios para este proceso.