5 oznak, że czas wyeliminować silosy informacyjne TEST

Rzadko się zdarza, aby dokumenty i dane były przechowywane w tym samym miejscu. Zazwyczaj są one rozproszone w różnych systemach w tzw. silosach informacyjnych. Co gorsza, często są zarządzane, przechowywane i „zabezpieczane” na różne sposoby, choć nie zawsze odbywa się to w sposób zamierzony.

Oto 5 oznak, że silosy informacyjne niszczą produktywność Twojego zespołu – i rozwiązanie, które pomoże Ci to naprawić, zarówno usprawniając zarządzanie informacjami, jak i optymalizując ogólne procesy biznesowe:

1. Brak możliwości znalezienia dokumentów powiązanych ze sobą na podstawie tematu lub treści (np. związanych z danym procesem biznesowym) bez konieczności przełączania między różnymi aplikacjami.

2. 
   Brak możliwości kontroli dostępu do określonych dokumentów, ale także brak możliwości śledzenia lub dokumentowania ich wykorzystania i dostępu do nich.

3. 
   Nałożone prawem okresy przechowywania danych i inne wymogi w zakresie zgodności (np. RODO) mogą być spełnione tylko przy znacznym wysiłku.

4. 
   Zarządzanie dokumentami z możliwością śledzenia wersji jest niezwykle trudne, np. za pomocą przepływów pracy, a tym samym mapować procesy biznesowe cyfrowo.

5. 
   Często nie jest jasne, do którego procesu, dostawcy, klienta itp. odnosi się dany dokument i w jakim kontekście jest on używany.

Z reguły w każdej firmie jest wiele systemów i aplikacji, w których przechowywane są dane i dokumenty: skrzynki e-mail, ERP, CRM i inne aplikacje LOB, archiwa i bazy danych, systemy plików oraz coraz więcej aplikacji do współpracy zdalnej – takich jak Microsoft Teams. Dlatego też kluczowe dla firm jest zbudowanie interfejsów pomiędzy ECM a tymi systemami. Umożliwi to połączenie treści, ich konsolidację lub udostępnianie w różnych systemach za pomocą wyszukiwania w całej organizacji. Po zakończeniu tego procesu informacje mogą być również identyfikowane, analizowane i przedstawiane w odpowiednim kontekście za pomocą sztucznej inteligencji. Nowoczesny system ECM, taki jak Doxis od SER Group zapewnia standardowe interfejsy, zgodne z szeregiem  systemów, w tym certyfikowane interfejsy do aplikacji SAP i programów pakietu Microsoft w celu bezpiecznej integracji.

Połączenie informacji poprzez zlikwidowanie silosów to dopiero pierwszy krok. Niezbędne jest jednak być w stanie zrozumieć te dane i ich wartość. Najważniejsza jest logistyka informacji – innymi słowy, możliwość wykorzystania właściwych informacji we właściwym czasie i we właściwym procesie. Dlatego ważne jest, aby treści te miały swoją strukturę. W większości przypadków można to osiągnąć poprzez jednolite zarządzanie metadanymi. Metadane przypisane do treści wskazują kontekst, w którym powstała, jakiego typu jest dokumentem (np. fakturą, umową, wnioskiem), kto i kiedy stworzył ten dokument itd. Jednolite zarządzanie oznacza, że metadane mogą być przypisywane i zarządzane w przypadku wszystkich e-akt, danych i procesów, tak aby wszystkie te treści można było znaleźć, np. w ramach kompleksowego wyszukiwania, a następnie powiązać ze sobą we właściwym kontekście.

Jeśli np. określono kilka informacji o tym samym numerze projektu, zawartość ta może zostać automatycznie połączona w odpowiednich aktach projektu: dane ERP, wnioski projektowe, faktury itp. Powiązane informacje, np. o dostawcach można również znaleźć i połączyć, co w rezultacie pozwoli otrzymać pełny obraz projektu.

Dlaczego konieczne jest łączenie informacji w taki sposób? W każdej firmie liczy się nie tylko pojedynczy przypadek, pojedynczy dokument czy pojedyncze zamówienie. Wszystkie te procesy biznesowe są wzajemnie powiązane i tworzą całościową perspektywę. Brak informacji, kiedy są potrzebne jest nie tylko zabójcą produktywności pracowników, ale gdy brakuje danych, wszystkie zadania i procesy związane z konkretnym dokumentem również zostaną wstrzymane. Ma to wpływ na obsługę klienta, procesy produkcyjne, relacje z dostawcami i zachowanie zgodności. Dzięki Doxis możesz połączyć informacje i procesy w odpowiednim kontekście biznesowym i przełamać silosy tworzone przez poszczególne aplikacje. Umożliwi to cyfryzację informacji i procesów biznesowych oraz zarządzanie nimi z możliwością śledzenia zmian od początku do końca.

Z chęcią porozmawiamy o tym, jak Twoja firma może wyeliminować silosy informacyjne i zwiększyć wydajność pracy. Skontaktuj się z nam tutaj ⯈