Was ist automatisierte Rechnungsverarbeitung (E-Invoice)?

Ihr Unternehmen muss seine Rechnungen verarbeiten und prüfen. Dieser Prozess kann automatisiert werden und um das Beste aus Ihrem Unternehmen herauszuholen, sollte er das auch. Aber wie sieht eine automatisierte Rechnungsverarbeitung genau aus?

Unter Rechnungsprüfung versteht man die Prüfung von Eingangsrechnungen (d.h. Lieferantenrechnungen) durch die Buchhaltung. Dieser Prozess gliedert sich in formale und inhaltliche Komponenten und kann elektronisch mithilfe der Dokumenten- und Workflow-Management (DMS)-Funktionen eines Enterprise Content Management (ECM)-Systems durchgeführt werden.

Die automatisierte Rechnungsverarbeitung bietet eine Reihe von Scan-Szenarien, von einem einzigen Scan-Prozess bis zum Scannen von Dokumenten an verschiedenen Standorten. Die für die Prüfung erforderlichen Rechnungsdaten können automatisch mittels optischer Zeichenerkennung (OCR) extrahiert werden, wodurch die inhaltliche und formale Korrektheit der Rechnung leicht zu überprüfen ist.

Im Idealfall stellt die automatisierte Rechnungsverarbeitung die Rechnungen auch in den richtigen Kontext ("zu welchem Kunden, Angebot oder Lieferschein gehört diese Rechnung?"). Wie bei einer Papierrechnung kann jede Rechnung mit Anmerkungen, Kommentaren und Notizen versehen werden, ohne dass das Originaldokument geändert werden muss.

Parallel zur Rechnungsbearbeitung wollen Sie Ihre Rechnungen mit den entsprechenden buchungsrelevanten Daten und Belegen revisionssicher archivieren. Mit der lückenlosen Dokumentation aller Bearbeitungsschritte kann der gesamte Prozess nachvollzogen werden.

Wie eine Studie der ibi research an der Universität Regensburg ergab, werden in 69 Prozent der Unternehmen eingehende E-Rechnungen zur Prüfung und Bearbeitung ausgedruckt. Um die elektronische Rechnungsverarbeitung zu erleichtern, werden sie meist mehrfach kopiert, bevor sie an die Abteilungen weitergeleitet werden. Die langen Transportwege zwischen den einzelnen Abteilungen - vor allem in Unternehmen mit vielen Standorten - führen oft dazu, dass Skontofristen versäumt werden und die Mitarbeiter nicht über den Stand der Rechnungen informiert sind. 

Durch solche Prozesse verursachte Zahlungsverzögerungen schädigen die Lieferantenbeziehung nachhaltig. Zudem leidet die Liquiditätsplanung darunter, dass Mengen und Rechnungsbeträge sowie die genaue Anzahl der im Umlauf befindlichen Rechnungen nicht exakt ermittelt werden können. Eine verlässliche Liquiditätsplanung ist somit unmöglich. Ein Problem, aber ein durchaus vermeidbares. Hier kommt die automatisierte Rechnungsverarbeitung ins Spiel

Warum also elektronische Rechnungen und automatisierte Rechnungsverarbeitung nutzen? Mit der automatisierten Rechnungsverarbeitung können Unternehmen Eingangsrechnungen mit den Workflow- und Dokumentenmanagement-Funktionen eines Enterprise-Content-Management-Systems (ECM) elektronisch prüfen und verwalten - und die im vorherigen Abschnitt beschriebenen Nachteile erheblich reduzieren. Und das ist noch nicht alles, was die elektronische Rechnungsprüfung mit einer Reihe weiterer kommerzieller und betrieblicher Vorteile zu bieten hat:

• Schnellere Rechnungsverarbeitung
• Jede Rechnung wird nur einmal gespeichert; keine Mehrfachkopien im Umlauf
• Schutz vor Verlust und Manipulation
• Leichtere Einhaltung und Überwachung von Zahlungsfristen und Skonti
• Verbesserte Auskunftsfähigkeit
• Einfaches Auffinden von Rechnungen durch leistungsfähige Suchfunktione
• Prozessautomatisierung (z.B. Eingangsrechnungsverarbeitung)
• Kontextabhängige Klassifizierung von Rechnungen
• Revisionssichere Archivierung

Vielleicht sind Sie bereits mit elektronischen Rechnungen vertraut, fragen sich aber, wie Sie eine elektronische Rechnung bearbeiten können. Wir möchten Sie dabei unterstützen. Wenn Sie Ihre Rechnungsverarbeitung automatisieren, sollten Sie die folgenden Schritte befolgen:

Sachliche Prüfung

In diesem Schritt wird geprüft, ob eine Zahlungsverpflichtung besteht. Häufig wird die Rechnung mit kontextbezogenen Dokumenten, wie dem Lieferschein oder dem ursprünglichen Angebot, abgeglichen. Wird eine Zahlungsverpflichtung festgestellt, wird in einem nächsten Schritt der Inhalt der Rechnung geprüft. Dabei werden Umfang und Art der aufgeführten Posten - d. h. gelieferte Waren und erbrachte Dienstleistungen - sowie die Brutto- und Nettobeträge geprüft.

Formelle Prüfung

Bei der formalen Rechnungsprüfung wird überprüft, ob die Rechnung alle erforderlichen Daten gemäß den E-Invoicing-Standards enthält. Nach vielen E-Invoicing-Standards muss eine Rechnung den vollständigen Namen und die Anschrift des Rechnungsstellers und des Empfängers, das Ausstellungsdatum, eine Rechnungsnummer und das Datum sowie die Art und Menge der erbrachten Leistungen enthalten.

Sobald Form und Inhalt der Rechnungen geprüft und für fehlerfrei befunden wurden, können die Rechnungen im nächsten Schritt gebucht werden.