Best Practice DB Systel

Ausgangssituation

Die Konzernleitung der Deutschen Bahn verfolgt seit einigen Jahren das Ziel, verbindliche Standards für die von den Konzerngesellschaften nachgefragten IT-Anforderungen zu etablieren. Angesichts einer Vielzahl von parallel betriebenen DMS- und Archiv-Systemen wurde 2009 als strategisches Ziel die Schaffung einer einheitlichen und zeitgemäßen standardisierten ECM-Basis zur bahnweiten Dokumentenverwaltung über den kompletten Lebenszyklus definiert. Die sogenannte BCM-Plattform bildet dabei das Fundament für die konzernweite ECM-Strategie inklusive Referenzarchitektur.

Gründe für SER

• In einem EU-Vergabeverfahren setzte sich Doxis4 von SER durch
• SER hat mit Doxis4 in den Punkten Lösung, Anpassbarkeit und Präsentation mit großem Abstand das beste Gesamtbild abgegeben und in der Gesamtschau der Lösungen bei weitem am besten abgeschnitten

Lösung

• Gesamte Doxis4 iECM-Suite mit allen grundlegenden ECM-Funktionen
• Mastertemplate mit allen Basisfunktionen und Berechtigungen für schnellen Roll-Out

Integration

Lotus Notes, MS Office, SAP, Paisy, Fachverfahren

Dokumentmenge

mehr als 500 Mio. archivierte Dokumente (Stand Juli 2019), Dokumentzuwachs/Monat ca. 2,5 Mio.

User

mehr als 40.000 User im Bahnkonzern

Umsetzung

• Seit dem 1. Januar 2011 ist die neue BCM-Plattform DB-Konzern im Einsatz
• 4 stufige ECM-Systemlandschaft, bestehend aus Entwicklungs-, Test-, Abnahme- und Produktivsystem. Neue/weiterentwickelte Verfahren werden über Transportmechanismen eingespielt, ohne die Anwender produktiv zu beeinflussen
• DB Systel als IT-Dienstleister der Deutschen Bahn ist federführend bei Aufbau und Betrieb der BCM-Plattform und Ansprechpartner der Bahnunternehmen für Konzeption und Umsetzung BCM-basierter DMS-/Archivprojekte

Nutzen

• Mit der zertifizierten BCM-Plattform hat die Bahn die Basis gelegt für einen kontinuierlichen Roll-out von Archiv-, DMS-, eAkten-, Workflow- und E-Mail-Projekten
• DMS-/Archivprojekte lassen sich aufgrund der Standardisierung oft schon in wenigen Wochen realisieren
• Je mehr Anwendungen im Bahn-Konzern mit BCM umgesetzt werden, umso größer wird auch das Know-how, das von einer Einheit an die andere weitergegeben werden kann.
• Die heterogene Systemlandschaft der Vergangenheit weicht einer einheitlichen und zeitgemäßen Informationsverarbeitung.
• Mit BCM lassen sich Geschäftsprozesse und Verfahren wesentlich schlanker, besser und aktueller gestalten.