Filmbeitrag: Dokumenten- und Geschäftsprozess­-Management bei der Westfalen Gruppe

Bereits Ende der 90er Jahre kam bei der Westfalen Gruppe die Frage auf, wie man die Durchlaufzeiten der Eingangsrechnungen in der Kreditorenbuchhaltung verkürzen könnte, denn der „Belegtourismus“ per Postversand im über mehrere Standorte verteilten Unternehmen verursachte lange Bearbeitungszeiten und Skontoverluste. Daraufhin wurde die Einführung eines digitalen Archivs beschlossen, mit einem Workflow für die Rechnungseingangsverarbeitung. Der Startschuss fiel Anfang 1998 mit der Entscheidung für SER als Anbieter. Im August 1998 ging das SER-Archiv bereits in Produktion.

Heute setzt die Westfalen Gruppe auf Doxis4 von SER als unternehmensweite ECM-Plattform. In den vergangenen 15 Jahren wurde das SER-System immer weiter ausgebaut, so dass mittlerweile nahezu alle Abteilungen und Unternehmensbereiche mit Doxis4 arbeiten. Mehr als 27 Millionen Belege werden zurzeit im Doxis4 Archiv verwaltet. Täglich nutzen ca. 500 Westfalen-Mitarbeiter Doxis4, das tief in SAP integriert wurde. Auch ein Doxis4 Personalarchiv kommt bei der Westfalen-Gruppe zum Einsatz. Kunden der Westfalen-Gruppe profitieren ebenfalls vom elektronischen Archiv. Über das angebundene Online-Kundenportal der Westfalen Gruppe können sie auf Kundendaten, -belege und Produktinformationen zugreifen. Bis zu 100.000 Kundenzugriffe belegen den Erfolg dieses neuen Kundenservices.

Über die elektronische Vorgangsbearbeitung mit der Doxis4 iECM-Suite berichten Mitarbeiter der Westfalen Gruppe im Anwender-Video: Dokumenten- und Geschäftsprozess-Management bei der Westfalen Gruppe.