Was ist Workflow Management?

Ein Workflow beschreibt einen Arbeitsablauf, der mehrere einzelne Aufgaben umfasst, und sich in seiner Gesamtheit auf einen Geschäftsprozess oder andere organisatorische Vorgänge bezieht. Die einzelnen Aktivitäten eines Workflows stehen dabei in einem logischen Zusammenhang und einer zeitlichen Abfolge zueinander. Schnellere Arbeitsabläufe, durchgängige Verfügbarkeit von Informationen, reduzierte Fehlerquoten und Kosteneinsparungen sind die positiven Effekte eines effektiven Workflow Managements.

Im deutschen Sprachgebrauch werden die Begriffe „Workflow“ und „Geschäftsprozess“ häufig synonym verwendet, dabei haben die beiden Begriffe eine unterschiedliche Bedeutung.

Der Begriff „Workflow“ beschreibt aus operativer Sicht die technische Ausführung von Geschäftsprozessen. Es dabei um das „Wie“: Wie ist es zu tun? Sie setzen sich aus einer Vielzahl konkreter Arbeitsschritte und Aufgaben zusammen, beachten personelle ebenso wie technische Ressourcen und unterstützen Geschäftsprozesse mithilfe von Anwendungen und Systemen.

Geschäftsprozesse hingegen beschreiben die Konzeption und Analyse von Arbeitsabläufen. Hier geht um was „Was“ - Was ist zu tun? Sie sind eng mit Unternehmensstrategie und -zielen verbunden und umfassen Kern- sowie Hilfsprozesse.

Im direkten Vergleich kann dies so aussehen: Die elektronische Posteingangsbearbeitung in Unternehmen beispielsweise stellt einen Geschäftsprozess dar. Alle hierzu notwendigen Aktivitäten wie die Digitalisierung der Eingangspost, Klassifizierung und automatisierte Weiterleitung der eingegangenen Dokumente an den richtigen Bearbeiter sind die zugehörigen Workflows. Mit einem ECM-System können Sie diese elektronischen Workflows leicht abbilden.

Mithilfe eines Workflow Management Systems wird eine Verbesserung der Prozessqualität angestrebt, was sich unter anderem in verkürzten (Prozess-)Durchlaufzeiten, reduzierten Kosten sowie einer erhöhten Transparenz während der Bearbeitung von einzelnen Arbeitsschritten bemerkbar macht. Hier kommt die Doxis Workflow Software (auch Workflow Engine genannt) von SER ins Spiel.

Ein Workflow Management System dient als einheitliche Plattform zur Workflow Steuerung für normative und adaptive Prozesse und bringt zahlreiche Vorteile für das komplette Unternehmen mit sich. Es digitalisiert und optimiert jegliche Geschäftsprozesse, automatisiert strukturierte Prozesse, bildet Ad-hoc-, wissens- und fallbasierte Workflows ab und kombiniert Ad-hoc- und standardisierte Workflows. Weiterhin sorgt es für kürzere Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten von Aufgaben, eine einfache Einhaltung von Gesetzen wie z. B. Aufbewahrungsfristen und schafft Nachvollziehbarkeit und Transparenz über den Bearbeitungsprozess von Geschäftsprozessen. Mit einem Workflow Management System können jederzeit kontextbezogene Informationen für fundierte Entscheidungen gezogen werden und gleichzeitig dient es als revisionssichere Archivierung für jegliche Belege, Dokumente oder Akten.

Normative Workflows sind Routineaufgaben und wiederkehrende Arbeitsabläufe. Sie lassen sich mit elektronischen Workflows automatisieren, da deren Verlauf leicht vorhersehbar ist. Sie werden daher als standardisierte, strukturierte oder normative Workflows bezeichnet. In der Rechnungseingangsverarbeitung z. B. lassen sich digitalisierte Rechnungen Workflow-gestützt verarbeiten: von der Rechnungslesung (Extraktion, Klassifizierung, Validierung) über die Prüfung bis hin zur automatischen Verbuchung und der anschließenden revisionssicheren Archivierung des Rechnungsbelegs sowie des gesamten Vorgangs.

Adaptive Workflows sind wissens- und fallbasiert. Es ist nicht möglich, sie zu automatisieren. Ihr Verlauf ist dynamisch, nicht vorhersehbar und unstrukturiert. Der Bearbeiter entscheidet situativ, wie der nächste Prozessschritt aussieht. Arbeitet das Unternehmen mit einem Enterprise Content Management System, stehen dem Mitarbeiter für die Bearbeitung des Servicefalls alle benötigten Informationen in Form von elektronischen Akten innerhalb des Workflows bereit. Auf dieser Basis kann er fundierte Entscheidungen treffen und ad hoc die nächsten Arbeitsschritte zum Ziel sowie den weiteren Arbeitsablauf des Servicefalls bestimmen und jederzeit anpassen.

Bei adaptivem Case Management werden betriebswirtschaftliche Prozesse eines Unternehmens so abgebildet, dass Mitarbeiter bei der Bearbeitung eines Geschäftsvorfalls unterstützt werden, gleichzeitig aber auch die Freiheit verfügen, eigene Entscheidungen zur Erreichung des Zieles zu verfolgen. ACM-Lösungen fördern somit den Entscheidungsfindungsprozess, erlauben es Mitarbeitern, individuelle Entscheidungen zu treffen und gestalten den Workflow flexibler.