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La aprobación digital de facturas, ahora más sencilla
El proceso de aprobación de facturas suele llevar mucho tiempo. En primer lugar, hay que encontrar a la persona de contacto adecuada, porque solo ella puede aprobar la factura. Si esta persona se encuentra fuera de la oficina por vacaciones o de baja, el proceso de aprobación de facturas se retrasa.
La aprobación digital de facturas cambia todo esto: acelera los procesos de aprobación reduciendo el esfuerzo manual y definiendo claramente las normas de delegación y suplencia. En este artículo, te mostramos cómo el software de aprobación de facturas puede aliviar la carga de los empleados de contabilidad y mejorar los workflows de facturas de principio a fin.
¿Para qué sirve la aprobación digital de facturas?
La aprobación digital de facturas es el último paso del workflow de facturas antes de su contabilización para el pago y proporciona una verificación de los datos y el contenido de estos documentos.
Como proceso de inspección, sirve para un propósito muy específico: comprobar si los precios, las cantidades y cualquier otra información se indica correctamente en la factura. De este modo, esta solo se aprobará para el pago cuando todos los datos estén disponibles correctamente.
El proceso de aprobación digital de facturas
¡Hola, Doxi! ¿Cuál es el proceso de aprobación de las facturas electrónicas?
1. Capturar toda la información de la factura
En los procesos de facturación digitalizados, llegado el momento de la aprobación los datos pertinentes de la factura ya se han capturado electrónicamente y ya se han almacenado. Lo ideal es que el software de gestión de facturas también realice la comprobación de los datos de la factura. Este determina si están disponibles todos los datos necesarios, como el proveedor, el número de factura y los impuestos aplicables.
2. Identificar el centro de costes y el responsable del procesamiento
En el siguiente paso, el software identifica a la persona correcta para aprobar la factura basándose en el centro de costes o departamento registrado. Documentos como las requisiciones o las confirmaciones de pedido contienen información adicional sobre la factura, lo que permite asignarla correctamente.
3. Enviar la factura al responsable
El proceso de aprobación de facturas comienza con el envío de la factura al responsable que se haya identificado. Si la persona está de vacaciones, enferma o no está disponible por otros motivos, se aplica la regla predefinida de delegación y suplencia. Identifica siempre a la persona de contacto adecuada y agiliza así los procesos de facturación.
4. Revisar y aprobar el contenido de la factura
Como parte de la revisión del contenido, el procesador responsable compara la factura con los bienes pedidos y entregados:
¿Coinciden los bienes entregados con los pedidos?
¿El importe de la factura es igual a los bienes entregados?
¿Se han tenido en cuenta las condiciones negociadas y se han indicado correctamente los posibles descuentos?
Como opción, también se admite la aprobación basada en el principio de los 4 ojos. Esto proporciona un nivel adicional de seguridad, especialmente en el caso de facturas de gran importe. Una vez que el responsable del procesamiento ha dado el visto bueno, reenvía la factura en el sistema a otro empleado, que comprueba de nuevo el contenido de la factura y la aprueba.
5. Contabilizar la factura
El departamento de contabilidad recibe la factura una vez que todos los responsables del procesamiento la aprueban. De este modo, los empleados pueden contabilizar las facturas recibidas dentro de los plazos de pago establecidos y evitar sanciones por demora. Así, cuando se contabiliza la factura, se completa el proceso de facturación.
6. Archivado apto para auditorías
Tras la contabilización, se archiva la factura y todos los documentos relacionados con la transacción en un formato apto para auditorías. Los estándares para el archivado de documentos como las facturas están definidos por la normativa correspondiente según el país.
Guía de gestión documental
Esta guía práctica te ayudará a encontrar e implementar el DMS que mejor se adapte a ti. Además, incluye checklists, casos reales y más.
Leer ahoraDe la aprobación digital a la aprobación inteligente de facturas
La aprobación digital de facturas puede ayudarte a utilizar tus recursos de forma más eficaz. Las reglas predefinidas de delegación y suplencia minimizan las interrupciones en el workflow, mientras que las transferencias y revisiones basadas en software promueven la agilización de los workflows y liberan a los empleados de tareas rutinarias. De este modo, el proceso de aprobación de facturas es mucho más rápido y menos estresante.
Workflows de facturación como parte de un sistema ECM
Integrados en un sistema de gestión del contenido empresarial (ECM), los workflows de facturación casi siempre están automatizados. En comparación con un sistema de gestión documental (DMS), un sistema ECM puede mapear procesos P2P completos, si así se desea. Como resultado de las prestaciones adicionales que proporciona un sistema ECM para el procesamiento electrónico de facturas se consiguen unos procesos de facturación aún más rápidos:
- La información sobre el centro de costes, el departamento y el empleado responsable de procesar la factura ya está disponible cuando se recibe la factura.
- Los empleados solo compran a proveedores verificados que, como mínimo, cumplen la ley sobre cadenas de suministro.
- Las facturas se almacenan en el sistema en función de la orden de compra.
- Todos los documentos completados se archivan a prueba de auditorías en el sistema de archivado adecuado, en paralelo al workflow de facturas.
Todos los procesos están interconectados. Por ejemplo, la información de la planificación de necesidades y la requisición se almacena en el libro mayor, lo que evita la introducción manual de la información y la búsqueda de centros de coste y responsables de procesamiento.
Lo mismo se aplica a los datos de los proveedores como parte de la requisición: las condiciones negociadas, así como la visualización únicamente de los proveedores verificados, facilitan a los empleados la compra de bienes y a contabilidad su revisión.
Automatización de las cuentas por pagar como parte de un procesamiento automatizado de las facturas
Si los datos están siempre disponibles en formato electrónico, puede utilizar Doxis para automatizar el procesamiento de facturas, desde la recepción de la factura hasta el archivado de los documentos. Es decir, permite una automatización de las cuentas por pagar.
En Doxis, el proceso electrónico incluye los siguientes pasos:
- Doxis almacena las facturas en el libro mayor, independientemente del canal de entrada.
- El servicio de extracción, combinado con el aprendizaje automático, extrae los datos de las facturas y los almacena de forma estructurada en el sistema para una mejor visión de conjunto.
- Las entradas manuales ya no son necesarias gracias al cotejo automático de los datos de las facturas con los datos de las órdenes de compra del sistema ERP.
- Si todos los datos están almacenados correctamente en el sistema, Doxis lanza el workflow de aprobación de facturas.
- Tras aprobar la factura, Doxis la transmite a contabilidad.
- De este modo, las facturas aprobadas se archivan inmediatamente en un formato apto para auditorías.
Ventajas de la aprobación electrónica de facturas
Configurar la aprobación de facturas de forma automática y digital optimiza los procesos de principio a fin. La transición desde procesos en papel hacia estándares digitalizados conlleva mucho más potencial de ahorro del que supone el simple recorte de gastos en papel.
Los sistemas digitales y automatizados aceleran los tiempos de procesamiento y proporcionan una mejor visión general, así como un mayor control sobre todos los procesos:
Etapas de trabajo transparentes y rastreables
- Mejor planificación de la liquidez y toma de decisiones financieras
- Presentación clara de las facturas previstas, pendientes y pagadas
- Reducción de los malentendidos en el proceso
- Minimización de errores en los procesos de aprobación
Resumen Ejecutivo: Estudio del Impacto Económico Total™
Resumen Ejecutivo: Estudio del Impacto Económico Total™
Leer ahoraMedición del éxito y la optimización
Los sistemas ECM inteligentes te ayudan a medir el éxito. Doxis, por ejemplo, te proporciona informes y gráficos claros, incluidos los KPI más recientes.
Las empresas ajustan sus procesos de aprobación de facturas basándose en el feedback y la evaluación de indicadores clave de rendimiento (KPI).
En lo que a contabilidad digital se refiere, los KPI pueden centrarse en lo siguiente:
- Costes por factura: Indica la cantidad de dinero por factura que gasta la empresa.
- Plazo de cuentas por pagar: Muestra el tiempo transcurrido entre la recepción de una factura y el pago efectivo.
- Ratio de facturas procesadas automáticamente: Mide el porcentaje de facturas totalmente automatizadas en relación con el número total de facturas procesadas.
- Ratio de coincidencias iniciales: Proporciona información sobre el número de intervenciones manuales en el proceso de pago y los retrasos resultantes.
Procesos seguros y más rápidos gracias a la aprobación digital de facturas
El software de facturación ECM transfiere las tareas necesarias para la aprobación de facturas a un sistema electrónico y las integra en el contexto general de los procesos empresariales P2P. La ventaja es que los workflows de facturas son transparentes y se pueden rastrear con enorme facilidad, lo que simplifica en gran medida el proceso de aprobación.
El procesamiento es menos propenso a errores gracias a unos flujos consistentes y se minimizan las necesidades en cuanto a recursos gracias a la inteligencia artificial y las fases automatizadas, como la automatización de cuentas por pagar.
Doxis permite a las empresas aprobar sus facturas de forma eficaz y proporciona una solución preparada para el futuro que se escala a la medida de sus necesidades.