El centro de costes: Clave para optimizar el proceso P2P

Los centros de costes son áreas organizacionales incluidas dentro de una empresa. Éstas incluyen departamentos como el administrativo, el de producción, el de marketing, el de logística o el de ventas. Las ubicaciones, así como los proyectos desarrollados a nivel empresarial o departamental, también pueden representar centros de costes.
Los centros de costes se clasifican en función de los siguientes criterios:

• Aspectos espaciales
• Función
• Proyectos

Funciones y objetivos de los centros de costes

Los centros de costes proporcionan información sobre el origen de los gastos en una empresa y los clasifican para separarlos de otras áreas. En función del tipo de centro de costes, es posible identificar claramente y al instante a qué área de responsabilidad pertenecen las cuentas pendientes, por ejemplo. Esto hace que el control de los gastos resulte mucho más sencillo y, gracias a que la asignación es totalmente transparente, es posible comprobar la rentabilidad de cada área organizacional y saber dónde hay que realizar modificaciones. Además, también facilita enormemente la planificación y el monitoreo de los presupuestos.
Por otro lado, permite disponer de los datos necesarios para mejorar la toma de decisiones presupuestarias. Como resultado de ello, los departamentos pueden realizar una labor más eficiente debido a que son capaces de reconocer al instante de dónde proceden los gastos y en qué lugares de los procesos existe potencial de ahorro. De esta forma, se consigue alcanzar el objetivo global de los centros de costes, que consiste en optimizar la rentabilidad en todas las áreas organizacionales.

Diferencia respecto a otros objetos de coste

El término «centro de costes» aparece, por ejemplo, durante el procesamiento de facturas o recibos. Además de este, en el ámbito de la contabilidad se emplean otros conceptos como «tipo de coste» u «objeto de coste». Si bien todos ellos están relacionados entre sí, lo cierto es que tienen distintas funciones, tal y como se describe a continuación:

• Los centros de costes clasifican los costes según su origen: por ejemplo, departamentos, ubicaciones o proyectos.
• Los tipos de coste los clasifican en función de su categoría: por ejemplo, costes de adquisición de materiales, gastos asociados al transporte, etc.
• Los objetos de coste los clasifican en función del objeto final para el que se acumulan los costes: por ejemplo, los productos que fabrica y vende una empresa.

En otras palabras, los centros de costes muestran dónde se incurren los gastos, los tipos de costes indican de qué forma aparecen y los objetos de coste se relacionan con las dos categorías anteriores para ofrecer información sobre cuál es el producto final de la empresa para el que se han generado los costes. No obstante, esto solo se aplica a los centros de costes primarios.

Dentro de una empresa, los centros de costes pueden ser primarios, secundarios o de servicios.

Centros de costes primarios

Los centros de costes primarios son aquellos creados con un propósito operativo dentro de la empresa, es decir, los que incluyen todos los gastos en los que incurre una empresa para fabricar o vender un producto. A su vez, esta categoría se subdivide en otras, como el centro de costes de producción, el centro de costes administrativos, el centro de costes de transportes o el centro de costes de gestión de materiales.

Centros de costes secundarios

Los centros de costes secundarios, por su parte, son las áreas de la organización en las que se crean productos secundarios. No están directamente implicados en la generación de valor principal de la empresa, sino que prestan sus servicios al resto de centros de costes de la compañía.
Por tanto, desempeñan un papel de apoyo o, dicho de forma más precisa, son «proveedores de servicios». Algunos ejemplos de este tipo de centros serían los relacionados con costes de los servicios de seguridad, gestión de flotas, gestión de obras y servicios de ingeniería o conserjería.

Centros de costes de servicios

Además de los dos tipos principales antes mencionados, también existen los centros de costes de servicios, que prestan sus servicios a un centro de costes primario. No obstante, si bien los centros de costes primarios se pueden asignar directamente a un objeto de coste, en este caso los costes se asignan de manera indirecta.

Creación de una estructura para los centros de costes

Un plan de centros de costes puede ayudar a dividir los gastos de la empresa en centros de costes primarios, secundarios y de servicios organizados jerárquicamente. En primer lugar, es necesario definir las áreas de costes de más alto nivel. En función del tamaño y las sucursales de la empresa, estas pueden representar ubicaciones, funciones o departamentos. Se entiende por centros de costes «del más alto nivel» los departamentos Administrativo, de Producción, de Ventas y de Recursos Humanos de la compañía, por ejemplo.
El siguiente paso corresponde al inicio de la división en subcategorías. Aquí, los costes de cada área del negocio se deben clasificar en función de sus respectivos campos de actividad. El Departamento de Producción, por ejemplo, se divide en los centros de costes de producción, gestión de materiales, marketing y adquisiciones,
creando así una estructura de centros de costes. Estos serían algunos ejemplos de cómo quedaría la división:

• Centro de costes de Administración > subcentro de costes de empresa > subcentro de costes subordinado de registros de la empresa
• Centro de costes de Fabricación > subcentro de costes de software> subcentro de costes subordinado de implementación de software
• Centro de costes de Ventas > subcentro de costes de feria comercial > subcentro de costes subordinado de stand de feria comercial
• Centro de costes de Recursos Humanos > subcentro de costes de contratación > subcentro de costes subordinado de reclutamiento activo

El objetivo es dividir los centros de costes de tal forma que los gastos asociados a cada objeto de coste particular se presenten de forma totalmente transparente.

De esta forma, se convierten en una herramienta muy importante para el controlling. Además, han demostrado tener un gran potencial de mejora en la elaboración de presupuestos y capacidad de influencia en las decisiones empresariales. En el caso del controlling, por ejemplo, los centros de costes se pueden emplear para identificar si la empresa precisa de una reestructuración que consiga que sus operaciones resulten más rentables, o si sería posible reducir la plantilla. Asimismo, los centros de costes suelen servir para ver cómo se deben redistribuir los presupuestos para maximizar los beneficios a partir de los procesos. Esto se puede ver con la contabilidad por centros de costes, que compara los costes reales con el rendimiento de un producto para determinar su éxito o, dicho de otra forma, su viabilidad económica para la empresa.

Asignación de centros de costes: métodos

La contabilidad por centros de costes organiza los centros de costes a partir de distintos métodos. En primer lugar, se encuentra la asignación de gastos generales, es decir, la de aquellos que no se pueden atribuir a un área o producto concretos.
Estos son los métodos que emplean las empresas para calcular los gastos generales compartidos:

• Método clave: las claves de asignación determinan la ratio en función de la cual se asignan los costes a los distintos centros de costes.
• Método promedio: los costes generales se distribuyen en la misma proporción entre todos los centros de costes relevantes.

Por otro lado, se encuentra la contabilidad de servicios internos, que hace referencia a los costes derivados de servicios que se prestan las distintas áreas del negocio entre sí. También existen métodos de cálculo para este tipo de contabilidad, como los siguientes:

• Método del tipo de coste: los costes de los servicios prestados a nivel interno se asignan directamente a un centro de costes primario.
• Método escalera: Los centros de costes de primera etapa asignan costes a los centros de costes de última etapa, por lo que los centros de costes de primera etapa solo prestan servicios a los centros de costes de última etapa.

Optimización de los centros de costes: así funciona

Cada centro de costes incluye varios tipos de costes que se deben evaluar de forma detallada para tratar de entender la proporción en la que cada uno de estos contribuye a los costes totales. Por ejemplo, cuando se evalúa el proceso de adquisición, los insights pueden dar lugar a optimizaciones que resulten en un proceso P2P más eficiente y rentable. Otro caso que podría darse es el hecho de que durante la evaluación del proceso de adquisición aparezca un fenómeno muy extendido conocido como «maverick buying». Este término hace referencia a las compras realizadas por los empleados fuera de los canales habituales que, además, no notifican al Departamento de Compras como corresponde. En este caso, hay muchos mecanismos de control, como la automatización de los procesos manuales que permite estandarizar los workflows. De esta forma, se minimizan las compras efectuadas al margen de los procedimientos y se incrementa la productividad en todas las etapas, desde la compra hasta la facturación.

Los centros de costes repercuten de extremo a extremo en las cadenas de valor de una empresa, puesto que contribuyen a lo siguiente:

• Mejorar la transparencia y el control de los costes;
• respaldar las elaboraciones de presupuestos y las planificaciones financieras; e
• influir en las tomas de decisiones estratégicas.

Idealmente, los costes se pueden controlar desde el momento en el que se originan, es decir, en la etapa de compras. Esto es precisamente lo que hace la automatización inteligente de procesos Purchase-to-Pay con Doxis, que se encarga de estandarizar y automatizar los procesos de adquisición en toda la empresa siempre que los costes se clasifiquen en centros de costes.

Hola, Doxi, ¿cómo funcionan los procesos P2P en Doxis?

En contabilidad, los centros de costes sirven para indicar cuál es el origen de los costes dentro de una empresa que, en la mayoría de los casos, se pueden asignar directamente a un objeto de coste. En primer lugar, las comparaciones obtenidas ayudan a mostrar la rentabilidad del objeto de coste para la empresa. Por otro lado, los centros de costes contribuyen a las tareas de controlling mostrando las áreas en las que es necesario implementar mejoras para optimizar la generación de valor total del objeto de coste.

Las herramientas como la automatización inteligente de procesos Purchase-to-Pay con Doxis se basan en workflows automatizados y estandarizados. De esta forma, se reduce la posibilidad de cometer errores y se incrementa la consecución de los objetivos en los procesos de adquisición o, dicho de otra forma, los procesos se vuelven más rentables.

Preguntas frecuentes sobre los centros de costes