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Guía para una gestión precisa del ciclo de vida de los contratos
La administración del ciclo de vida de un contrato consta de varias etapas esenciales, como la redacción, la revisión, la aprobación, la firma, el archivado y la gestión de plazos. El procesamiento manual de todos estos pasos incrementa enormemente la probabilidad de cometer errores. Por suerte, el software de gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM) ofrece una visión panorámica que permite a las empresas llevar a cabo una evaluación continua y mitigar los riesgos de manera constante.
Sigue leyendo para descubrir la forma en que esta tecnología, combinada con insights estratégicos, puede ayudarte a garantizar y optimizar las operaciones de contract management. Aprovecha las ventajas de esta herramienta y olvídate de quebraderos de cabeza.
¿Qué es la gestión del ciclo de vida de los contratos?
Tanto si deseas profundizar en los pormenores de la gestión del ciclo de vida de los contratos como si eres un responsable de IT que desea ayudar a su equipo a salir del atolladero de la gestión manual, seguramente sabrás que el CLM proporciona un enfoque estratégico para el contract management en todas las etapas del ciclo de vida de los contratos: redacción, creación, negociación, implementación, archivado, monitoreo, renovación y rescisión. En el CLM, el contract management no se inicia con la firma del contrato, sino con la redacción del borrador inicial, y finaliza con la renovación o la rescisión y el posterior archivado del documento.
Para lograr este cometido, el CLM estandariza los procesos para que se lleven a cabo de forma sistemática y eficiente. En otras palabras, esto quiere decir que una mejor comprensión de los procesos relacionados con los contratos puede reducir costes y riesgos de principio a fin.
Oportunidades para los sistemas de CLM digital
Aprovechar el marco estratégico de las soluciones de CLM digital ofrece ventajas significativas que refuerzan las operaciones y contribuyen a la consecución de los objetivos principales de tu empresa. Estos son los motivos por los que la gestión del ciclo de vida de los contratos beneficia a las actividades de tu empresa:
- Contextualiza los procesos contractuales dentro de los procesos empresariales.
- Mejora la transparencia de los procesos para minimizar los riesgos de incumplimiento normativo.
- Ayuda a ahorrar tiempo y a aliviar la carga de los empleados a través de la automatización.
- Minimiza la propensión a errores en los procesos e incrementa la seguridad en el ámbito normativo.
Las empresas que digitalizan los procesos relacionados con contratos operan de forma más ágil debido a que el software de CLM se encarga de optimizarlos continuamente. En el caso de la gestión de contratos en un sistema de gestión documental (DMS), por ejemplo, tendrás controlada en todo momento la siguiente información:
- Dónde se ubican los documentos de los contratos,
- qué información incluyen,
- quién se ha encargado de crearlos y de actualizarlos por última vez, y
- cuáles son las próximas fechas de vencimiento.
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Leer ahoraGuía de CLM: el ciclo de vida de los contratos, paso a paso
Un contract management continuo implica la gestión de los contratos durante todo su ciclo de vida, que consta de los cinco pasos descritos a continuación:
Paso 1: redacción y creación de un contrato
El ciclo de vida de un contrato comienza con el template management. Puesto que todas las actividades comerciales de una empresa se basan en acuerdos contractuales, sería demasiado tedioso tener que redactar documentos independientes para cada contrato de empleo, de proveedores o de servicios. En lugar de ello, las empresas pueden utilizar plantillas para redactar contratos que sigan un mismo patrón y estandarizar el contenido incluido en ellos.
Dichas plantillas ayudan, por tanto, a definir la estructura de los contratos y la información más relevante. Un contrato empresarial estandarizado, por ejemplo, incluye información legal como plazos, cláusulas y sanciones. Los módulos de texto, como los campos que se autocompletan con datos específicos de la empresa, ayudan a simplificar la creación de contratos individuales.
Si nos basamos en el ejemplo de un contrato de empleo, la primera etapa del ciclo de vida consistiría en algo similar a lo siguiente:
- La persona encargada selecciona una plantilla en función del tipo de contrato deseado (en nuestro caso, un contrato de empleo para un puesto a jornada completa).
- Aparece una pantalla en la que se solicita toda la información relevante, como los datos maestros del nuevo empleado, la información salarial, si se trata de un contrato temporal, el periodo de prueba, la ubicación y más.
- A continuación, el sistema rellena los campos correspondientes en la plantilla del contrato con la información proporcionada.
El uso de plantillas no solo agiliza la creación de contratos, sino que minimiza la aparición de errores en comparación con los métodos tradicionales. El uso de este enfoque moderno y eficiente está cada vez más extendido. De hecho, lo más probable es que tus competidores ya lo estén utilizando.
Paso 2: revisión y aprobación del contrato
La etapa de revisión representa una parte fundamental de la gestión del ciclo de vida de los contratos. Este paso incluye una evaluación del contrato generado por parte del Departamento Legal de la empresa para identificar posibles riesgos para el negocio. Generalmente, el proceso de revisión incluye la realización de una evaluación de riesgos o, directamente, la gestión de los riesgos. En el caso de los documentos contractuales más sencillos, como los contratos de compra o de empleo estándar, es posible que no sea necesario llevar a cabo una revisión legal completa. Aún así, sí deberían seguir siempre el principio de los cuatro ojos para garantizar un buen nivel de precisión y rigurosidad.
Este principio de los cuatro ojos incluye lo siguiente:
- Doble aprobación: para cualquier acción, será necesaria la aprobación de al menos dos personas a fin de incrementar la responsabilidad y reducir la propensión a errores.
- Análisis más exhaustivo: será necesaria la implicación de más de una persona para revisar cada documento y decisión para evitar posibles descuidos.
- Responsabilidad compartida: las responsabilidades se reparten entre varias personas. Esto resulta fundamental en el caso de decisiones críticas o sensibles.
- Seguridad reforzada: favorece la protección frente a fraudes y filtraciones de los datos, especialmente en el caso de las transacciones financieras o sensibles.
Tras la revisión, el contrato estará listo para la firma.
Paso 3: firma del contrato
En la tercera etapa, la parte contratante firma el contrato y se lo presenta al partner correspondiente. El uso de sistemas de firma digital como DocuSign permite firmar documentos de forma digital y con arreglo a la legislación vigente. Una vez firmado el contrato, los términos y condiciones incluidos en él pasan a ser vinculantes.
Paso 4: monitoreo del contrato
No basta con archivar los contratos una vez firmados, sino que se necesita llevar a cabo una supervisión continua para garantizar su efectividad en todo momento. La gestión del ciclo de vida de los contratos gira en torno a la combinación minuciosa y precisa de las tareas de gestión de riesgos y monitoreo de plazos. Esto garantiza que el contrato no solo represente un acuerdo formal, sino que actúe como un marco dinámico capaz de evolucionar y adaptarse al paso del tiempo.
Actividades como la evaluación de posibilidades de ampliación, el análisis exhaustivo de los plazos de notificación y la preparación para procesos de renegociación con partners empresariales son fundamentales en esta etapa. La necesidad de renovación surge a menudo a raíz de la aparición de nuevas leyes que modifican el panorama normativo o cuando determinados aspectos prácticos del negocio contradicen términos previamente acordados.
Paso 5: archivado del contrato
El contract management finaliza con el archivado del contrato una vez que este ha llegado a su fin. Las empresas están legalmente obligadas a conservar este tipo de documentos durante un mínimo de seis años. El control de versiones permite archivar todos los contratos de manera íntegra, rastreable y apta para auditorías.
Los sistemas digitales van un paso más allá, puesto que no se limitan a almacenar estos documentos de forma segura, sino que facilitan las labores de búsqueda y acceso en todo momento. Esto, además de resultar muy cómodo, ayuda a garantizar la disponibilidad permanente de la información clave, especialmente durante procesos de revisión o auditoría que requieren análisis más minuciosos.
Contract management 360° con Doxis
Las empresas de primer nivel se están deshaciendo rápidamente de las ineficiencias asociadas al contract management manual gracias a plataformas como Doxis, que les ayudan a ir un paso por delante. Doxis permite gestionar todos los aspectos del ciclo de vida de un contrato, desde la planificación y la creación hasta la firma digital, la administración, el seguimiento de plazos y la modificación de las condiciones contractuales.
Puesto que se trata de un sistema de gestión del contenido empresarial (ECM), su labor no se limita únicamente a la administración de los contratos, sino que optimiza todo el proceso para que las empresas trabajen de forma más inteligente y con menos riesgos y puedan adaptar los contratos en función de las necesidades en constante cambio.
Template management en la etapa de planificación del CLM de Doxis
En Doxis, el ciclo de vida de los contratos comienza con la etapa de redacción. Para ello, se trabaja tanto con plantillas de documentos como con módulos de texto diseñados para optimizar el proceso. Las plantillas resultan especialmente útiles en el caso de los contratos, ya que siguen una estructura estándar que varía en función de la modalidad concreta de cada uno. Un contrato de empleo, por ejemplo, es diferente de uno de compra. Mediante la creación de plantillas en Doxis es posible rellenar rápidamente documentos contractuales estandarizados con los datos específicos necesarios.
Te contamos cómo hacerlo:
Para cara tipo de contrato, como los de arrendamiento, por ejemplo, debes generar una pantalla que incluirá campos en los que tendrás que introducir la información más importante. En este caso concreto, podría tratarse de datos como la unidad de alquiler, el periodo de duración del contrato y la ubicación de la propiedad. Dicha pantalla también recoge otros elementos estándar, como los periodos de notificación y la responsabilidad. ¿El resultado? Una forma más rápida y eficiente de redactar contratos personalizados y coherentes.
Contract management en Doxis: de la creación al archivado
Oye Doxi, ¿cómo es el proceso de gestión de contratos en Doxis?
Una vez que se hayan creado todas las plantillas de contratos, comienza el proceso de contract management. A continuación te mostramos cómo gestionar todos los procesos clave del ciclo de vida de los contratos con Doxis:
1. Almacena la información del contrato: en primer lugar, selecciona el tipo de contrato y el partner. A continuación, rellena todos los campos importantes con información sobre la relación contractual y el tipo de contrato.
2. Crea un contrato: elige una plantilla para que Doxis transfiera toda la información almacenada.
3. Guarda el contrato en una carpeta: almacena el contrato que has creado en la carpeta digital de Doxis correspondiente. La herramienta ofrece un sistema de archivado en carpetas estandarizado con una estructura uniforme que simplifica la colaboración entre departamentos en las tareas relacionadas con los contratos.
4. Revisa los contratos: los contratos que necesitan una revisión y un análisis de riesgos por parte del equipo jurídico de la empresa se envían directamente al Departamento Legal. Además, es muy sencillo llevar un seguimiento del estado actual de cada contrato incluido en el workflow y en los registros de procesos para garantizar una visibilidad total durante todo el proceso de revisión.
5. Firma los contratos: una vez que se apruebe el contrato, basta con iniciar el workflow de firma. La persona firmante recibe un enlace por correo electrónico que le permite firmar de manera electrónica a través de sistemas como DocuSign o AdobeSign. El documento firmado se completa con un sello de tiempo y pasa a estar inmediatamente disponible en Doxis para la revisión.
6. Archivado de los contratos: una vez que finaliza el contrato, Doxis permite archivar los documentos según un sistema apto para auditorías que cumple con el RGPD de la UE. Gracias a la gestión integrada de conservación y eliminación, Doxis garantiza un control absoluto de los plazos y un cumplimiento estricto de los requisitos normativos relacionados con la gestión de documentos durante todo el ciclo de vida del contrato.
Además, si lo integras en el ERP o CRM que utilizas de forma habitual, Doxis llevará a cabo una comparación continua entre los datos de los contratos y los datos maestros almacenados para garantizar la correcta actualización y la ausencia de errores en los documentos.
Los ECM siguen siendo los preferidos para llevar el seguimiento de los contratos.
Tal como hemos demostrado a lo largo del artículo, la realidad de la gestión del ciclo de vida de los contratos dista mucho de la imagen de un trabajador de oficina ahogado en un mar de papeleo que podría tener una persona ajena a este tema. En lugar de ello, se trata de establecer un proceso sin fisuras que permita gestionar los contratos desde su redacción hasta su archivado final. Los sistemas de gestión del contenido empresarial como Doxis priorizan la estructura y la visibilidad a fin de reducir los posibles riesgos y garantizar el cumplimiento en todo momento. Estos sistemas ofrecen también la agilidad necesaria para adaptarse rápidamente a cambios en la legislación o en las condiciones de los contratos y, de esta forma, mantener la eficiencia y la relevancia de los procesos. Los sistemas de ECM convierten el contract management en una tarea precisa, controlada y optimizada que se aleja por completo de las ineficiencias de los métodos tradicionales. No lo dudes más y aprovecha todas las ventajas que ofrece esta tecnología para tu empresa.
Contacta con nosotros hoy mismo. Nuestros expertos estarán encantados de mostrarte las capacidades de Doxis y el impacto que tendría sobre tus procesos de gestión del ciclo de vida de los contratos.