Optimización de la facturación B2B y el intercambio de datos con Peppol

Peppol son las siglas de «Pan-European Public Procurement Online» (en español, adquisiciones públicas paneuropeas online). Se trata de una red internacional gestionada por la organización sin ánimo de lucro OpenPeppol. Las empresas la utilizan para intercambiar documentos con entidades de todo el mundo como parte de los procesos de adquisición electrónica.

Originalmente, Peppol se creó con el objetivo de hacer que las licitaciones del sector público resultasen más accesibles para las pymes de toda la Unión Europea. Sin embargo, con el paso del tiempo se ha convertido en una herramienta esencial para las compañías que necesitan un proceso de transferencia de documentos estandarizado a nivel internacional.  

El principal objetivo de Peppol consiste en ofrecer una infraestructura técnica que permita estandarizar y armonizar el intercambio de documentos en procesos de adquisición electrónica internacionales entre empresas y autoridades. Esto aporta grandes beneficios para todo tipo de empresas, como los siguientes:

• Peppol transfiere todos los documentos como parte de los procesos de adquisición y gestiona toda la correspondencia electrónica online.
• Peppol estandariza el canal de transmisión de los documentos para garantizar el cumplimiento con la legislación y los estándares aplicables en cada país.'
  
  
• Peppol permite la transmisión electrónica y automatizada de documentos de máquina a máquina (M2M), lo que reduce la cantidad de errores humanos.
  
  
• Peppol incrementa la eficiencia del intercambio de documentos entre organizaciones a través de funciones como la exportación masiva de facturas electrónicas.

Peppol desempeña una doble función en cuanto al intercambio de documentos electrónicos.

1.    Peppol como red: Peppol opera como marco internacional para facilitar el intercambio seguro y estandarizado de documentos de adquisición electrónica a nivel internacional. Para ello, las empresas se conectan a esta red a través de puntos de acceso certificados, lo que favorece una comunicación totalmente fluida independientemente de las diferencias existentes entre los sistemas internos de cada organización.

2.    Peppol como formato: Además de sus capacidades como red, Peppol brinda especificaciones estandarizadas para documentos conocidas como Peppol BIS, siglas cuyo significado en español sería «especificaciones de interoperabilidad para empresas». Estas especificaciones definen la estructura y el contenido de documentos como pedidos y facturas para garantizar la coherencia y el cumplimiento con diversas normativas regionales. Asimismo, asegura el cumplimiento de la norma EN 16931.

Es conveniente pensar en Peppol como una red. Así, entenderemos más fácilmente que podemos usar esta herramienta para el envío electrónico entre remitentes y destinatarios de documentos relacionados con las adquisiciones, como facturas, confirmaciones de proveedores o catálogos.

En esta red, ambas partes deben conectarse a Peppol a través de un punto de acceso certificado y específico para cada país que actúa como puerta de enlace para el intercambio seguro y fiable de documentos.

El formato estandarizado y los puntos de acceso de Peppol facilitan la comunicación entre países y sistemas, lo que resulta muy valioso para las transacciones B2B asociadas a operaciones multinacionales.

Las organizaciones realizan el intercambio de datos a través de la red eDelivery de Peppol, a la que acceden mediante los puntos de acceso correspondientes, que están principalmente gestionados por empresas del sector privado. Cada punto de acceso asigna un Peppol ID a una empresa que le permite para registrarse en la red eDelivery. El intercambio de datos en esta red se realiza a partir de lo que se conoce como el modelo de las cuatro esquinas, compuesto por los siguientes elementos:

• el remitente,
• el punto de acceso a Peppol del remitente,
• el destinatario y
• el punto de acceso a Peppol del destinatario.

Del remitente al destinatario: el proceso de Peppol

El proceso de envío de una factura electrónica entre remitente y destinatario a partir del modelo de las cuatro esquinas sería similar a lo siguiente:

1. El remitente envía la factura electrónica a su punto de acceso e introduce el Peppol ID del destinatario.
2. A continuación, la factura electrónica se envía del punto de acceso del remitente al punto de acceso del destinatario correspondiente al Peppol ID facilitado.
3. La plataforma de recepción de facturas del destinatario recibe la factura electrónica para iniciar el procesamiento de facturas entrantes.

Peppol garantiza una transmisión segura de los datos en entornos B2B y B2G que cumple con los estándares de protección de datos más elevados en cada etapa, incluido el envío de documentos a los puntos de acceso. La certificación de Peppol permite identificar fácilmente los puntos de acceso autorizados.

Además, la red Peppol cumple con todas las normativas sobre protección de datos. De esta forma, los compradores y las empresas pueden llevar a cabo una comunicación segura y transparente en virtud de la legislación aplicable, ya que Peppol registra todas las interacciones.

Peppol es una red internacional que permite el intercambio de documentos electrónicos estandarizados, como facturas y pedidos, entre empresas e instituciones gubernamentales. El uso de esta herramienta está muy extendido en toda Europa, al igual que en países como Singapur, Australia y Nueva Zelanda.

Si bien Peppol ofrece un marco unificado para los procesos de facturación electrónica, no es requisito obligatorio utilizar esta red ni representa la única solución disponible en todos los países. De hecho, es posible que algunos de ellos cuenten con plataformas y normativas de facturación electrónica propias que no sean totalmente compatibles con el uso de Peppol. Por ejemplo, en Alemania se utiliza el formato estándar XRechnung para la facturación a entidades del gobierno federal y, aunque Peppol también facilita estas transacciones, no es la única alternativa disponible en el país.

Por este motivo, la mejor forma de proceder es que las empresas analicen los requisitos sobre facturación electrónica específicos de cada país en el que operan. En algunos casos, puede que sea necesaria la integración con plataformas locales junto con (o en lugar de) Peppol para garantizar el cumplimiento de la legislación nacional.

Si bien eran originalmente las Administraciones públicas las que utilizaban Peppol para cumplir con requisitos sobre facturación electrónica de la UE (como la Directiva 2014/55/EU), lo cierto es que su uso se ha ido expandiendo a otros ámbitos con el paso del tiempo. Actualmente, es el sector privado el principal responsable del crecimiento de Peppol, que se ha convertido en una herramienta fundamental para lograr transacciones eficientes y fiables entre distintos territorios y entornos normativos.

Peppol es una red fiable que favorece el intercambio sencillo de documentos electrónicos entre empresas de distintos países mediante el uso de formatos estandarizados. A pesar de sus increíbles capacidades de optimización de los procesos de facturación B2B internacionales, no siempre puede sustituir a determinadas plataformas específicas de cada nación, como Chorus Pro en Francia, cuyo uso es obligatorio para enviar facturas a entidades gubernamentales y que también es compatible con el sector B2B. El verdadero valor de Peppol reside en su capacidad para incrementar la eficiencia de las operaciones entre distintas partes a través de un intercambio de documentos seguro y estandarizado. A menudo, este enfoque satisface de forma natural las necesidades en cuanto a cumplimiento e interoperabilidad. No obstante, Peppol suele trabajar en cooperación con otros sistemas locales en lugar de actuar como una solución independiente.

El formato de BIS Billing de Peppol cumple con la norma europea EN 16931, lo que garantiza el cumplimiento de diversas normas obligatorias sobre facturación electrónica en todo el continente. De esta forma, si operas en la red que permite el uso de Peppol, el formato BIS está suficientemente estandarizado como para cumplir con los requisitos necesarios sin necesidad de convertirlo a formatos específicos, como el XRechnung en Alemania o Factur-X en Francia. Esto simplifica los procesos al garantizar la compatibilidad de un único formato en varias jurisdicciones y reduce la complejidad asociada a la gestión de distintos formatos de facturas electrónicas en cada país.

¿Por qué es importante? Para las empresas que operan a nivel internacional, especialmente si cuentan con socios dentro de Europa, es esencial emplear el formato de facturación electrónica adecuado para garantizar que las transacciones se lleven a cabo de forma fluida y en pleno cumplimiento de la normativa local. Esto resulta más fácil gracias a la compatibilidad de la red de Peppol con diversos formatos, como el UBL (Universal Business Language) y CII (Cross Industry Invoice), que elimina la necesidad de que las empresas modifiquen el formato de las facturas en función del país de destino.

Al conectarse a través de Peppol, las empresas pueden satisfacer los requisitos sobre facturación de los distintos países que forman parte de su red y, de esta forma, cumplir con la normativa local sin grandes esfuerzos. Todo ello permite simplificar las transacciones internacionales y garantizar un funcionamiento fluido de los procesos.

Puedes gestionar de forma óptima las facturas entrantes de Peppol gracias a Doxis eDocument Exchange for Incoming Invoices. Este sistema permite la gestión inmediata de facturas electrónicas y elimina todo tipo de retrasos.
Procesamiento de facturas con Doxis en 6 pasos:

1.   Admisión de facturas digitales entrantes: Doxis admite de forma automática la factura digital entrante para su posterior procesamiento a través de la interfaz de Peppol.

2.   Captura de datos de la factura: Doxis registra todos los datos relevantes de la factura y la prepara para la etapa de interpretación. A continuación, la solución almacena la factura electrónica en la carpeta digital relacionada con el contexto.

3.    Revisión de facturas: Doxis comprueba si la factura recibida es correcta en cuanto a formato y datos. En caso de que lo sea, transfiere los datos de la factura a tu sistema ERP en el formato adecuado.

4.   Aprobación de facturas: Doxis activa el workflow de aprobación para las facturas electrónicas verificadas mediante su envío al empleado correspondiente. A continuación, este aprueba rápidamente la factura como parte del workflow interno de autorización multietapa. En el caso de la automatización de cuentas por pagar, por ejemplo, no será necesaria la intervención humana para las facturas que se encuentren por debajo de un umbral preestablecido.  

5.    Contabilización de facturas: Doxis transfiere los datos relevantes para la contabilización de las facturas aprobadas a tu ERP o sistema de contabilidad financiera. A continuación, los empleados procesan la factura contabilizada dentro de la fecha de vencimiento prevista.

6.    Archivado de facturas apto para auditorías: Doxis archiva la factura electrónica siguiendo un método apto para auditorías según lo dispuesto en el GoBD.

Para terminar, repasemos rápidamente lo que acabamos de ver. Ahora sabemos que las empresas y organizaciones utilizan Peppol para intercambiar documentos en procesos de adquisición, lo que incrementa la eficiencia y la fluidez de las transacciones locales e internacionales. Además, la estandarización del intercambio de datos facilita enormemente el envío de documentos como facturas electrónicas.

También hemos aprendido que es posible enviar facturas a través de Peppol con el formato de BIS Billing, diseñado para cumplir con la normativa europea sobre facturación electrónica y que se amolda correctamente a diversos formatos nacionales específicos como el XRechnung de Alemania o el Factur-X de Francia. Para garantizar la optimización continua de los procesos, recomendamos implementar además un DMS impulsado por IA, como Doxis, capaz de recopilar las facturas electrónicas entrantes directamente a través de la interfaz de Peppol. Este sistema permite automatizar el procesamiento de facturas entrantes de principio a fin.

Prepárate para descubrir todos los beneficios que aportará un DMS moderno a tu empresa. ¡Contacta con nosotros! Nuestros expertos estarán encantados de mostrarte las potentes capacidades sobre facturación electrónica de nuestra plataforma.