Mano a mano: la IA y los sistemas ECM lideran la revolución del nuevo trabajo

Por definición, el ‘nuevo trabajo’ supone un cambio fundamental en el mundo laboral. Las megatendencias como la digitalización, la globalización y los cambios demográficos han hecho que los conceptos tradicionales de trabajo se queden obsoletos. El trabajo ya no es un medio para alcanzar un fin. En cambio, la gente ve un significado más elevado en su profesión, y encuentra un propósito en ella.

¿Por qué un nuevo trabajo?

El concepto de nuevo trabajo fue introducido por primera vez por el filósofo Frithjof Bergmann en la década de 1970. En aquella época, se dedicaba a ayudar a los trabajadores de las fábricas a encontrar una finalidad en su trabajo. Hoy se le considera el fundador del movimiento del nuevo trabajo. La transformación de entonces solo fue posible porque los avances en la automatización permitían que las capacidades de producción no dependiesen únicamente del trabajo manual. Como resultado, los trabajadores de las fábricas tenían tiempo para dedicarse a actividades nuevas y con valor.

La automatización también cambia la manera en la que las empresas definen el capital. Mientras que durante la era industrial y capitalista la atención se centraba en los recursos, como las máquinas y el tiempo, hoy en día el conocimiento es el capital, en el sentido de las habilidades humanas, por un lado, de y la inteligencia artificial y el big data, por el otro.
Como resultado, la sociedad del conocimiento está sustituyendo a la sociedad industrial.

A diferencia de otros conceptos de trabajo, el nuevo trabajo no es un modelo de trabajo claramente definido. Se trata más bien de un enfoque que combina numerosas formas de trabajo. Algunos ejemplos son el trabajo compartido, la cultura de la confianza, los espacios de coworking o el trabajo a distancia.

Los siguientes modelos de trabajo son característicos de este nuevo concepto:

• Liderazgo moderno: liderazgo con conciencia de igualdad, liderazgo empático, jerarquías planas, libertad de acción para los empleados, etc.
• Modelos de trabajo flexibles: trabajo a distancia, oficina en casa, workcations, flexibilidad en el horario laboral, jornada de 6 horas, etc.
• Tecnologías modernas: digitalización, trabajo descentralizado, computación en la nube, equipos internacionales, trabajo colaborativo, etc.
• Automatización: inteligencia artificial, aprendizaje automático, Internet de las Cosas, Industria 4.0, etc.

Una idea vincula todos estos modelos: conseguir un mundo laboral centrado en los empleados.

• Los líderes modernos facultan a los equipos para tomar decisiones y dar forma a su propio trabajo.
• Los modelos de trabajo flexibles, como la oficina en casa y el trabajo a distancia, mejoran la conciliación.
• El software facilita la colaboración en tiempo real en el contexto del nuevo trabajo.
• La inteligencia artificial automatiza los procesos para que los empleados tengan tiempo para actividades de valor.

El lugar de trabajo del nuevo modelo laboral es digital. En este modelo, el software mapea todos los procesos de trabajo de forma centralizada en una ubicación digital. Uno de estos programas informáticos son los sistemas de gestión del contenido empresarial (sistemas ECM) de última generación.

Las funciones de este software dan alas al concepto de nuevo trabajo:

• Los sistemas ECM gestionan todos los documentos de una empresa. Los empleados pueden administrar los ficheros desde cualquier lugar y en cualquier momento, desde su creación hasta su archivado.
• Los sistemas ECM automatizan los workflows, como la publicación y aprobación de documentos, y optimizan los procesos.
• Los sistemas ECM proporcionan los más elevados estándares de seguridad, incluidos controles de acceso, y de conformidad y cumplimiento del RGPD.

En resumen, los sistemas ECM agilizan el trabajo del conocimiento. Por ejemplo, los contables trabajan de manera más productiva en un sistema ECM, lo que significa que pueden hacer más cosas en menos tiempo, especialmente cuando se integran componentes de inteligencia artificial, y todo ello porque el sistema procesa los datos de forma dinámica e inteligente.

Un sistema ECM puede crear las siguientes oportunidades en el modelo del nuevo trabajo:

Permitir procesos independientes de la ubicación y el tiempo

Para adaptarse al modelo del nuevo trabajo, los empleados necesitan herramientas que permitan la flexibilidad. Doxis, como sistema ECM, es compatible con elementos clave del trabajo moderno, como la conciliación y el trabajo remoto. Está diseñado para facilitar el acceso desde varios dispositivos, incluidos ordenadores portátiles, teléfonos inteligentes y tabletas, lo que ayuda a los empleados a gestionar sus tareas de forma eficaz desde cualquier lugar. Con Doxis en tu smartphone, por ejemplo, puedes buscar información o trabajar en tareas en proceso independientemente de la ubicación y la hora.

Reducir la carga de trabajo de los empleados mediante la automatización por IA

Un objetivo clave del nuevo trabajo es aligerar la carga de trabajo de los empleados, poniendo a las personas en el centro. Para conseguirlo, se utiliza la inteligencia artificial para automatizar tantos pasos de las tareas como sea posible. En el sistema ECM, la IA desempeña un papel crucial al automatizar procesos como las cuentas por pagar en la gestión de facturas, algo que se puede conseguir con herramientas como Doxi en Doxis. De este modo, se consigue más tiempo para nuevas actividades, como pueden ser la creatividad, el desarrollo de potencial o el fomento de la innovación.

Reforzar el trabajo en equipo

Los principales retos del concepto de nuevo trabajo surgen de la colaboración. Si los equipos están repartidos por varios continentes o trabajan desde casa, se necesita un software que permita una cultura colaborativa y cree un sentimiento de comunidad.

Los sistemas ECM como Doxis refuerzan la colaboración descentralizada y entre equipos al unificar el flujo de información. Todos los departamentos acceden al mismo sistema ECM para gestionar la información relacionada con la empresa, lo que elimina los silos de conocimiento.

Además, el sistema ECM solo te muestra la información a la que estás autorizado a acceder y que necesitas en ese momento. Por ejemplo, si trabajas gestionando plazos, tu sistema ECM te notifica los próximos vencimientos y solo te muestra los datos autorizados cuando realizas una búsqueda.

Doxis gestiona la información por ti de forma contextualizada, inteligente y en red, algo ideal para el trabajo del conocimiento. Esto supone un cambio significativo en la forma de gestionar el contenido empresarial. Doxis puede ayudarte a desarrollar estrategias de IA personalizadas para tu empresa, con el fin de garantizar que utilizas los recursos de forma eficiente (de acuerdo con las dinámicas del nuevo trabajo) y aumentar el éxito general de tu empresa. Para lograrlo, Doxis explota siete áreas fundamentales de la IA:

• IA componible: las funciones de IA se integran perfectamente entre sí. Gracias a la estructura modular, puedes responder con flexibilidad a los cambiantes requisitos empresariales.
• IA responsable: las funciones de IA son transparentes, rastreables, conformes con la normativa y evitan las violaciones de la protección de datos.
• IA generativa: puedes generar documentos, como contratos, ahorrando mucho tiempo.
• Ingeniería de prompts: tú controlas las funciones de la IA para que el resultado sea preciso y coherente según tus expectativas. Doxi, por ejemplo, clasifica y extrae datos con precisión.
• Aprendizaje automático de propósito general y de cliente: las funciones de IA combinan enfoques de aprendizaje automático generales y específicos. Esto significa que algunas funciones están optimizadas para casos de uso específicos y otras pueden aplicarse con flexibilidad a datos diferentes.
• Reconocimiento multimodal de documentos: las funciones de IA pueden reconocer, interpretar y contextualizar tipos de datos. Por ejemplo, Doxi reconoce el tipo de documento, la información que contiene y a qué carpeta digital pertenece.
• Combinación de IA componible e IA contextual: Doxis integra funciones modulares de IA (IA componible) con procesamiento consciente del contexto (IA contextual), lo que permite a la IA comprender el significado y la finalidad de los datos. Esto se hace especialmente evidente en los workflows automatizados que se activan en Doxis.

En general, la IA gestiona los contenidos por ti, tiene un conocimiento exhaustivo de estos y automatiza los procesos de principio a fin.

Hola Doxi, ¿cómo está la vista?

Preguntas frecuentes sobre el nuevo trabajo