Un accès 10 fois plus rapide à l’information grâce à la migration des archives SAP

Et, comme le confirme la réaction de ses quelque 10,8 millions de clients, cette démarche porte ses fruits. Non seulement TK est le premier assureur santé d‘Allemagne, mais, en 2021, Focus Money l‘a classé meilleur assureur santé d‘Allemagne pour la 15è fois consécutive. TK entend conserver cette position de leader et travaille constamment à la modernisation de son environnement informatique, y compris son système d’archivage des données SAP.

« Dans le cadre de notre stratégie informatique, nous révisons en permanence l‘ensemble de notre infrastructure, et ce, depuis de nombreuses années », explique Manfred Wolf. Et d’ajouter : « Lorsque nous nous sommes penchés sur l‘archivage de nos données SAP, il était évident que, techniquement parlant, nos archives intermédiaires ne s’alignaient plus sur cette stratégie ; en outre, elles s’avéraient extrêmement coûteuses. Il va sans dire que nous voulions remédier rapidement à cette situation et trouver une nouvelle solution. »

Depuis plusieurs années, TK utilise un système Dell pour stocker ses données. Constituées de factures, de contrats, de dossiers du personnel, de frais de déplacement et de toutes sortes d‘autres documents administratifs, ses archives représentent des dizaines de téraoctets de données. Auxquelles il faut ajouter des documents plus activement utilisés ou soumis à des obligations de conservation légale, mais qui ont été déplacés de leurs sous-systèmes de stockage, afin de désengorger les bases de données.

Mais, comme l‘explique Manfred Wolf, le système de stockage en service a été choisi stratégiquement pour son rapport qualité-prix ; autrement dit, il n‘est pas si facile d‘archiver les données des modules de SAP comme HR, FiCo, MM et Insurance : « Nous ne pouvons pas les relier directement pour des raisons techniques et, de toute façon, cela ne servirait à rien. C’est un système de stockage conventionnel hautement évolutif, mais il n’intègre pas d‘indexation basée sur le contenu. Si nous voulons continuer à archiver et à accéder à l’information dans notre solution existante, il nous faut un système de passerelle qui s‘intègre au système de stockage et tire parti des interfaces SAP certifiées. Nous voulons également accélérer l’accès aux informations archivées : pas plus de trois secondes pour trois mégaoctets. » TK lance alors un appel d‘offres en précisant ces trois principaux critères avant de retenir SER Group et Doxis parmi 15 autres éditeurs. « La combinaison proposée par SER Group était tout simplement la meilleure offre sur la table », souligne Manfred Wolf.

La solution Doxis et le connecteur Doxis SmartBridge for SAP constituent la solution parfaite recherchée par TK pour interconnecter ses systèmes. Mais avant de pouvoir déployer cette solution de passerelle, l‘assureur doit encore migrer 5 To de données depuis son ancien système d‘archivage et de stockage intermédiaire.

Pour se faire accompagner pendant cette migration, TK se tourne vers HAVI Solutions, partenaire de SER, spécialisé dans les migrations de systèmes legacy vers Doxis. « Comment exporter nos données de notre ancien système ? Comment bien les importer dans Doxis et confirmer que toute l’opération s‘est déroulée comme prévu ? Chez TK, nous n‘avions pas le savoir-faire nécessaire pour effectuer une migration de cette ampleur », se rappelle Manfred Wolf.

La migration en elle-même se déroule rapidement et sans difficulté grâce à l‘aide apportée par HAVI au niveau du principe et de la mise en œuvre opérationnelle : deux mois pour le principe, deux mois de tests et six semaines pour la migration proprement dite. « Nos collaborateurs ne se sont rendu compte de rien, et la migration s‘est déroulée sans problème », indique Carsten Flotow, chef de projet chez TK.

Hé Doxi, qu'est-ce qui te donne un avantage concurrentiel ?

La conformité a été un autre facteur déterminant dans la décision de TK de migrer ses données. Avec Doxis, l’assureur allemand remplit les critères du livre 5 du Code de la Sécurité sociale allemande (SGB V) applicables aux organismes d‘assurance maladie obligatoire tout en respectant les règles du RGPD en matière d‘auditabilité. Doxis contrôle et documente strictement qui peut accéder à quelle information, et gère automatiquement les délais de conservation légale et la suppression des données.

« Notre ancien système ne permettait pas de gérer la suppression des données. Nous avons dû investir en plus de notre investissement initial pour ajouter cette fonction dans le cadre d‘une solution de modernisation complexe. Avec Doxis, nous disposons désormais d‘une plateforme évolutive, facile à maintenir, qui répond à nos obligations de conformité et qui s‘inscrit parfaitement dans notre stratégie informatique à tous égards », conclut Carsten Flotow.