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Archivage de documents : les bonnes pratiques
De la poussiéreuse salle des dossiers à la GED moderne
Les entreprises organisent et conservent leurs documents dans des archives en toute sécurité pendant toute la durée des délais de conservation applicables. Durant cette période, ces dossiers ne sont jamais scellés, car vous devez pouvoir accéder rapidement aux documents à tout moment.
L’augmentation des volumes de documents et le télétravail sont autant de raisons de créer des archives numériques. Avec la bonne solution, le système d’archivage numérique s’intègre aux solutions spécialisées comme les ERP ou les CRM, et stocke les documents ou des dossiers entiers de manière sûre et traçable.
Dans cet article, découvrez les fonctions d’archivage électronique et apprenez, étape par étape, à stocker des dossiers en respectant les principes de l’archivage à valeur probante.
Les problèmes posés par l’archivage traditionnel
Le nombre de documents à archiver augmente de façon exponentielle. Parallèlement, les délais de suppression des archives plus anciennes ne sont pas encore arrivés à échéance, alors que les entreprises sont tenues de conserver leurs documents – habituellement dans des archives papier – jusqu’à l’expiration de leur délai de conservation.
Systèmes de stockage chaotiques
Les dossiers papier sont problématiques pour plusieurs raisons : en raison du manque croissant d’espace, les étagères peuvent être surchargées et l’espace de stockage supplémentaire peut entraîner des surcoûts. Les dossiers papier s’empilent alors dans des boîtes sans être triés, et il est alors facile de se perdre dans ce désordre. En outre, il est particulièrement difficile de rechercher des documents et de les protéger.
La sécurité des données en danger
Si ce stockage chaotique entrave l’accès aux données sous forme de recherches, elle facilite également l’accès de tiers aux dossiers sans autorisation. Il s’agit d’une menace pour la sécurité et la protection des données.
Détérioration de l’état des documents
Le stockage des documents papier pose également des problèmes de sécurité, car ils sont exposés aux conditions environnementales pendant toute la durée de leur stockage. En outre, le simple fait de transporter des documents du bureau aux archives peut les endommager. S’ils ne sont pas correctement protégés, les dossiers d’archivage et les documents archivés continueront à se détériorer. Avec le temps, ils peuvent se décolorer et devenir illisibles, ou des facteurs externes (dégât des eaux, incendie) peuvent les détruire complètement.
Une situation inenvisageable pour les factures et autres documents d’entreprise importants, car les dossiers et documents archivés doivent être fidèles à l’original, traçables et complets.
Risque de violations de la législation
Dans des circonstances normales, le cycle de vie d’un dossier expire à la fin de sa période de conservation. Les entreprises sont alors tenues de l’effacer en temps utile ou, dans le cas d’un dossier papier, de le détruire. Ce processus prend du temps. Il faut d’abord trouver le dossier en question, puis le détruire conformément à la législation en vigueur.
C’est pourquoi l’archivage numérique est le seul moyen raisonnable d’archiver des dossiers. Dans une archive numérique, vous pouvez stocker des dossiers avec clarté et ordre, dans le respect de la législation et avec un minimum d’efforts.
Du dossier papier au dossier électronique
Les archives numériques sont l’équivalent électronique du système d’archivage sur papier. Un système de gestion de documents (GED) vous permet de convertir des dossiers papier, y compris tous les documents qu’ils contiennent, en dossiers et documents électroniques.
Hé, Doxi, comment fonctionne la numérisation des dossiers papier ?
1. Numérisation de remplacement : la numérisation de remplacement permet de numériser des documents papier un par un, par lots ou en nombre. Les numérisations en nombre séparent les documents à l’aide de codes-barres ou d’informations manuelles, comme les numéros de page.
2. Classification des documents : une fois tous vos documents numérisés, la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) convertit automatiquement le contenu de l’image en informations lisibles par ordinateur. Le système classe ensuite les documents en fonction de leur contenu textuel.
3. Extraction et structuration des données : l’intelligence artificielle extrait les informations pertinentes et les enregistre de manière structurée sous forme de métadonnées. Par exemple, les métadonnées d’un bon de livraison comprennent le numéro du fournisseur, la date de livraison, la description du produit, la quantité et le poids.
4. Classement systématique des documents : tous les documents du dossier papier figurent dans le dossier électronique de la GED. Les sous-dossiers hiérarchiques remplacent les intercalaires que l’on trouve dans les systèmes d’archivage papier.
5. Archivage à valeur probante : la GED archive les dossiers inactifs de manière sûre et supprime automatiquement des documents individuels ou des collections entières de dossiers à l’expiration de leur délai de conservation.
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Lire maintenantAvantages de l’archivage numérique
Les systèmes d’archivage numérique permettent d’effectuer les opérations suivantes :
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Sauvegarder et organiser efficacement les documents.
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Accélérer l’accès à des informations précises.
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Garantir la fidélité des documents numériques à l’original à long terme.
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Réduire les pertes de données (fini les dark data).
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Stocker l’information évaluable.
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Trier et classer électroniquement d’anciens dossiers.
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Transférer des documents physiques vers des dossiers numériques.
Le marché compte de nombreuses solutions de GED. Outre l’archivage à valeur probante, une bonne GED offre un autre avantage : elle s’intègre aux systèmes existants et améliore les flux de travail.
Optimisation grâce à l’intégration de la GED
L’intégration de la GED améliore les solutions spécialisées d’informatique de gestion comme SAP, Salesforce, Microsoft 365 ou Microsoft Dynamics.
Des fonctionnalités améliorées dans un environnement familier
Une GED étend la solution logicielle existante de l’entreprise en y ajoutant un système d’archivage à valeur probante. Elle s’intègre parfaitement à cette solution et fonctionne en arrière-plan. Les utilisateurs continuent à travailler dans leur environnement familier et bénéficient de nouvelles fonctions et possibilités de gestion documentaire.
Conseils en matière de système d’archivage numérique conforme à la législation
Seule une GED respectueuse des exigences et des principes légaux peut être utilisée comme système d’archivage à valeur probante. La sécurité d’audit est assurée lorsque la GED met les documents à disposition à la demande et les enregistre de manière sûre, complète, correcte, inaltérable et reproductible, ainsi que dans un format lisible par ordinateur et sans perte.
Garants du plus haut niveau de sécurité juridique, les systèmes d’archivage numérique gèrent le processus d’archivage de bout en bout : ils transfèrent immédiatement les documents inactifs dans les archives et utilisent des fonctions telles que la gestion des délais ou la destruction automatisée de documents pour supprimer les documents des archives en temps voulu et dans le respect de la législation.
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Lire maintenantDes processus de bout en bout totalement transparents
En arrière-plan, la GED et la solution en place échangent leurs informations. La GED, par exemple, met tous les fichiers numérisés à disposition directement dans le système tiers. De telles structures de traitement cohérent favorisent l’automatisation des flux de travail : toutes les informations sont regroupées en un seul endroit, de manière structurée et sans discontinuité médiatique.
Grâce à la vue à 360° de tous les dossiers électroniques et flux de travail, vous accélérez la prise de décision et facilitez vos échanges avec vos partenaires commerciaux et autres parties prenantes.
Pas à pas : les bonnes pratiques en matière d’archivage
Notre système de gestion documentaire Doxis vous fournit une vue à 360° de tous les processus et se connecte à pratiquement toutes les solutions logicielles du marché. Vous êtes alors en mesure d’archiver des dossiers et documents directement dans le système existant. En utilisant Salesforce comme exemple, voici comment bien archiver des dossiers électroniques.
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Un nouveau client est ajouté dans Salesforce.
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Doxis crée automatiquement un nouveau dossier électronique client en incluant toutes les données de base de Salesforce sur ce client.
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Ce nouveau dossier électronique client est immédiatement visible dans Salesforce grâce à l’intégration de Doxis.
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Tous les sous-dossiers ou séparateurs prédéfinis sont créés automatiquement.
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Vous pouvez désormais stocker des documents directement dans le bon dossier.
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Dès qu’un document est inactif, il est archivé automatiquement selon les principes de l’archivage à valeur probante.
En résumé : les bonnes pratiques en matière d’archivage passent par le numérique
Les archives électroniques remettent de l’ordre dans votre système de classement. Les dossiers électroniques stockent les documents professionnels dans le respect de la législation et en toute sécurité, deux caractéristiques qui font défaut aux ERP et CRM standards. En tant que GED, une archive numérique s’intègre à toutes les solutions et vous redonne la maîtrise des processus : vous retrouvez rapidement vos documents dans les dossiers électroniques, les systèmes échangent parfaitement l’information entre eux et le système de gestion documentaire conserve les documents avec clarté et exhaustivité.
