Au-delà du télétravail : travail à distance et collaboration grâce à l’ECM

« Je peux désormais utiliser mon ordinateur portable pour accéder aux dossiers en ligne et travailler plus souvent à domicile en n’étant plus obligée de transporter de lourds dossiers. Il est devenu beaucoup plus facile de concilier vie professionnelle et vie privée, et c’est formidable », s’enthousiasme Sandra Schlutt-Hagen, gestionnaire de sinistres au sein de la compagnie d’assurance Delvag. Dès qu’on entend les termes de « télétravail » ou de « travail à distance », on pense aux salariés comme Sandra. À une époque où les gestes barrières efficaces sont primordiaux, donner à son personnel la possibilité de travailler à distance est plus crucial que jamais. Mais comment les entreprises peuvent-elles s’assurer que leurs salariés sont aussi productifs en dehors de leurs locaux qu’au bureau ? Dans cet article, découvrez comment la gestion de contenu d’entreprise (ECM) peut créer l’environnement adéquat pour gérer les informations et les processus numériques mobiles et ainsi mettre en place des processus métier transparents bien au-delà des limites imposées par le télétravail.

Les visio- et téléconférences ainsi que les applications de messagerie sont quelques-uns des nombreux outils de collaboration sociale qui permettent aux salariés en télétravail de rester en contact avec leurs collègues. Toutefois, les employeurs doivent également s’assurer que leurs salariés disposent d’un accès à distance complet aux documents et aux données et qu’ils peuvent continuer à travailler sur leurs projets, afin de garantir ainsi la continuité de l’activité. Un nombre croissant d’entreprises décident de mettre en œuvre une solution d’ECM pour que leurs équipes puissent continuer à collaborer où qu’elles se trouvent. L’une d’entre elles est l’organisme caritatif allemand Aktion Mensch, qui déploie actuellement sa plateforme d’ECM Doxis. « Nos collaboratrices et collaborateurs ont également besoin d’accéder à Doxis depuis leurs appareils mobiles », explique Ivonne Berger, chef de projet DIAS et Doxis chez Aktion Mensch. « De profondes mutations s’opèrent actuellement au sein de notre organisation. Nous essayons de passer au tout numérique, ce qui implique notamment de permettre à tout le personnel de travailler à distance. »

La plateforme d’ECM d’Aktion Mensch offre un accès intégral à toutes les informations essentielles, indépendamment du lieu. Les demandes de subvention des partenaires de projet, leur correspondance électronique, les contrats et les données relatives aux dossiers de demande, tout cela est désormais accessible aux télétravailleurs. La plateforme relie toutes les informations de manière à ce que les utilisateurs puissent filtrer les projets de financement en cours et trouver les bons dossiers électroniques. Les salariés en télétravail d’Aktion Mensch peuvent donc répondre rapidement et précisément aux demandes des partenaires et traiter leurs demandes sans délai. Les dossiers en question contiennent de grandes quantités de documents sensibles, comme des données personnelles qui doivent être protégées en permanence. Des règles claires définissent les utilisateurs autorisés à consulter, modifier et supprimer des informations, et toutes les modifications effectuées sont enregistrées par le système. En d’autres termes, la configuration de la plateforme garantit qu’aucune violation de la sécurité ne peut avoir lieu, même en cas de télétravail.

Le télétravail ne permet pas seulement aux employés de bureau de travailler avec davantage de souplesse depuis leur domicile et de concilier ainsi leurs obligations professionnelles et familiales. Il est également très utile dans les entreprises où les salariés de différentes filiales sont amenés à collaborer. Et ces salariés ne sont pas seulement des cadres, explique Oliver Saus, chef adjoint du service informatique et de la gestion des documents informatiques de la régie municipale des eaux de la ville de Cologne. « Notre système de gestion documentaire doit répondre à trois exigences majeures : traiter les fichiers présents sur les ordinateurs de bureau, accéder aux dossiers des projets sur les chantiers de construction, et faciliter la tenue des réunions à distance. » Les ingénieurs intervenant sur les chantiers utilisent Doxis sur leur tablette pour accéder aux dossiers des constructions et des projets, et télécharger les images numériques dans l’espace de fichiers approprié. Les employés de bureau participant à des réunions ou en déplacement professionnel s’en servent depuis n’importe quel endroit pour trouver les documents dont ils ont besoin. Où qu’ils soient, les salariés peuvent accéder à une information à jour, modifier les documents et participer à des processus métier qui sont ainsi beaucoup plus efficaces.

Autre entreprise ayant choisi une solution d’ECM mobile : l’équipementier automobile international Eissmann Group Automotive. Ses ouvriers se servent de Doxis mobileCube pour numériser les ordres de travail liés à la fabrication et archiver les images. Plus précisément, ils utilisent des tablettes iOS pour numériser les articles finis comme les couvercles d’airbag après leur sortie de la chaîne de production et avant leur expédition au client. Le logiciel d’ECM télécharge automatiquement les images vers le système d’archivage ; l’équipementier peut ainsi prouver sa conformité aux normes de qualité et en apporter la preuve en cas de problème de responsabilité.

Pour Eissmann Group Automotive, la qualité et la conformité jouent un rôle majeur dès la phase d’achat. Ses acheteurs et ses quelque 2 000 fournisseurs dans le monde utilisent Doxis iRoom comme outil de collaboration. Les fournisseurs y téléchargent leurs stocks et les certificats de qualité de leurs produits et services, tandis que les acheteurs s’en servent comme référentiel pour le contrôle qualité des fournisseurs. Cela crée de la transparence, accélère et facilite le partage des processus, même si les utilisateurs sont séparés par des milliers de kilomètres.

En plus de permettre la collaboration entre partenaires comme ci-dessus, les espaces de travail virtuels de ce type conviennent également aux équipes en mode projet. Les partenaires externes peuvent accéder à certains fichiers, tâches et processus et les modifier. Automatiquement informés de toute modification, ils possèdent toujours un aperçu des processus métier pertinents, quel que soit leur lieu de travail. Les équipes projet peuvent collaborer et échanger en toute liberté. De plus, les dossiers et fichiers des projets sont protégés contre les violations de sécurité, car les fonctions d’ECM comme le contrôle des versions et les pistes d’audit créent un journal transparent de toutes les modifications, tout en apportant la preuve que tous les processus mis en œuvre par les différents participants sont entièrement conformes.

Les entreprises qui optent pour une plateforme d’ECM à la pointe de la technologie avec des services intégrés pour le contenu, les processus et la collaboration sont à même de gérer tous les processus métier en toute transparence sur tous les sites, de permettre à leurs salariés de télétravailler de n’importe où et de faire appel à leurs partenaires à tout moment. Mais qu’en est-il des entreprises qui n’ont pas encore mis en œuvre ce type de plateforme et qui n’ont pas le temps de déployer un projet d’envergure ? Elles veulent des solutions rapides pour des processus simples et standards, et passer au numérique sans interruption majeure de leurs activités quotidiennes. Pour ces entreprises, une solution SaaS est idéale : après avoir souscrit un abonnement, elles peuvent accéder à des solutions d’ECM modulaires prêtes à l’emploi dans le cloud et être immédiatement opérationnelles.