Check-list : réaliser ses audits de fournisseurs en 8 étapes

Lorsque vous travaillez avec des fournisseurs, il est important de vérifier régulièrement si les services qu’ils fournissent répondent aux exigences légales, aux normes de votre propre entreprise et aux conditions contractuelles. Pour ce faire, vous pouvez procéder à des audits de fournisseurs.

L’audit des fournisseurs est une méthode courante de gestion des fournisseurs qui permet de vérifier systématiquement la qualité qu’ils fournissent et leurs performances. Ces audits permettent de vérifier que les fournisseurs respectent les réglementations légales et les exigences de vos propres clients. Ils peuvent également servir à déterminer si l’exécution des contrats s’effectue normalement.

L’audit des fournisseurs a pour objectif d’identifier les points faibles et les pistes d’amélioration. Il sert de socle à l’amélioration de la qualité des fournisseurs.

Il existe de nombreuses bonnes raisons de procéder à un audit des fournisseurs. Tout d’abord, la loi allemande sur les chaînes d’approvisionnement stipule que vous engagez votre responsabilité lorsque vous travaillez avec des partenaires extérieurs et vous oblige à garantir la transparence des processus des chaînes logistiques mondiales et à vérifier que vos fournisseurs respectent toutes les normes en matière de droits de l’homme. Par exemple, vous devez régulièrement effectuer des analyses de risques, élaborer des mesures préventives et documenter les violations.

Il est également dans votre intérêt de vous faire une idée précise de la qualité de vos fournisseurs, car leurs performances peuvent avoir un impact majeur sur la qualité de votre production et sur le succès de votre entreprise.

Tous les motifs suivants peuvent justifier la réalisation d’un audit des fournisseurs :

• Sélection de fournisseurs: un audit des fournisseurs peut vous aider à sélectionner le meilleur fournisseur pour répondre à vos besoins.
• Évaluation des fournisseurs: les audits de fournisseurs vous permettent d’évaluer, de comparer et d’approfondir vos relations avec vos fournisseurs existants.
• Assurance qualité: si vous souhaitez améliorer la qualité de vos produits et rationaliser vos processus de production, un audit des fournisseurs peut révéler des pistes d’amélioration.
• Certification: les audits de fournisseurs vous aident également à vous préparer aux certifications connexes, par exemple la certification à la norme ISO 9001.

En principe, les audits des fournisseurs ne doivent pas être réalisés uniquement à une occasion spécifique, mais doivent être effectués régulièrement. Vous êtes ainsi en mesure d’anticiper les problèmes, d’optimiser en permanence la coopération avec vos fournisseurs et d’appréhender leurs performances.

Vous et votre entreprise pouvez bénéficier des nombreux avantages liés à la réalisation régulière d’audits des fournisseurs. Ces audits permettent de :

• Découvrir précisément les faiblesses et les forces de vos fournisseurs.
• Évaluer leurs performances sur la base de critères définis.
• Déterminer où et comment la qualité fournie par un fournisseur peut être améliorée.
• Améliorer votre gestion des risques et les minimiser.
• Veiller au respect des normes édictées par votre entreprise.
• Comparer les fournisseurs afin de toujours effectuer le meilleur choix.
• Documenter et suivre l’évolution de vos fournisseurs.
• Renforcer vos relations avec vos fournisseurs en collaborant étroitement dans le cadre du processus d’audit.
• Avoir un impact positif sur le produit final et satisfaire encore plus vos clients en optimisant la qualité de vos fournisseurs.

Il existe différents types d’audits des fournisseurs, selon la personne qui effectue l’audit et son objet.

Qui réalise l’audit ?

• Audits internes: le fournisseur effectue lui-même l’audit dans sa propre entreprise.
• Audits par seconde partie: le client (en l’occurrence vous, puisque c’est vous qui demandez cet audit) soumet le fournisseur à un audit.
• Audits par un tiers: vous déléguez l’audit du fournisseur à des tiers indépendants, par exemple un organisme de certification.

Qu’est-ce qui est audité ?

• Audit du produit: lors d’un audit de produit, l’accent est mis sur le contrôle de sa qualité.
• Audit du système: un audit du système évalue l’ensemble du système de gestion et examine les performances générales du fournisseur.
• Audit des procédures/processus: si vous souhaitez essentiellement vérifier les procédures et processus opérationnels, l’audit des processus est le bon choix.

Vous devez toujours être bien préparé à un audit de fournisseur, le réaliser avec soin, puis l’évaluer et le suivre systématiquement à la fin. Pour ce faire, suivez les huit étapes suivantes :

1. Définir les conditions-cadres et fixer le calendrier

Avant de commencer l’audit des fournisseurs, il faut d’abord s’occuper de toutes les questions d’organisation :

• À quelle fréquence et à quels intervalles souhaitez-vous effectuer des audits de vos fournisseurs ?
• Qui est responsable de la mise en œuvre (un auditeur interne ou externe) ?
• Quel est le prochain fournisseur à auditer et quel est l’objectif de cet audit ?
• Avez-vous besoin d’accéder à certains documents ou, par exemple, au site de votre fournisseur ?

En règle générale, les audits sont annoncés et se déroulent in situ, sur le lieu d’activité du fournisseur. Veillez à convenir suffisamment tôt d’une date précise et à communiquer à l’avance le périmètre et la durée de l’audit.

En outre, il est également possible de procéder à des audits inopinés. Les deux options ont leurs avantages et leurs inconvénients. Les audits inopinés peuvent faire prendre conscience aux fournisseurs de toujours être préparés et de toujours fournir un bon niveau de qualité ; mais ils peuvent aussi nuire à la relation de confiance.

Vous pouvez également procéder à des audits de bureau. Ce type d’audit n’a pas lieu sur place, mais consiste uniquement à vérifier les papiers, documents et certifications pertinents.

2. Définir les critères de l’audit

L’étape suivante consiste à définir les critères d’audit obligatoires que vous communiquerez à vos fournisseurs. Ces critères peuvent notamment dépendre du secteur d’activité et de vos propres exigences. Il est judicieux d’établir un catalogue standard de critères afin de comparer les résultats des inspections.

Voici quelques exemples de critères possibles :

• Livraison dans les délais: les livraisons sont-elles effectuées à temps ?
• Gestion des réclamations: comment les réclamations sont-elles traitées ?
• Conditions du site: quelles sont les infrastructures et les conditions de travail sur le site du fournisseur ?
• Sécurité de l’information: les données sont-elles traitées en toute sécurité ?
• Équipement technique: comment les systèmes et les machines sont-ils équipés, qu’en est-il des programmes d’entretien ?
• Planification de la production: les processus de production sont-ils bien planifiés ?
• Qualification des employés: quel est le degré de compétence et de motivation des employés du fournisseur ?
• Durabilité : toutes les normes environnementales sont-elles respectées ?

3. Établir un plan d’audit et des check-lists

Pour préparer un audit, vous devez rassembler tous les documents pertinents. Il peut s’agir, par exemple, des contrats afférents et d’autres instructions et accords écrits.

Il est ensuite temps d’élaborer un plan d’audit dans lequel vous consignerez la procédure exacte, les différentes étapes de l’audit et ses points principaux. Si, par exemple, vous souhaitez vérifier les exigences en matière de sécurité au travail ou de logistique, notez-le à cette étape.

En outre, rédigez une check-list d’audit ou un catalogue d’évaluations pour consigner toutes les questions importantes que vous souhaitez poser au cours de l’audit.

4. Organiser une réunion de lancement

Avant de commencer l’audit proprement dit, prenez le temps d’organiser une brève réunion de présentation avec le fournisseur. Lors de cette réunion, vous pouvez expliquer précisément ce qui se passera pendant l’audit. Faites savoir au fournisseur pourquoi vous procédez à l’audit et décrivez les avantages que les deux parties en retireront. Après cette réunion de lancement, toutes les personnes concernées doivent être bien préparées à l’audit.

5. Réaliser l’audit

En bref, lors de l’audit d’un fournisseur, vous enregistrez l’état actuel et le comparez à l’état visé. Pour ce faire, passez en revue la check-list créée initialement, étape par étape, et vérifiez les performances du fournisseur par rapport à vos critères. Pour obtenir des réponses à vos questions, vous pouvez mener des enquêtes, consulter des documents pertinents ou noter vos propres observations.

Documentez tout ce que vous faites et toutes vos découvertes. Surtout, notez toutes les déficiences et les non-conformités.

6. Créer un rapport d’audit

Le rapport d’audit est en quelque sorte le certificat d’inspection. Il s’agit d’un emplacement de stockage de tous les résultats de votre examen d’audit et de notation finale. En principe, vous pouvez concevoir vous-même la clé d’évaluation, mais elle doit toujours être logique, compréhensible et cohérente ; c’est la seule façon de garantir la possibilité de comparer les résultats.

Le rapport d’audit doit comporter les informations suivantes :

• Informations générales sur l’entreprise auditée
• Principaux détails concernant la date de cet audit (date, nom de l’auditeur, etc.)
• Résultats de l’audit avec note globale
• Description détaillée des écarts et non-conformités détectés
• Idéalement, preuves des déficiences, telles que des photos
• Suggestions concrètes d’amélioration

7. Effectuer un bilan

Après l’audit, rencontrez à nouveau le fournisseur et discutez des résultats. La réunion doit servir principalement à identifier les pistes d’amélioration et à définir les prochaines étapes. Veillez à fixer des délais contraignants pour que votre fournisseur corrige les déficiences constatées.

8. Élaborer des mesures

À la suite des accords conclus lors de la réunion de bilan, le fournisseur est tenu d’étudier et de mettre en œuvre des mesures adéquates pour améliorer ses performances. Si nécessaire, il peut être judicieux de travailler ensemble sur un catalogue de mesures visant à aligner les processus.

Au cours de cette étape, demandez-vous également quelles conclusions vous pouvez tirer des résultats de l’audit. Faut-il adapter les processus au sein de votre entreprise pour améliorer la coopération avec ce fournisseur ? Les insuffisances identifiées sont-elles si graves qu’il faut chercher un nouveau fournisseur ?

L’évaluation du fournisseur doit toujours porter sur son comportement pendant l’audit, sur sa réaction aux résultats et sur sa volonté d’éliminer les déficiences et d’améliorer les processus.

Les audits de fournisseurs sont des projets qui exigent le traitement d’un grand nombre de documents. D’une part, vous devez recueillir toutes les informations pertinentes auprès des fournisseurs avant de procéder à l’audit. D’autre part, vous créez de nombreux documents importants au cours de l’audit, notamment des plans d’audit, des check-lists, des rapports et de la documentation.

Pour garder une vue d’ensemble, il est judicieux d’utiliser une solution professionnelle de gestion de contenu d’entreprise (ECM) telle que Doxis. En outre, vous pouvez numériser les documents de vos fournisseurs et les stocker efficacement. Le système affecte automatiquement vos documents au bon dossier numérique du fournisseur et les archive dans le respect des principes de traçabilité.

Doxis® iRoom® est un outil intelligent complémentaire du dossier électronique des fournisseurs, qui permet de renforcer la collaboration avec vos fournisseurs. Échangez facilement des documents et gérez les délais et les accords grâce à sa salle de projet virtuelle. Par exemple, partagez les évaluations avec vos fournisseurs et soyez informé lorsqu’ils les ont lues. Vous pouvez également demander à vos fournisseurs de télécharger eux-mêmes les crédits photographiques. Vos partenaires peuvent également soumettre facilement des certificats ; le logiciel leur rappelle même automatiquement les échéances.

En résumé, Doxis vous permet d’apporter plus de transparence et d’efficacité à vos audits de fournisseurs, d’accélérer les processus et de vous concentrer pleinement sur l’exploitation des résultats de ces audits pour approfondir les relations avec vos fournisseurs.

Questions fréquentes sur les audits de fournisseurs