Le centre de coûts - la clé d’un processus P2P idéal

Les entreprises classent les coûts de leurs processus opérationnels en fonction de centres de coûts. Ils définissent l’origine des coûts, ce qui permet de les tracer en toute transparence. C’est important, parce qu’en utilisant un centre de coûts, l’entreprise peut connaître la rentabilité de ses processus Purchase-to-Pay (ou processus P2P) et savoir où il est possible de les optimiser.

Dans cet article, découvrez les centres de coûts et apprenez à les utiliser pour accroître la rentabilité de vos processus P2P.

Un centre de coûts correspond à une structure organisationnelle au sein d’une entreprise. Ces structures comprennent des services comme les services administratifs, la production, le marketing, la logistique ou les ventes. Les sites, ainsi que les projets transversaux ou départementaux internes, peuvent également constituer des centres de coûts.

Plus précisément, les centres de coûts se déclinent selon les critères suivants :

• Aspects spatiaux
• Fonction
• Domaines de responsabilité
• Projets

Fonctions et objectifs des centres de coûts

Un centre de coûts renseigne sur l’origine des coûts dans l’entreprise en les distinguant des autres domaines. Sur la base du centre de coûts, il est immédiatement possible de savoir de quel domaine de responsabilité relèvent les impayés, ce qui facilite le contrôle des coûts. Grâce à l’affectation transparente, vous pouvez visualiser le degré de rentabilité de la structure organisationnelle et où il faut intervenir. Parce qu’il est désormais possible de planifier et de suivre les budgets.

Parallèlement, les données indispensables sont disponibles pour influer positivement sur les décisions budgétaires. En conséquence, les services peuvent gagner en rentabilité, car ils reconnaissent immédiatement les facteurs de coûts et les possibilités d’économies dans les processus. Cela répond à l’objectif général des centres de coûts : optimiser la rentabilité dans toutes les structures organisationnelles.

Différenciation par rapport aux autres objets de coûts

Le terme « centre de coûts » apparaît, par exemple, lors du traitement des factures sur les factures ou les reçus. Outre le centre de coûts, le type de coût et l’objet de coût sont également des termes utilisés en comptabilité. Ils sont tous liés les uns aux autres, mais n’ont pas la même signification. Ils remplissent les fonctions suivantes :

• Les centres de coûts divisent les coûts en fonction de leur origine : par exemple, les services, les sites ou les projets.
• Les types de coûts divisent les coûts en fonction de leur type : par exemple, les coûts d’approvisionnement tels que le coût des matériaux ou les frais de transport.
• Les objets de coûts divisent les coûts en fonction des objets finaux : par exemple, les produits qu’une entreprise fabrique et vend.

En d’autres termes, les centres de coûts vous indiquent l’origine des coûts, tandis que les types de coûts vous précisent sous quelle forme ils apparaissent. Les objets de coûts sont ensuite liés au centre de coûts et au type de coût en spécifiant le produit final de l’entreprise auquel les coûts peuvent être imputés. Toutefois, cela ne fonctionne que pour les centres de coûts primaires.

L’objectif est de diviser les centres de coûts de manière à ce que les coûts de chaque objet de coût soient finalement présentés de manière transparente.

Dans ce cas, les centres de coûts constituent un outil de contrôle de gestion important : ils révèlent le potentiel d’amélioration de la budgétisation et influent sur les décisions opérationnelles. Par exemple, le contrôle de gestion peut utiliser des centres de coûts pour déterminer si une entreprise a besoin d’être restructurée pour fonctionner de manière rentable ou s’il est possible de licencier. Les centres de coûts indiquent souvent aussi comment redistribuer les budgets pour maximiser les bénéfices tirés des processus. On peut l’observer dans la comptabilité par centre de coûts
qui compare les coûts réels et les résultats d’un produit. On détermine alors son succès, c’est-à-dire sa viabilité économique pour l’entreprise.

Affectation des centres de coûts : méthodes

La comptabilité par centre de coûts organise les centres de coûts selon différentes méthodes. Tout d’abord, il y a la répartition des frais généraux. Au cours de cette étape intervient la répartition des frais généraux, c’est-à-dire les coûts qu’il est impossible d’affecter à un produit ou à un domaine spécifique.

Méthodes utilisées pour le calcul de la répartition des frais généraux :

• Méthode des clés : les clés de répartition déterminent le ratio d’affectation des coûts aux différents centres de coûts.
• Méthode de la moyenne : les frais généraux sont répartis selon la même proportion entre tous les centres de coûts concernés.

En revanche, il y a la comptabilité des services internes. Il s’agit des coûts qui découlent des services que les différents domaines d’activité se fournissent mutuellement. Il existe également plusieurs méthodes de calcul pour la comptabilité des services internes. Voici quelques exemples :

• Méthode du type de coût : les coûts des services internes fournis sont directement affectés à un centre de coûts primaire.
• Méthode de l’échelle : les centres de coûts en amont répartissent les coûts entre les centres de coûts en aval, chaque centre de coûts en amont ne faisant que répercuter les services sur les centres de coûts en aval.

Optimisation des centres de coûts : fonctionnement

Il existe de nombreux types de coûts différents au sein d’un centre de coûts. Évaluez-les en détail. C’est ainsi que l’on peut déterminer la part de chaque type de coût dans le total des coûts. Par exemple, si vous évaluez le processus d’approvisionnement, les résultats conduisent à l’optimisation du processus. Ceux-ci peuvent faire en sorte que les processus complets de Purchase-to-Pay maximisent leur rentabilité.

Par exemple, lors de l’évaluation du processus d’achat, vous pouvez rencontrer un phénomène très répandu : les achats non autorisés. Il s’agit des achats effectués par les employés en dehors des canaux habituels. Ils achètent sans en informer le service des achats en bonne et due forme. Les leviers de contrôle sont nombreux. L’une des options consiste à automatiser les processus manuels afin de normaliser les flux de travail. Cette démarche permet de minimiser les achats « sauvages » et d’augmenter la productivité à toutes les étapes, de l’achat à la facturation.

Au sein d’une entreprise, les centres de coûts se divisent en centres de coûts primaires, centres de coûts secondaires et centres de coûts de service.

Centres de coûts primaires

Les centres de coûts primaires désignent tous les centres de coûts qui ont une finalité opérationnelle pour l’entreprise. Il s’agit de l’ensemble des coûts supportés par une entreprise pour fabriquer ou vendre un produit. Les centres de coûts se divisent ensuite, par exemple, en centre de coûts de production, centre de coûts d’administration, centre de coûts de transport ou centre de coûts de gestion des matériaux.

Centres de coûts secondaires

Les centres de coûts secondaires, quant à eux, correspondent à des structures de l’organisation où des produits secondaires sont créés. Ils ne participent pas directement à la création de valeur primaire d’une entreprise. Ils fournissent leurs services à tous les autres centres de coûts de l’entreprise.
Cela signifie qu’ils jouent un rôle de soutien ou, plus exactement, qu’ils sont des prestataires de services. Il s’agit, par exemple, des coûts des services de sécurité, de gestion du parc automobile, de gestion et d’ingénierie des bâtiments ou des services de conciergerie.

Centres de coûts de service

Outre ces deux principaux types de centres de coûts, il existe également des centres de coûts de service. Ceux-ci fournissent leurs services à un centre de coûts primaire. Bien qu’il soit possible d’affecter des centres de coûts primaires directement à un objet de coût, les coûts sont dans ce cas imputés indirectement.

Création d’une structure pour les centres de coûts

Un plan de centres de coûts peut aider à diviser les coûts de votre entreprise en centres de coûts primaires, secondaires et de service. Ils sont organisés hiérarchiquement. Commencez par définir les domaines de coûts au niveau le plus élevé. Selon la taille et les divisions de l’entreprise, il s’agit des sites, des fonctions ou des services. Les centres de coûts les plus élevés sont, par exemple, les services administratifs, la production, les ventes et les ressources humaines de l’entreprise.
Lors de la deuxième étape, la subdivision commence. Répartissez ensuite les coûts de chaque domaine d’activité dans les domaines d’activité correspondants. Par exemple, la production est divisée en différents centres de coûts : production, gestion des matériaux, marketing et approvisionnement.

Il en résulte une structure de centres de coûts. Elle pourrait, par exemple, ressembler à ceci :

• Centre de coûts Administration > sous-centre de coûts Entreprise > sous-centre de coûts subordonné Enregistrements de l’entreprise
• Centre de coûts Fabrication > sous-centre de coûts Logiciels > sous-centre de coûts subordonné Mise en œuvre des logiciels
• Centre de coûts Ventes > sous-centre de coûts Salon professionnel > sous-centre de coûts subordonné Stand du salon professionnel
• Centre de coûts RH > sous-centre de coûts Recrutement > sous-centre de coûts subordonné Sourçage actif

Les centres de coûts s’accompagnent d’un impact de bout en bout sur les chaînes de valeur d’une entreprise. Ils permettent :

• d’améliorer la transparence et le contrôle des coûts,
• de faciliter la budgétisation et la planification financière, et
• d’influer sur la prise de décisions stratégiques.

Idéalement, les coûts peuvent être contrôlés dès leur apparition, c’est-à-dire au moment de l’achat. C’est exactement ce que permet Doxis Intelligent Purchase-to-Pay Automation. Cette solution standardise et automatise les processus d’achat dans l’ensemble de l’entreprise. À condition que les coûts soient classés dans des centres de coûts.

Hé, Doxi, comment fonctionnent les processus P2P dans Doxis ?

En comptabilité, les centres de coûts indiquent l’origine des coûts. La plupart des centres de coûts peuvent être affectés directement à un objet de coût. Tout d’abord, la comparaison indique le degré de rentabilité d’un objet de coût pour l’ensemble de l’entreprise. En contrôle de gestion, les centres de coûts indiquent en outre les domaines à améliorer afin d’optimiser la création de valeur totale de l’objet de coût.

Des outils tels que Doxis Intelligent Purchase-to-Pay-Automation s’appuient sur des flux de travail automatisés et normalisés. Les processus d’achat sont moins sujets aux erreurs et gagnent en rapidité. En bref, les processus sont à nouveau rentables.

FAQ sur les centres de coûts