Simplifier les demandes d’achat (PReq) dans SAP

Vous êtes-vous déjà demandé où commençait le processus « Purchase-to-Pay » ? Il débute par la demande d’achat, et il est donc très important de faire les choses correctement dès le départ pour éviter toute perturbation en cours de route due à un manque de matériels ou la commande de produits inadaptés.

Les demandes d’achat sont essentielles au bon déroulement du processus d’approvisionnement. Examinons ce processus en détail et voyons comment, armé des bons outils, vous pouvez optimiser vos flux de travail.

Une demande d’achat (PReq) est le moyen de communiquer avec votre équipe d’acheteurs pour leur demander d’acquérir les biens, matériaux et services dont votre entreprise a besoin. Il s’agit de la première étape du processus d’approvisionnement et de l’élément déclencheur de toutes les opérations ultérieures.

La demande d’achat est créée dans le logiciel de gestion intégré SAP : une demande d’achat est en fait un code destiné à automatiser un processus d’achat qui suit des règles bien définies. Ces règles varient en fonction de l’entreprise ou du type de marchandises. Exemple de règle : les demandes d’achat dépassant un certain montant ne sont pas directement transmises au service Achats, mais sont d’abord soumises à l’approbation de la direction, qui donne son feu vert.

Décomposition de la demande d’achat

La demande d’achat est constituée d’une demande d’approvisionnement dans laquelle le demandeur* énumère les articles nécessaires, la quantité et la date de livraison. Par ailleurs, elle intègre l’ensemble du processus relatif aux étapes de contrôle et d’approbation nécessaires à l’obtention de devis de la part des fournisseurs de votre réseau.

On distingue également deux types de demande d’achat :

1. Demande d’achat directe: un ou une employée crée manuellement la demande d’achat dans le système.

2. Demande d’achat indirecte: le système déclenche automatiquement la demande d’achat. Le déclencheur est un événement spécifique, par exemple, le moment où les stocks deviennent inférieurs à un certain seuil.

Quelles informations figurent sur un formulaire de demande d’achat ?

Une partie importante de la demande d’achat est constituée de la demande d’approvisionnement qui doit clairement indiquer les articles requis, les délais et les quantités. Les principales informations sont les suivantes :

• Demandeur
• Service
• Centre de coûts
• Description de l’article
• Numéro ou référence de l’article
• Quantité
• Prix
• Date de livraison

Si vous avez déjà un fournisseur qui vous convient et des devis pour la commande à passer, ces informations doivent également figurer directement dans la demande. Dans le cas contraire, le service Achats doit attendre de recevoir des devis et sélectionner les fournisseurs lors de la deuxième étape du processus « Purchase-to-Pay ».

Conseil : la mise en place d’un réseau de fournisseurs fiables est une tâche relevant de la gestion des fournisseurs. Pour en savoir plus, lisez notre article de blog Rôle de la gestion des fournisseurs.

Chronologiquement, une demande d’achat se déroule en général de la manière suivante :

1. Identification du besoin: un service (par exemple, la production) établit ses besoins en biens, matériaux et services.
2. Création de la demande d’achat: Une demande d’achat est alors créée sur la base de ces besoins. Cette tâche est généralement confiée au service Achats. Les différents services de l’entreprise font part rapidement de leurs besoins par téléphone, courrier électronique ou télécopie au lieu de soumettre une demande à l’aide de leur propre compte et des autorisations correspondantes dans le système. Le service Achats crée ainsi la demande d’achat que le demandeur doit approuver. Plusieurs questions se posent également à ce stade, par exemple : L’employé est-il autorisé à passer cette commande ? La demande existe-t-elle réellement ? Le salarié a-t-il déjà reçu une offre ? Quels sont les fournisseurs habituellement mandatés pour ces produits ?
3. Contrôle: une fois la demande d’achat saisie dans SAP par le service Achats, elle doit être contrôlée avec soin. Les points importants sont l’exactitude formelle et factuelle et le respect de la politique de l’entreprise, par exemple en ce qui concerne l’approvisionnement en matières premières essentielles. Le cas échéant, la demande d’achat doit être corrigée en conséquence ou les informations manquantes doivent être ajoutées. Cela nécessite souvent un certain nombre d’allers et de retours entre les services.
4. Validation: enfin, en fonction du type de marchandises, le responsable des achats, le contrôle de gestion ou la direction doivent valider la demande d’achat. Dans la plupart des cas, la recherche du bon valideur est toujours en cours. Cette étape comporte également plusieurs boucles de correction.

En validant la demande, la demande d’achat est terminée et l’étape suivante du processus d’approvisionnement commence : la sélection des fournisseurs. Vient ensuite la commande proprement dite.

Conseil : l’article de blog ci-contre détaille toutes les étapes du processus d’achat : Étapes clés du processus d’approvisionnement et comment l’optimiser.

Comme vous l’avez sans doute remarqué, le processus habituel de demande d’achat n’est pas sans heurts. Il s’accompagne en effet de nombreux écueils. Le processus est très complexe, de nombreuses personnes sont impliquées, la demande d’achat passe par plusieurs boucles de traitement et les validations peuvent prendre beaucoup de temps.

Il faut également prendre en compte le problème des achats sauvages. Il désigne le fait pour les différents services de passer des commandes en court-circuitant le service Achats. Cette fragmentation conduit à des commandes sans demande d’achat. Il en découle toute une série de problèmes :

• Le service Achats n’est pas en mesure d’identifier le meilleur fournisseur offrant les meilleures conditions.
• Les services commandent sans comparer les offres, renchérissant inutilement les coûts.
• Les demandeurs ne planifient pas à long terme et ne tiennent pas compte des éventuels coûts de suivi.
• Les commandes sont passées à des fournisseurs qui ne font pas encore partie du réseau des fournisseurs agréés. En d’autres termes, les contrats existants sont ignorés.
• Comme le fournisseur n’a pas encore été ajouté dans SAP, les factures ne peuvent pas être affectées correctement lors de leur réception. Cette situation engendre de la confusion et induit un surcroît de travail administratif.
• Il n’existe pas de vue d’ensemble standard et transparente des coûts d’approvisionnement actuels. La planification des liquidités s’en trouve complexifiée.

C’est plutôt le désordre, non ? Pour éviter ces problèmes, il faut que les responsabilités et les processus soient clairement définis et que le bon logiciel vous facilite la tâche.

C’est là qu’intervient Doxis. Vous pouvez instantanément numériser et automatiser le processus pour tous vos besoins d’achat et mettre de l’ordre dans votre processus d’approvisionnement. Cette plateforme low-code/no-code vous permet de stocker des autorisations et des flux de travail individuels pour tous les services. Voici comment elle fonctionne :

• Un ou une employée fait état d’un besoin particulier, puis le service Achats génère une demande d’achat dans SAP. Vos salariés peuvent également créer des commandes de manière indépendante en utilisant leur compte SAP. Le système détecte si la salariée est effectivement autorisée à passer la commande.
• La demande d’approvisionnement est créée sous la forme d’un document à partir de la demande d’achat. Elle est automatiquement classée dans le système d’archivage de Doxis.
• La demande d’achat est associée à une tâche de contrôle fonctionnel. Le bon contrôleur (prédéfini) est enregistré automatiquement dans le système.
• Grâce à l’IA, Doxis prête main-forte pour éviter toute erreur en vérifiant la demande et en identifiant les salariés et les services. Le logiciel et sa fonctionnalité d’IA vous avertissent, par exemple, si le centre de coûts saisi est incorrect.
• Vous pouvez apporter des corrections et ajouter des informations directement dans le document.
• Après examen, vous pouvez transmettre la demande pour approbation. Vous désignez à l’avance les personnes responsables de cette opération afin que Doxis puisse créer automatiquement la tâche et l’affecter à la bonne personne.
• Une fois la validation terminée, Doxis bloque tout traitement ultérieur du document et le renvoie au service Achats, qui peut alors demander des devis aux fournisseurs.

L’automatisation des demandes d’achat SAP avec Doxis vous offre de nombreux avantages :

1. Le flux de travail est automatisé

L’ensemble du processus de demande d’achat est préconfiguré. Vous sélectionnez à l’avance les personnes à contacter et les valideurs, ainsi que les centres de coûts pour chaque employé, les fournisseurs agréés pour certaines marchandises et bien d’autres choses encore. Avantages :

• Réduction des charges de travail. L’époque où les documents et les corrections faisaient sans cesse des allers et des retours est révolue. Le nombre de questions posées diminue aussi, car toutes les étapes et les responsabilités sont clairement définies à tout moment.
• Accélération des processus. Vous définissez le responsable de chaque étape du processus. Vous n’avez pas à chercher à chaque fois la bonne personne à contacter. Les tâches sont attribuées automatiquement et les validations se font beaucoup plus rapidement. En outre, de nombreuses étapes manuelles sont éliminées. Par exemple, la commande ne doit pas être envoyée manuellement. Au contraire, elle est créée automatiquement sur la base de la demande d’achat.
• Évitement des erreurs. Vous vous assurez que la demande d’achat est toujours adressée au bon valideur. Vous êtes ainsi assuré de toujours respecter les directives de votre entreprise et les exigences de qualité.

2. Les demandes d’achat sont faciles à trouver à tout moment

L’écran de recherche de Doxis vous permet de trouver instantanément des demandes d’achat spécifiques. Cette fonction est utile si, par exemple, vous avez besoin d’identifier toutes les demandes d’achat en cours pour un centre de coûts spécifique. Vous pouvez également réunir tous les documents connexes en un seul endroit, y compris les devis des fournisseurs, les bons de commande, les confirmations de commande, les factures et les bons de livraison. L’information au bout des doigts.

3. Le processus est totalement transparent

SAP n’est pas très clair en matière de gestion des demandes d’achat. Doxis apporte plus de transparence et de clarté à votre flux de travail. Vous bénéficiez d’une vue d’ensemble de toutes vos demandes d’achat. Vous pouvez aussi facilement les filtrer par statut et, par exemple, afficher les demandes non encore validées. Vous pouvez visualiser d’un coup d’œil l’identité du détenteur actuel de la demande d’achat, ainsi que l’état d’avancement du traitement.

4. Les demandes d’achat peuvent être traitées directement dans le système

Si nécessaire, vous pouvez traiter vos demandes d’achat directement dans le système et y ajouter toutes les informations pertinentes. Vos équipes peuvent également collaborer sur les documents, les modifications pouvant être suivies à tout moment.

Au lieu de corriger manuellement les documents, de les copier, d’en créer différentes versions et de les envoyer d’un service ou d’une personne à l’autre, vous les traitez efficacement de manière entièrement dématérialisée dans le système.

5. Les demandes d’achat sont archivées selon les principes de l’archivage à valeur probante

Lorsque vous stockez des données professionnelles au format électronique, vous devez vous conformer aux réglementations allemandes GoBD relatives à l’archivage électronique. Vous devez également tenir compte de la sécurité d’audit des demandes d’achat et de tous les documents qui les accompagnent.

Une fois la demande d’achat approuvée, Doxis bloque tout traitement ultérieur. Vous pouvez toujours la récupérer dans le système, mais vous ne pouvez plus la traiter. Ceci afin d’éviter toutes les modifications et divergences ultérieures.

La demande d’achat, tremplin vers la mise en place effective d’un processus P2P

Première étape du processus d’achat, la demande d’achat joue un rôle crucial. Avec un processus d’achat extrêmement clair, des responsables dédiés et l’automatisation du processus de validation, vous avez la garantie du meilleur résultat possible : les meilleurs produits, dans la bonne quantité, au bon moment et au meilleur prix.

En s’interfaçant intelligemment avec SAP, Doxis peut simplifier votre processus de demande d’achat afin de rapidement déployer votre processus d’approvisionnement.