Le cloud fait partie de nos vies personnelles depuis de nombreuses années. Nous sommes habitués à ce que tout soit à portée de main et disponible à tout moment et en tout lieu. Les applications basées sur le cloud sont conçues pour répondre précisément à nos besoins et nous faciliter la vie. Les solutions cloud de pointe deviennent également de plus en plus importantes pour les entreprises à l’ère des modèles de travail flexibles tels que le bureau à domicile, le travail hybride et le mélange vie professionnelle-vie privée.

Un système de gestion de documents basé sur le cloud (Cloud DMS) rend vos documents professionnels rapidement accessibles de n’importe où, facilite la collaboration et vous aide à optimiser vos processus métier.

Vous exécutez un logiciel sur site localement, sur votre propre serveur. Vous êtes responsable de l’installation et de la maintenance du matériel. Vous devez effectuer les mises à jour et assurer la protection des données.

Lorsque vous choisissez une solution software-as-a-service (SaaS), comme un Cloud DMS ou un Cloud ECM (Enterprise Content Management System ou Système de gestion de contenu d’entreprise), vos données sont stockées sur des serveurs externes.  Vous externalisez l’infrastructure informatique et louez l’application, que le fournisseur SaaS* exploite, entretient et met à jour via le cloud. Pour utiliser le logiciel, vous achetez généralement un abonnement et pouvez ensuite accéder au système via Internet.

1. Évolutivité

Les solutions Cloud DMS permettent aux entreprises d’adapter leurs capacités de stockage et de traitement de manière flexible. Vous pouvez facilement ajouter davantage d’espace de stockage ou de licences utilisateur à mesure que votre volume de documents augmente, sans mises à niveau matérielles coûteuses et chronophages.

2. Rentabilité

En utilisant un Cloud DMS, vous économisez des coûts d’achat élevés, la configuration et la maintenance de serveurs ainsi que d’autres composants d’infrastructure. À l’inverse, une solution SaaS permet de réduire les coûts, qui deviennent réguliers et prévisibles. Dans une comparaison à long terme, les solutions cloud sont souvent préférées car les coûts associés, tels que les frais de personnel, de formation ou de recrutement, sont également réduits.

3. Accessibilité globale

En tant que solution cloud, le DMS est toujours accessible via Internet. Les fichiers et informations nécessaires sont disponibles immédiatement. Cela signifie que vos employés peuvent toujours travailler de manière productive, quel que soit l’endroit où ils se trouvent.

Les systèmes Cloud DMS favorisent la collaboration et la flexibilité, en particulier pour les entreprises avec des équipes distribuées ou des modèles de travail à distance. Le cloud facilite également la collaboration avec des prestataires de services tiers et des partenaires.

4. Intégrité et sécurité des données

Les fournisseurs de DMS réputés vouent une grande importance à la sécurité de leurs plateformes. Par exemple, pour se conformer aux réglementations sur la protection des données, ils mettent en œuvre des méthodes de chiffrement avancées et fournissent des outils de contrôle d’accès en vue d’empêcher tout accès non autorisé.

Avec le software-as-a-service, vous bénéficiez également des normes de sécurité élevées des principaux prestataires de cloud. Grâce à des sauvegardes régulières, à un stockage de données redondant et à des clusters de serveurs, le risque de perte de données peut être minimisé. Les opérateurs de serveurs prennent de nombreuses précautions pour garantir une intégrité et une disponibilité élevées des données. Dans le cas d’une solution sur site, il vous faudrait vous en occuper vous-même.

Info : Assurez-vous que le fournisseur Cloud DMS de votre choix offre un niveau élevé de contrôle de la sécurité des informations pour la certification ISO 27001.

5. Intégration et collaboration

Les systèmes Cloud DMS peuvent souvent être intégrés de manière transparente à d’autres applications métier, telles que des systèmes CRM et ERP basés sur le cloud, des outils de gestion de projet ou des clients de messagerie. Cela permet aux employés d’accéder et de modifier des documents directement à partir d’autres applications, ce qui augmente la productivité et garantit une collaboration fluide.

6. Disponible 24 h/24

La disponibilité des services et des informations 24 h/24 et 7 j/7 est extrêmement importante, en particulier pour les équipes internationales. Les employés du monde entier doivent pouvoir effectuer leur travail à tout moment de la journée. Bien que souvent, les solutions sur site n’offrent pas d’assistance 24 h/24 et 7 j/7, les grands prestataires de cloud prévoient une protection contre les temps d’arrêt. Les bons fournisseurs de DMS la proposent également pour le DMS lui-même.

Lors du choix d’un système de gestion de documents basé sur le cloud, vous devez tenir compte des principaux critères suivants :

• Options d’automatisation : Le système doit non seulement prendre en charge une gestion transparente des documents, mais également la numérisation et l’automatisation de vos processus métier.
• Fonctions de recherche : Afin que vous puissiez toujours trouver les informations dont vous avez besoin sans délai, vous devez disposer de fonctions de recherche intelligentes. Pour des recherches de métadonnées efficaces, il est indispensable de bénéficier de mots-clés automatisés avec des métadonnées pertinentes pour l’entreprise. La recherche en texte intégral permet également de chercher du contenu textuel, vous permettant ainsi de trouver les bons documents plus rapidement.
• Collaboration : Pour une bonne collaboration, il est important que vos collaborateurs puissent travailler sur un document en même temps et partager facilement des informations avec d’autres (collègues et partenaires externes).
• Sécurité d’audit : Le DMS doit comporter des fonctions d’archivage répondant aux critères et normes d’audit, conformément aux réglementations du GoBD. Cela inclut, par exemple, l’archivage sécurisé des documents originaux contre toute manipulation et modification.
• Évolutivité : Le système doit disposer d’un niveau élevé d’adaptabilité et de nombreuses options d’évolutivité. D’une part, cela offre la flexibilité nécessaire pour pouvoir réagir rapidement aux changements tels que les nouvelles exigences légales. D’autre part, cela permet également aux services spécialisés d’utiliser le système et de couvrir les différents cas d’utilisation individuels.

Lorsqu’il s’agit du DMS, de nombreuses entreprises pensent d’abord à SharePoint. La solution standard offre de nombreuses fonctions intéressantes, mais atteint rapidement ses limites. Par exemple, il n’existe aucun moyen raisonnable de stocker des métadonnées individuelles. Pour les grandes entreprises, en particulier, cela signifie un niveau élevé d’effort informatique, qui remet en cause l’un des principaux avantages des solutions cloud, à savoir une disponibilité facile.

Note : Vous pouvez en savoir plus sur les limites de SharePoint et comment y faire face dans notre article de blog sur la manière de surmonter les obstacles de SharePoint.

Doxis : Votre solution Cloud DMS polyvalente et à la pointe de la technologie

Doxis vous offre une solution qui répond à de nombreuses exigences d’un Cloud ECM moderne, en particulier pour les grandes entreprises avec un volume élevé de documents et des flux de travail individuels :

• Doxis vous offre des coûts d’exploitation transparents et maîtrisables.
• Doxis est évolutif et s’adapte avec agilité à vos besoins individuels ainsi qu’à la croissance de votre entreprise.
• Votre système de gestion de documents est disponible 24 h/24 via Doxis.cloud. Chez SER, nous accordons une grande importance à la fiabilité et à la sécurité. Nous tenons toujours nos logiciels à jour et respectons les normes de sécurité les plus élevées, ce que notre certification ISO 27001 confirme également.
• Doxis vous propose de nombreuses options d’intégration, notamment Microsoft 365 et Teams, Salesforce et SAP. De cette façon, vous pouvez connecter intelligemment différentes applications cloud entre elles.
• Avec l’aide de Doxis, vous pouvez marquer vos fichiers avec des métadonnées spécifiques et accélérer votre recherche d’informations.
• Doxis vous offre la possibilité de créer vos propres workflows. Le système DMS vous soulage d’étapes de travail entières. Par exemple, il lit les données de facturation et stocke ces informations sous forme de données structurées.

Qu’il s’agisse de l’industrie 4.0, de la banque 4.0 ou du travail 4.0, aujourd’hui tout converge clairement vers la digitalisation. Cependant, il est important de ne pas perdre de vue une chose : avant tout, vous devez compter sur la technologie de votre entreprise qui facilite le travail pour vous et votre personnel. Avec cette mission, vous mobilisez tous vos collaborateurs et augmentez l’acceptation de vos projets de digitalisation.

Vous devez également choisir un logiciel qui évolue avec vos besoins individuels. Un DMS dans le cloud a un potentiel de développement élevé et vous pouvez le faire évoluer de manière flexible. Cela signifie que vous pouvez déployer plus rapidement de nouvelles fonctionnalités afin d’améliorer la façon dont vos employés travaillent.