Documentation technique

La documentation technique est un concept général qui englobe tous les documents concernant un produit spécifique, fournis par les fabricants à des fins d’information. À cet égard, elle informe, par exemple, de la manière dont les entreprises mettent en service, entretiennent, nettoient ou réparent un équipement technique ou une machine. Elle est également liée aux normes et exigences légales. Les équipements techniques et les machines ne sont prêts à fonctionner que lorsque la documentation technique est achevée. 

Dans cet article, nous vous montrons comment créer, archiver et stocker des documents techniques ; nous examinons aussi des logiciels conçus pour vous aider à respecter des normes et processus importants. 

La documentation technique est un ensemble de documents fournis par un fabricant à propos d’un produit, d’un système ou d’un procédé technique. Documentation produit est synonyme de documentation technique. Elle contient toutes les informations dont les utilisateurs et autres parties prenantes ont besoin pour utiliser un produit technique en toute sécurité et bien évaluer les risques, de sa conception à sa fabrication et à son utilisation. 

Organisation de la documentation technique 

La documentation technique n’est pas une simple collection de documents. Toutes les informations d’usage techniquement pertinentes sont organisées et compilées pour l’audience ciblée en utilisant une terminologie cohérente et précise. La terminologie normalise les exigences de la documentation technique dans tous les documents. Elle définit la structure de la documentation, la mise en page des documents et les processus éditoriaux. 

En d’autres termes : la documentation technique suit une norme uniforme, claire, compréhensible, cohérente et traduisible. 

Le rédacteur technique est généralement responsable de la création de la documentation technique. Il procède par étapes. 

Analyse des besoins et des exigences 

Les normes juridiques, les attentes des parties prenantes (clients et utilisateurs) et les besoins déterminent la création du document par le rédacteur technique. Par besoins, on entend la documentation nécessaire à la fourniture d’informations complètes et compréhensibles sur le produit. 

Par exemple, les instructions de montage d’un meuble sont indispensables pour l’assembler. En revanche, des instructions d’installation et d’entretien complexes sont nécessaires pour des équipements industriels d’une complexité similaire. À partir de tous les besoins, le rédacteur technique planifie ensuite le contenu, c’est-à-dire les documents qui font partie de la documentation technique. 

Recherche et mise en œuvre 

Avant de commencer à rédiger, le rédacteur technique doit d’abord effectuer des recherches de contenu. Il obtient l’information nécessaire de différentes sources : les développeurs, ingénieurs ou chefs de produit appuient le processus éditorial en apportant une contribution technique ou en validant le contenu. 

Par exemple, le développeur fournit des informations sur la programmation d’un processus logiciel, que le rédacteur technique prépare ensuite textuellement et visuellement avec un graphiste. Le développeur vérifie ensuite à nouveau si la présentation des informations est correcte. 

Les entreprises aiment également que les utilisateurs finaux examinent l’élaboration de l’information sur le plan de la facilité d’exploitation. Cette démarche permet de s’assurer que les utilisateurs de la documentation technique la comprennent. 

Publication et mises à jour 

Une fois le résultat du travail validé, les managers, comme les chefs de produit, révisent les documents techniques. Si toutes les informations sont correctes, ils valident la documentation technique et celle-ci est alors publiée. 

La documentation technique est rarement un travail statique. Les rédacteurs techniques ajoutent toujours de la documentation supplémentaire dès que le produit évolue, qu’il s’agisse d’une nouvelle mise à jour du logiciel, de la détection d’une erreur ou de l’incorporation d’un module complémentaire. 

La documentation technique est obligatoire pour les fabricants. Elle protège également contre les risques de responsabilité susceptibles de survenir en relation avec un produit. La documentation technique fait clairement partie intégrante du produit et, par conséquent, de la responsabilité du fait du produit. 

En d’autres termes, la documentation technique est la preuve que le fabricant a respecté toutes les exigences légales en matière d’usage. C’est pourquoi un produit technique (un dispositif ou un produit médical à assistance logicielle) ne peut être commercialisé que lorsque la documentation technique est disponible. C’est la base qui permet de garantir qu’un produit est sûr et qu’il répond à toutes les exigences légales.

Dans l’Union européenne, par exemple, tous les produits commercialisés doivent porter un marquage CE, si la directive correspondante l’exige. C’est le cas, par exemple, de la directive communautaire sur les machines. 

En général, le marquage CE s’applique aux produits qui entrent dans le champ d’application de la directive européenne sur la santé, la sécurité, la compatibilité électromagnétique et la protection de l’environnement. Pour ces produits, le fabricant est tenu de respecter les objectifs de protection requis et de procéder à une analyse des risques. Une entreprise ne peut délivrer une déclaration de conformité que si les objectifs de protection ont été atteints et que les risques sont conformes aux normes harmonisées de l’UE. 

Questions de responsabilité et responsabilité du fait du produit 

Avec la déclaration de conformité UE/CE, une entreprise atteste de la conformité de son produit aux normes et directives légales. Dans la plupart des cas, il s’agit du fabricant lui-même, de l’importateur ou d’un revendeur. La personne qui met le produit sur le marché est responsable. 

Les demandes de dommages-intérêts ou autres actions en responsabilité surviennent toujours lorsque des exigences spécifiques à la sécurité des produits ou des éléments contractuels ne sont pas respectés. 

Normes importantes 

Afin de garantir que les documents techniques sont compréhensibles et que les informations sont enregistrées conformément à la législation, les normes applicables doivent être respectées. Les normes les plus connues en matière de documentation technique sont les suivantes : 

Le sujet de la documentation technique n’est pas seulement le contenu des documents. Chaque document individuel fait également partie de la documentation technique. Dans le domaine de la documentation technique, les entreprises doivent indiquer comment et où elles gèrent et archivent les documents. 

Parce que les documents techniques font partie de l’archivage à long terme. Les délais de conservation des archives à long terme sont généralement compris entre six et dix ans. Le délai de conservation de la documentation technique est de dix ans. Durant cette période, les entreprises conservent la documentation technique dans une archive. 

En matière d’archivage, gardez à l’esprit les points suivants : il convient de s’assurer à tout moment que les documents sont stockés selon les principes de l’archivage à valeur probante et qu’ils sont accessibles rapidement.

Les projets de documentation technique sont complexes. Ils régissent les aspects juridiques, documentent les processus liés aux produits, informent utilisateurs et opérateurs et servent de base à l’autorisation de mise sur le marché d’un produit. Parallèlement, la documentation technique continue d’évoluer au fil du temps. Contrairement au passé, un produit n’est plus créé une seule fois et continue d’exister tel quel. Il évolue et la documentation aussi. 

L’internationalisation des entreprises représente également un défi pour la documentation technique : il ne suffit plus de créer des documents dans une seule langue. Les rédacteurs techniques traduisent la documentation dans toutes les langues des pays où un produit est vendu. 

Voici un aperçu des défis de la documentation technique : 

La normalisation des processus peut faciliter la réponse aux défis qui en découlent. La gestion des documents, en particulier, prend beaucoup de temps dans les entreprises dans le cadre de la documentation technique. Des processus efficaces dans un système de gestion documentaire (GED) permettent d’automatiser et d’accélérer les activités professionnelles et les processus d’archivage. 

Qu’est-ce que Doxis ? 

Doxis est une plateforme de services de contenu qui intègre les documents, les processus métier, la collaboration et bien plus encore. En tant que GED, Doxis gère l’information à travers les systèmes. Par exemple, Doxis enrichit votre système de gestion de l’information produit (PIM) en archivant les documents relatifs à vos produits. 

Doxis dispose également de connecteurs capables d’interconnecter des logiciels sans entraîner de discontinuités. Doxis fonctionne en arrière-plan lorsque vous utilisez votre PIM et accélère les processus. 

Archivage de documents techniques pas à pas dans Doxis 

Hé Doxi, comment fonctionne Doxis dans le cadre de la documentation technique ? 

La documentation technique contient tout ce qui fait un produit d’un point de vue technique, de la conception à l’exploitation. Grâce aux modes d’emploi, aux instructions de montage, aux autres informations relatives à l’utilisation et aux consignes de sécurité, les entreprises indiquent clairement, en interne comme en externe, qu’elles satisfont aux exigences d’utilisation. 

La documentation technique constitue donc une base juridique pour la commercialisation du produit, ainsi qu’un produit d’information qui informe pleinement toute personne en contact avec ce produit. Avec Doxis, vous gérez vos documents techniques de manière sûre et efficace, depuis leur élaboration jusqu’à leur suppression à l’expiration du délai de conservation.