Il est temps de se préparer à Facturation Électronique 2026

La facturation électronique qui va s’appliquer à toute l’économie française est un bond en avant significatif dans l’avenir des transactions financières. La loi à venir oblige toutes les entreprises opérant en France à émettre et à recevoir des factures par voie électronique. L'objectif est de rationaliser les processus, de réduire les erreurs de facturation et de lutter contre l'évasion fiscale.

Calendrier des changements

Septembre 2026

Exigence pour les grandes et moyennes entreprises :

À compter du 1er septembre 2026, les grandes et moyennes entreprises doivent pouvoir envoyer, recevoir et traiter les factures sous forme électronique. Les grandes entreprises sont définies comme ayant plus de 5 000 employés et plus de 1,5 milliard d'euros de chiffre d'affaires ou 2 milliards d'euros d'actifs. Les entreprises de taille moyenne sont définies comme ayant entre 250 et 4 999 employés et moins de 1,5 milliard d'euros de chiffre d'affaires ou 2 milliards d'euros d'actifs. Votre organisation, quelle que soit sa taille, doit avoir la capacité d'émettre et de recevoir des factures numériques via le PPF (Portail Public de Facturation) approuvé par l'État ou via des PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire) agréées. Vous pouvez demander une prolongation de trois mois de ce délai, leur permettant de reporter la mise en œuvre jusqu'au 1er décembre 2026.

Achèvement du PPF : D'ici fin 2024, le système PPF sera pleinement opérationnel, ce qui permettra un programme pilote approfondi et des tests du système tout au long de 2025. Ce calendrier garantit que les entreprises pourront commencer leurs projets pilotes en 2025, bien avant les dates de conformité obligatoires.

Septembre 2027

Inclusion des petites entreprises et des micro-entreprises :

D'ici septembre 2027, la France exigera que toutes les petites entreprises et les micro-entreprises intègrent pleinement les systèmes de facturation électronique. Selon les normes de la Commission européenne, ces entreprises sont classées en fonction de leur taille : les micro-entreprises ont moins de 10 salariés et un chiffre d'affaires annuel ou un bilan ne dépassant pas 2 millions d'euros, tandis que les petites entreprises sont définies comme ayant moins de 50 salariés et un chiffre d'affaires ou un bilan ne dépassant pas 10 millions d'euros. Ce mandat garantit que les entreprises de tous les niveaux de l'économie française participent uniformément au système de facturation électronique.

Points supplémentaires

Transactions internationales : les lignes directrices pour les transactions internationales B2B et B2C seront normalisées à compter du 1er janvier 2026. Ces lignes directrices sont conçues pour simplifier les complexités de la facturation électronique transfrontalière et garantir la conformité aux normes de l'UE, notamment en utilisant le réseau PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) pour l'échange sécurisé de documents. Les entreprises françaises faisant du commerce à l’international devront s'aligner sur ces nouvelles exigences pour bénéficier d’activités commerciales transfrontalières fluides et conformes.

Exceptions et reports : Les entreprises peuvent demander un report d'un an pour retarder la mise en œuvre des systèmes de facturation électronique. Cette disposition vise à aider les entreprises confrontées à des difficultés de mise en œuvre importantes ou à des difficultés particulières. Pour bénéficier d'un report, les entreprises doivent démontrer des difficultés opérationnelles substantielles ou justifier leur incapacité à se conformer avant la date limite initiale. Les critères et le processus de demande de ces reports devraient être détaillés plus en détail par les autorités fiscales à l'approche de la date de mise en œuvre de 2026.

Phases préparatoires : Projets pilotes 2024-2025. La phase de préparation, y compris l'octroi de licences aux PDP et la finalisation de la configuration technique du PPF, sera achevée d'ici 2024. L'année suivante sera consacrée aux tests pilotes avec des entreprises volontaires pour assurer une mise en œuvre facilitée.

L’intégration par l’économie française de la facturation numérique s'inscrit dans le cadre d'un projet plus vaste de l'Union européenne. L'initiative TVA à l'ère numérique (ViDA) établit un modèle sur la manière dont les États membres de l'UE devraient moderniser leurs systèmes fiscaux afin de tirer parti des avantages des technologies numériques. Cette réforme radicale vise à rendre les systèmes fiscaux plus robustes, en comblant les lacunes d’un système papier qui ont longtemps été exploitées.

• Améliorer la transparence

En normalisant les rapports numériques dans toute l'UE, ViDA vise à attirer l’attention sur les transactions qui pourraient autrement passer entre les mailles du filet des systèmes fiscaux nationaux.

•    Réduire la fraude fiscale

Les systèmes automatisés et le suivi électronique rendent plus difficile la non-détection des activités frauduleuses.

• Simplifier la conformité fiscale

Pour les entreprises, la numérisation signifie moins d'obstacles bureaucratiques et une gestion fiscale plus simple.

Comment ViDA et Facturation Électronique 2026 sont liées

Le projet ne cherche pas seulement à mettre la facturation En France en conformité avec les règles européennes. Il vise aussi à donner à la France un rôle de leader dans la transformation numérique des systèmes fiscaux. En adoptant la législation ViDA, la France va au-delà du respect des normes européennes et élabore une nouvelle norme de conformité fiscale dans les environnements commerciaux numériques. Cette approche avant-gardiste garantit que les entreprises françaises – et leurs partenaires internationaux – sont bien préparées à un avenir où le numérique prend une place de plus en plus importante, ce qui leur permet de rester compétitives sur la scène européenne et mondiale.

Imaginez votre service comptable où vos collaborateurs, dopés à la caféine, vérifient des piles de factures papier, les bons de commande et les comparent aux reçus de livraison. Ce processus est d’une lenteur infinie mais aussi sujet aux erreurs. Voici ce que le gouvernement français envisage : les factures arrivent par voie électronique, sont automatiquement traitées et validées et s’intègrent parfaitement aux systèmes comptables de l’entreprise. L’objectif est de réduire le nombre de retards et d’erreurs et, après une brève période d’adaptation, de permettre aux employés de se concentrer davantage sur des tâches stratégiques.

Conséquences financières

• En automatisant le traitement des factures, les entreprises peuvent réduire considérablement le temps consacré à la saisie manuelle des données et à la correction des erreurs.
• La réduction de l’utilisation du papier, des frais d’affranchissement et des besoins de stockage se traduit directement par des économies de coûts. Au fil du temps, ces économies peuvent être substantielles.
• Les factures numériques sont traitées plus rapidement, ce qui permet des paiements plus rapides et une meilleure trésorerie. Cela peut changer la donne pour les entreprises qui comptent sur un flux de trésorerie stable pour maintenir leurs opérations.

Impact environnemental

L’impact environnemental peut être conséquent. La baisse de la consommation de papier réduit le nombre d'arbres abattus et la quantité de déchets produits. C'est un pas vers des pratiques commerciales plus durables, un élément de plus en plus important pour les consommateurs et les parties prenantes.

Vous avez donc de quoi vous réjouir :

• Efficacité accrue : l'automatisation du traitement des factures réduit les erreurs manuelles et accélère les flux de travail.
• Économies de coûts : l'élimination des frais de papier et d'affranchissement entraîne des économies à long terme.
• Paiements plus rapides : les factures numériques facilitent les cycles de paiement plus rapides, améliorant ainsi les flux de trésorerie.
• Avantage concurrentiel : les premiers utilisateurs se positionnent comme des leaders innovants.
• Avantages environnementaux : la réduction de la consommation de papier soutient les objectifs de durabilité.

Facturation Électronique 2026 va pousser les entreprises à numériser les processus de facturation de manière structurée. Il est très important pour votre entreprise et votre expérience client que vous compreniez les formats et plateformes spécifiques qui feront partie de vos opérations quotidiennes à partir de septembre 2026.

Formats adoptés :

Factur-X :

C’est un format hybride qui intègre à la fois les données PDF et XML, garantissant la compatibilité entre différents systèmes et fournissant une facture lisible et également traitable par machine. Factur-X est entièrement conforme à la norme européenne EN16931, qui normalise les éléments essentiels des factures électroniques dans toute l'Europe. Cette conformité garantit que les factures générées dans ce format peuvent être utilisées de manière transparente au sein de l'UE, facilitant ainsi le traitement et la vérification.

UBL (Universal Business Language) :

Ce format basé sur XML est largement utilisé dans la facturation numérique internationale et est compatible avec la norme européenne EN16931. La structure et les éléments de données d'UBL répondent aux exigences fixées par cette norme, ce qui le rend idéal pour les entreprises françaises qui ont une activité à l’international. En adhérant à la norme EN16931, UBL garantit que les factures sont interopérables et conformes aux réglementations de l'UE, améliorant ainsi leur acceptation dans les États membres.

CII (Cross Industry Invoice) :

Autre norme basée sur XML, CII répond aux besoins complexes de facturation et s'applique au commerce national et international. Comme UBL, CII est conforme à la norme européenne EN16931, garantissant que les factures sont structurées de manière à s'aligner sur les exigences européennes en matière de facturation électronique. Cet alignement permet de rationaliser le traitement des transactions entre différents pays et systèmes au sein de l'UE.

Comprendre la norme EN16931 :

La norme européenne EN16931 définit un modèle de données sémantiques pour les factures électroniques, spécifiant les informations essentielles qui doivent être incluses dans toute facture électronique échangée au sein de l'UE. Cette norme vise à favoriser l'interopérabilité et à faciliter la facturation électronique entre différents systèmes de commerce électronique, aidant ainsi les entreprises à rationaliser leurs opérations et à maintenir leur conformité avec les réglementations de l'UE.

Rôles de la plateforme :

Plateformes de dématérialisation privées (PDP) :

Il s'agit de plateformes tierces autorisées à gérer en toute sécurité la transmission de factures électroniques, garantissant ainsi la conformité aux exigences réglementaires. Elles offrent flexibilité et personnalisation aux entreprises qui mettent en œuvre des systèmes de facturation électronique, mais peuvent impliquer des coûts supplémentaires et nécessiter un suivi rigoureux de la conformité.

Portail public de facturation (PPF) :

Fourni par le gouvernement français, le PPF est une option gratuite et sécurisée pour la gestion de la facturation électronique. Il prend en charge des interfaces essentielles comme les API (Application Programming Interface) et l'EDI (Echange de Données Informatisées), permettant une intégration simple avec les systèmes d'entreprise existants. Tout en offrant une sécurité et une conformité élevées, le PPF peut être moins flexible que les PDP.

Opérateur de dématérialisation (OD) :

Ces opérateurs permettent aux entreprises d'envoyer des factures sans avoir besoin d'une certification officielle de l'État, offrant une alternative plus flexible aux méthodes traditionnelles comme les PDP et le PPF. Ils constituent un excellent choix pour les entreprises à la recherche de solutions de facturation électronique avec moins de formalités. Parmi ces opérateurs, SER Group se démarque. Au-delà de la conformité et de l'efficacité, nous apportons la facilité de la transformation numérique avec des services logiciels ECM ( https://www.sergroup.com/en/business-platform/enterprise-content-management.html ) de pointe, aidant les entreprises à rationaliser les processus de manière dynamique et sécurisée, le tout sans avoir besoin d'une surveillance directe de l'État. Nous comprenons que cela semble un peu complexe, c'est pourquoi la plupart des organisations choisissent d'automatiser leur processus de facturation électronique.

Les entreprises opérant en France sont tenues de mettre en œuvre des systèmes robustes capables d'émettre, de recevoir et de stocker en toute sécurité des factures électroniques conformément aux normes fixées par l'administration fiscale française.

Principales caractéristiques de conformité :

• Assurance et réception des factures électroniques : toutes les entreprises doivent être équipées pour envoyer et recevoir des factures électroniques.
  
  
• Stockage et sécurité des données : les factures électroniques doivent être stockées en toute sécurité pour garantir leur accessibilité en cas de futurs audits.
    
• Intégration du système : les entreprises doivent intégrer leurs systèmes de facturation électronique aux plateformes nationales approuvées (PPF ou PDP certifiés).

Sanctions en cas de non-conformité

Le non-respect des exigences de facturation électronique peut entraîner des sanctions importantes, visant à garantir le respect des règles et à prévenir la fraude fiscale. Les sanctions spécifiques comprennent :
Amende par facture : les entreprises sont passibles d'une amende de 15 € pour chaque facture non émise conformément au mandat de facturation électronique.
Plafond annuel des amendes : le total des amendes pour non-conformité est plafonné à 15 000 € par an afin d'éviter des sanctions excessives pour les entreprises.:

Audits et mise en application:

• Audits réguliers: les entreprises doivent s'attendre à des audits réguliers par les autorités fiscales pour vérifier la conformité aux exigences de facturation électronique.
• Vérifications: des contrôles rigoureux seront effectués pour garantir que tous les systèmes sont conformes aux normes juridiques et sont capables de signaler des données de transaction précises.

Préparation à la conformité :

Il est conseillé aux entreprises de mettre à niveau leurs systèmes bien avant les délais pour éviter les pénalités. Le recours à des conseillers fiscaux ou juridiques pour garantir une conformité totale avec les nouvelles réglementations est un bon réflexe. En se conformant à ces exigences, les entreprises peuvent garantir le bon fonctionnement de leurs opérations et éviter les risques associés à la non-conformité. Pour des conseils plus détaillés et pour rester informées de tout changement de réglementation, les entreprises doivent régulièrement se référer aux publications officielles des autorités fiscales françaises.

Avec les nouvelles règles de facturation électronique en France qui pointent à l'horizon, nous avons équipé notre solution d'automatisation des factures pour simplifier l’accroissement attendu des factures électroniques. Développé en collaboration avec ESALink, elle vise à vous simplifier la vie en automatisant les tâches les plus importantes de la gestion des factures, comme l'extraction et la vérification des données, ce qui accélère le processus et réduit les erreurs. notre solution est conçue pour rester en conformité tout en augmentant l'efficacité et en préservant le bon état des flux de trésorerie.

Pourquoi vous devriez numériser et automatiser :

• Rapidité et précision : l'extraction et la vérification automatisées des données de facturation réduit les délais de traitement et minimisant les erreurs.
• Facilité de conformité : ce choix garantit que les factures sont traitées conformément aux nouvelles réglementations, permettant à votre entreprise à respecter les normes obligatoires de facturation électronique.
• Efficacité améliorée : il rationalise l'ensemble du processus de gestion des factures, de la réception à l'archivage, ce qui améliore votre flux de travail opérationnel global.
• Économies de coûts : numérisation et automatisation réduisent le besoin de saisie et de surveillance manuelles, baissant ainsi les coûts de main-d'œuvre et les pénalités potentielles en cas d'erreur.
• Meilleure gestion des liquidités : un traitement automatisé permet un règlement plus rapide des factures, ce qui peut améliorer vos flux de trésorerie et permettre à votre entreprise de profiter de remises pour paiement anticipé.

Ces fonctionnalités font partie de notre plateforme Doxis Intelligent Content Automation et nous vous recommandons vivement de la consulter si vous ne savez pas comment vous préparer au mieux pour Facturation Électronique 2026.

Prêt pour ViDA ?

Le passage de la France à la facturation électronique marque un changement important. En adoptant l'initiative ViDA de l'UE, elle ouvre la voie à un avenir financier plus efficace et plus respectueux de l'environnement. Bien que des défis tels que les coûts de démarrage et les réglementations existent, les avantages sont clairs : les entreprises fonctionneront plus intelligemment, économiseront de l'argent et contribueront à une économie axée sur le numérique où la durabilité est essentielle.
Vous avez besoin d'aide pour préparer vos systèmes pour Facturation Électronique 2026 ? Vous avez du mal à intégrer la bonne solution ? N'hésitez pas à nous contacter. C'est ce que nous faisons de mieux.