Gestion des candidatures : pourquoi une GED est indispensable

La gestion des candidatures couvre l’ensemble des méthodes, outils et activités de gestion des processus de recrutement. Un système de gestion documentaire (GED) peut faciliter les processus de recrutement d’un logiciel de gestion des ressources humaines. Les gains de temps et les économies d’argent qui en découlent se traduisent par une réduction des délais d’embauche et une amélioration de l’expérience des candidats.

Dans cet article, nous vous montrons comment une gestion efficace des candidatures au sein d’une GED peut soutenir les processus de sélection, simplifier les flux de travail de recrutement interne, renforcer votre marque employeur et faciliter la gestion de la conformité.

Qu’est-ce que la gestion des candidatures ?

Les termes de gestion des candidatures, administration des candidatures et recrutement électronique décrivent tous la même chose, à savoir l’ensemble des processus de recrutement destinés à pourvoir un poste vacant. Cela comprend toutes les tâches allant de la publication d’un poste vacant à l’embauche d’un candidat.

Pourquoi une bonne gestion des candidatures est-elle si importante ?

Le chemin est long entre un poste vacant et la signature d’un contrat de travail : seules les entreprises qui misent sur leur marque employeur pourront continuer à attirer et à retenir les talents sur un marché du travail favorable aux salariés.

Utiliser efficacement les données

Valoriser au mieux l’expérience du candidat, tel est le rôle de la gestion des candidatures. Les données indiquent la meilleure option. Les responsables des ressources humaines s’appuient sur les données pour analyser les documents, identifier les canaux de diffusion des offres d’emploi ou choisir la bonne approche envers les candidats. L’importance des logiciels de gestion des RH pour le recrutement devient encore plus évidente à la lumière de la concurrence : les candidats sont plus susceptibles d’abandonner leur candidature si les délais d’attente s’allongent.

Flux de travail automatisés

Les processus de candidature digitalisés sont plus rapides, de meilleure qualité et peuvent renforcer la marque employeur. Il s’agit de solutions comme une GED, qui associent tous les domaines de la gestion des candidatures en les numérisant et en les centralisant sur une seule et même plateforme. Combiner structures juridiquement sûres, flux de travail automatisés, canaux de communication transparents et décisions basées sur les données améliore le taux de réussite lors de la sélection des futurs employés.

Quels sont les objectifs de la gestion des candidatures ?

L’objectif principal est de trouver un candidat qualifié pour un poste à pourvoir. Et, dans la mesure du possible, veiller à ce que les ressources telles que le temps et l’argent consacrés à la procédure de candidature soient réduites au minimum.

L’utilisation d’un logiciel de gestion des candidatures accélère la sélection des candidats. Les modèles de la GED ou les analyses automatisées réduisent les tâches récurrentes effectuées par les services RH. Ce gain de temps a deux effets synergiques : ces processus plus rapides et plus efficaces coûtent moins cher et laissent plus de temps pour mieux communiquer avec les candidats et leur offrir une expérience authentique.

Qu’est-ce qui définit une bonne gestion des candidatures ?

Pour que la gestion des candidatures soit efficace, elle doit être systématique. De la même manière qu’une entreprise est en mesure de piloter méticuleusement sa procédure de traitement des factures, la gestion des candidatures peut également suivre une procédure clairement définie. Les logiciels de gestion des candidatures optimisent ce processus. Résultat : des flux de travail allégés et un processus de candidature objectif et équitable qui respecte les principes de la loi générale allemande sur l’égalité de traitement.

Pour que les processus soient systématiques, ils doivent également être mesurables. Des processus mesurables permettent en effet d’anticiper dans la gestion des candidatures, car des indicateurs clés de performance tels que le délai d’embauche ou le coût de la vacance peuvent mettre en évidence des pistes d’amélioration et vous aider à mieux aligner vos processus. En gérant stratégiquement le vivier de candidats, il vous sera également plus facile de pourvoir les postes à venir.

Dossiers électroniques des candidats : vue d’ensemble et avantages

Vous pouvez collecter, enregistrer et gérer tous les documents relatifs à une candidature par voie électronique et de manière sûre sur le plan juridique au sein d’un dossier électronique du candidat. Les documents sont stockés dans une structure de dossiers claire en fonction du type de document, comme les lettres de motivation, les CV et les attestations.

Le dossier électronique du candidat garantit que toutes les informations sont centralisées conformément au RGPD et consultables, utilisables et supprimables selon les règles applicables. Si nécessaire, vous pouvez partager des documents facilement et en toute sécurité avec des employés autorisés, par exemple avec le recruteur du service dans lequel le poste est à pourvoir.

En résumé, un dossier électronique de candidat présente plusieurs avantages :

• Stockage centralisé des données afin d’accélérer les processus de traitement des candidatures
• Accès à tous les documents de candidature, quel que soit leur emplacement
• Garantie d’intégrité des données dans le respect des directives du RGPD et des normes de conformité applicables

Passerelles de contenu pour connecter les dossiers électroniques des candidats aux outils RH tels que SAP SuccessFactors

La structure des dossiers électroniques des candidats

Une fois mis en place, le dossier électronique du candidat automatise le stockage des documents. Dès qu’une candidature est reçue, tous les documents qui s’y rapportent se retrouvent dans ce dossier.

Un dossier électronique de candidat comprend généralement les documents suivants :

• Lettre de motivation
• CV
• Lettre de candidature
• Certificats
• Références
• Certificats de travail

Les fichiers PDF ne sont pas les seuls documents à être stockés dans ce type de dossier. Les procédures de candidature les plus modernes passent, par exemple, par l’utilisation de messages vocaux ou de la vidéo. La GED conserve toutes les données soumises par le candidat, quel que soit leur format.

Les documents sont stockés dans la GED en utilisant une structure de dossier standardisée. Des dossiers spécifiques pour le CV, les certificats classiques et les certificats de travail, ainsi que des dossiers pour la correspondance avec les candidats fournissent une structure clairement organisée. À partir de la structure de ce dossier, vous pouvez voir les documents encore manquants.

Gestion centralisée

Vous gérez les fonctions des responsables, les processus de validation, les commentaires et les notes des différents documents directement dans le dossier électronique du candidat. Cela présente l’avantage de permettre aux employés autorisés d’accéder à toutes les informations et de vérifier l’état de traitement de la candidature à tout moment. Une fois le traitement de la candidature terminé, la GED continue d’être à votre service : les activités administratives comme le respect des délais de conservation et la suppression des documents s’exécutent automatiquement. L’accent est toujours mis sur la personne, et non sur les tâches administratives.

Exemples de logiciels de gestion des candidatures

Un logiciel de gestion des candidatures est une solution numérique spécifiquement conçue pour le recrutement.

Voici quelques exemples de ce type de logiciels :

• SAP SuccessFactors : piloté par l’IA et innovant, ce logiciel coordonne les candidatures dans Human Experience Management Suite de SAP. Il comprend des outils d’analytique RH, de gestion de la performance commerciale et de gestion de la paie.
• Personio : ce logiciel de gestion des candidatures offre des fonctionnalités destinées en particulier aux PME. Il existe également des solutions pour les grandes entreprises. Les fonctions de gestion des talents sont axées sur l’automatisation des flux de travail RH, de l’embauche à l’onboarding.
• Softgarden : l’analyse des CV, le multiposting et les modèles de messages et d’offres d’emploi font partie intégrante de ce logiciel de gestion des candidatures. Vous pouvez améliorer votre processus de recrutement en y incluant des activités de promotion de la marque employeur en ajoutant la suite Talent Acquisition. Il comprend toutes les fonctionnalités de gestion des candidatures et des talents.
• Talentstorm : Talentstorm est un logiciel de gestion des candidatures pour entreprises de taille moyenne. Il prend en charge la gestion de la marque employeur et embarque des fonctionnalités de pointe telles que l’analyse de CV et le multiposting.
• Sage : conçu pour les PME, ce logiciel de gestion des candidatures est disponible sous forme de solution autonome ou de logiciel tout-en-un. Ses fonctions se déclinent en modules à ajouter de manière flexible et à coût économique.

Les systèmes de gestion des candidatures présentés ici offrent une flexibilité maximale aux équipes de recrutement. Les mises à niveau sous forme de modules complémentaires, l’intégration à d’autres systèmes de gestion des ressources humaines ou les mises à jour permettent de concevoir des procédures de traitement des candidatures sur mesure. Les dernières méthodes de recrutement, telles que les candidatures par WhatsApp ou par message vocal, peuvent être mises en œuvre dans ces logiciels.

Le rôle d’une GED

Les systèmes de gestion des candidatures sont néanmoins limités dans leur champ d’application. Les tâches de gestion des candidatures sont largement associées à la gestion des données des candidats. Pour une gestion complète des documents, une GED est le bon choix. Elle crée une base de données générale pour gérer les documents de tous les métiers de l’entreprise. Une GED peut automatiser le transfert des données relatives aux candidats vers les données des salariés de l’entreprise, ou supprimer des enregistrements de données pour se mettre en conformité avec les réglementations juridiques.

Intégrer SAP SuccessFactors et Doxis

Optimisez votre procédure de traitement des candidatures et gérez les données des candidats en toute sécurité en associant GED et logiciel de gestion des candidatures. Notre exemple vous montre comment intégrer notre GED Doxis à SAP SuccessFactors. En principe, vous pouvez intégrer Doxis dans n’importe quel système de gestion des candidatures.

Utilisez Doxis pour la gestion des candidatures tout au long du parcours des candidats. Grâce à l’intégration à Microsoft Teams, les salariés qui ne font pas partie du département RH peuvent également accéder à la GED. Les chefs de service peuvent bénéficier d’un accès temporaire aux documents des candidats via Microsoft Teams pour leur permettre de se préparer à un entretien.

Génération des contrats et signatures numériques

Doxis est également un outil utile en aval du processus de recrutement : par exemple, si le candidat devient votre nouvel employé, ses données de base peuvent être transférées directement lors de la création de son contrat de travail. Si les termes du contrat sont acceptés, le candidat signe numériquement son contrat par l’intermédiaire d’un système de signature connecté comme DocuSign, AdobeSign, etc.

Du dossier du candidat au dossier du personnel

La gestion des candidatures ne représente qu’une infime partie de l’éventail des tâches du département des ressources humaines. Que se passe-t-il après la signature du contrat de travail ?

Une fois reçu, Doxis convertit automatiquement le dossier du candidat en dossier du salarié. Toutes les données de base et tous les documents collectés jusqu’à présent sont transférés automatiquement.

Si des données de base sont encore manquantes, Doxis lance une procédure destinée à obtenir les informations manquantes. Dans le même temps, Doxis crée des tâches pour l’intégration du nouveau salarié : par exemple, pour le service informatique afin de commander du matériel ou pour le chef de service afin d’élaborer un plan d’intégration.

Le guichet unique pour toutes les informations relatives aux employés

Certificats d’incapacité de travail, demandes de congés, comptes rendus d’entretiens avec le salarié ou fiches de paie : le dossier du salarié l’accompagne jusqu’à son départ de l’entreprise. Entre-temps, tous les documents sont archivés et centralisés dans le dossier de l’employé concerné, conformément au RGPD.

En résumé, voici pourquoi une GED est importante

La GED joue un rôle central dans le processus de gestion des candidatures et dans la gestion des documents relatifs aux employés. De la candidature à la retraite, tous les documents d’un employé sont conservés dans son dossier. Dès l’enclenchement du traitement des candidatures, une GED comme Doxis peut améliorer de manière mesurable l’efficacité et la précision du processus de sélection en raccourcissant nettement le délai d’embauche.

Une GED vous aide également à gérer les données des candidats et des employés dans le respect du RGPD, ainsi qu’à respecter les périodes de conservation et de suppression. Les documents sont stockés de manière centralisée dans le système, et pas sur des ordinateurs personnels. En outre, ils peuvent être ponctuellement partagés avec des salariés autorisés.

FAQ sur la gestion des candidatures