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Gestion des modèles : comment créer des documents individuels à l’aide de blocs de texte
Les modèles permettent de créer plus rapidement des documents comme des devis, des contrats ou des lettres types : leur structure standardisée facilite la gestion documentaire tout au long du flux de travail. Si le logo de l’entreprise change, par exemple, vous n’avez pas besoin de mettre à jour chaque document. Au lieu de cela, il vous suffit d’actualiser l’espace réservé dans le modèle. La gestion des modèles permet de créer des processus de production de documents uniformes, fiables et sûrs.
Dans cet article, nous abordons la gestion des modèles et vous montrons comment créer et utiliser des modèles et des blocs de texte.
Qu’est-ce que la gestion des modèles ?
Par définition, la gestion des modèles désigne toutes les étapes nécessaires à l’organisation de modèles standardisés pour les documents d’une entreprise, c’est-à-dire la création, l’édition et le déploiement de modèles.
Par exemple, un modèle de facture fournisseur, un modèle de devis pour les entreprises clientes ou un modèle d’organisation de réunions avec les nouveaux clients.
Comment fonctionnent les modèles ?
Les modèles sont standardisés et structurés selon le même schéma. Ils contiennent des champs, également appelés blocs de texte, qui sont remplis automatiquement avec des données propres à l’organisation. Il s’agit, par exemple, du logo de l’entreprise, des coordonnées des contacts, des coordonnées bancaires ou de l’adresse de l’entreprise.
Ces champs servent d’espaces réservés dans le document. Par exemple, si vous souhaitez créer une facture pour le fournisseur X, sélectionnez le modèle de facture fournisseur. La base de données ou le formulaire de requête stocké dans le système remplit alors la facture avec les données relatives au fournisseur X.
En outre, l’évolution des informations ne pose pas de problème. Il vous suffit de mettre à jour l’espace réservé. Inutile de modifier chaque document. Grâce aux blocs de texte standardisés, vous n’avez plus à vous soucier des anciennes versions d’un document.
Avantages de la gestion des modèles
Chaque jour, les entreprises créent et envoient un grand nombre de documents. En l’absence de processus automatisés, le contenu de certains de ces documents est susceptible d’être entaché d’erreurs. C’est là que la gestion des modèles et de la production de documents intervient. Vous gérez la production documentaire en créant et en envoyant automatiquement des documents. La gestion des modèles prend en charge ces activités.
Création automatisée de documents
Les modèles accélèrent et facilitent la création de documents. Ils contiennent des espaces réservés qui sont automatiquement remplis avec le bon contenu standardisé. Les champs d’adresse, par exemple, sont toujours structurés selon le même schéma : d’abord le nom de l’entreprise, puis la rue et le numéro du bâtiment, et enfin le code postal et la ville. Dans ce schéma, les données relatives à l’entreprise en question remplissent le document. Vous avez déjà ajouté les données dans le système au préalable. Ainsi, lorsque vous utilisez le modèle, il vous suffit de sélectionner le nom de l’entreprise.
Modèles standardisés indépendants de l’utilisateur
En utilisant des modèles standardisés, vous et vos employés pouvez créer des documents professionnels comme des devis, des factures ou des contrats en quelques clics. Le modèle contient une formulation uniforme concernant les prix, les conditions de paiement et la description des produits. Cela garantit une plus grande cohérence : quel que soit l’interlocuteur, les clients reçoivent toujours le même devis pour la même demande.
Minimisation des risques lors de la production de documents
Grâce aux modèles, il n’est plus nécessaire de se former pour créer des documents. Tout le monde peut créer et envoyer des documents directement dans un format standardisé. La gestion des modèles diminue donc considérablement les risques liés à la gestion documentaire.
D’un côté, les modèles permettent de diminuer le nombre d’erreurs : ils éliminent les décimales incorrectes des prix, les passages oubliés ou les descriptions de produits incohérentes. De l’autre, le service juridique les ayant validés, la sécurité juridique est également garantie.
En résumé, l’utilisation de modèles réduit la charge de travail et améliore l’efficacité de la gestion documentaire.
Guide de la gestion documentaire (GED)
Comment un DMS peut-il améliorer l'efficacité de votre organisation ? Quel est le système qui vous convient le mieux ? Ce guide pratique vous aide à trouver et à mettre en œuvre le SGD qui vous convient. Il comprend des listes de contrôle, des exemples concrets, etc.
Lire maintenantLa gestion des modèles en pratique
Vous pouvez gérer les modèles directement dans votre logiciel de gestion documentaire (GED) ou dans votre système de gestion de contenu d’entreprise (ECM) avec GED intégrée. Il centralise tous les modèles en les rendant accessibles à tous.
Dans Doxis, vous pouvez gérer les documents de deux manières : en utilisant des modèles de documents ou en gérant des blocs de texte.
Hé, Doxi, comment fonctionne la gestion des modèles dans Doxis ?
1. Créer des modèles de documents
Les modèles de documents conviennent parfaitement aux documents utilisés fréquemment par les entreprises. Ils sont généralement utilisés pour les contrats. Leur structure est uniforme. Seul un petit nombre d’informations change d’un contrat à l’autre.
Ces modèles de documents diffèrent selon le type de document. Dans la gestion des contrats, vous créez des modèles pour chaque type de contrat. Le modèle de contrat de location diffère, par exemple, du modèle de contrat de travail.
Pour créer des modèles de documents :
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Étape 1 : préparer et planifier le contrat. Commencez par créer le formulaire de requête adéquat pour chaque type de contrat. Il contient tous les espaces réservés qui figurent dans les documents contractuels. Dans un contrat de travail, par exemple, il s’agit d’informations telles que le salaire, la période d’essai et la durée du contrat.
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Étape 2 : sélectionner le type de contrat et les informations requises. Adaptez maintenant le formulaire de requête à chaque type de contrat. Pour cela, saisissez les informations standards pour tous les types de contrat, comme les délais de préavis, les informations salariales, les primes négociées ou le nombre de jours de vacances.
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Étape 3 : remplir le modèle de contrat. Pour créer un document, sélectionnez le modèle approprié. Le transfert de données démarre : les informations du formulaire de requête remplacent les espaces réservés dans le document. Doxis crée ensuite le document dans le dossier électronique correspondant. Par exemple, pour un contrat de travail, il est classé dans le dossier de l’employé nouvellement embauché.
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Étape 4 : effectuer la vérification et l’évaluation des risques. Pour chaque document créé, le service juridique est chargé de vérifier si le contenu est juridiquement correct, cohérent et complet. Dans un deuxième temps, il évalue les risques liés au document sur la base de critères définis. Doxis crée automatiquement une tâche pour ce service si une évaluation détaillée des risques doit être effectuée.
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Étape 5 : obtenir les signatures numériques. Le processus de signature est lancé directement à partir de Doxis. Pour cela, Doxis crée une tâche à l’intention du signataire. Une fois le document signé, la signature est visible dans Doxis.
2. Gérer les blocs de texte
Les modèles de documents conviennent parfaitement aux documents standardisés qu’il faut rarement mettre à jour. Cependant, si les documents changent constamment, la gestion des blocs de texte est une meilleure alternative. Exemple classique de ce type de document : le devis. Son contenu varie d’un cas à l’autre, en fonction des produits ou services pour lesquels il est établi.
Comment utiliser des blocs de texte :
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Étape 1 : Gérer les blocs de texte. Créez les blocs de texte nécessaires pour chaque service ou produit. Les blocs de texte d’un produit comprennent sa description, son prix et les conditions générales.
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Étape 2 : Sélectionner les blocs de texte. Sélectionnez ensuite les blocs de texte dont vous avez besoin. Les membres de l’équipe commerciale conçoivent chaque devis sur mesure en sélectionnant uniquement les blocs de texte pertinents pour le devis en question.
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Étape 3 : Transmettre et enregistrer le devis. Ici aussi, Doxis enregistre automatiquement le devis généré dans le bon dossier électronique et exécute le flux de travail correspondant.
En résumé : gagnez en efficacité dans la production de vos documents grâce aux modèles
Les modèles facilitent la création de documents, garantissent la qualité des données et accélèrent les processus documentaires : au lieu de créer chaque document séparément, les modèles, sous la forme de modèles de documents ou de blocs de texte, garantissent la standardisation du contenu d’un document. Vous minimisez ainsi les erreurs de traitement. Idéalement, vous gérez les modèles directement dans votre logiciel de gestion documentaire. Dans Doxis, vos modèles étant centralisés, vous vous facilitez la production de documents.
