Rôle de la gestion des fournisseurs

La gestion des fournisseurs est une fonction organisationnelle importante de toute entreprise qui achète des biens et des services. Cet article présente les principaux objectifs et missions de la gestion des fournisseurs et explique comment un logiciel adapté permet d’améliorer la transparence et l’efficacité au sein de votre organisation.

Définition : qu’est-ce que la gestion des fournisseurs ?

La gestion des fournisseurs, également appelée gestion de la relation fournisseur (supplier relationship management, SRM), désigne la manière dont une entreprise gère ses relations avec ses fournisseurs. Cette fonction cherche à s’interfacer avec les fournisseurs, puis à systématiquement construire et gérer la relation entretenue avec eux.

L’objectif principal est d’optimiser la chaîne de valeur de l’entreprise et d’utiliser au mieux le réseau de fournisseurs, afin de garantir le respect des normes de l’entreprise dans la chaîne d’approvisionnement. Cela passe par la transparence de la base de fournisseurs, afin de pouvoir comparer les fournisseurs et d’établir une planification stratégique.

Remarque : la loi sur les chaînes logistiques, entrée en vigueur en Allemagne au 1er janvier 2023, ajoute une nouvelle couche de complexité pour les entreprises en termes de conformité. Une solution de gestion des fournisseurs de pointe peut prendre en charge les flux de travail automatisés lors de l’onboarding des fournisseurs et améliorer les processus de vérification des partenariats. 

Différences par rapport à la gestion de la chaîne logistique

Dans la pratique, la gestion des fournisseurs et la gestion de la chaîne logistique sont étroitement liées. Cependant, chaque fonction a un objectif différent. Alors que la gestion des fournisseurs se concentre sur la relation avec les fournisseurs, la gestion de la chaîne logistique traite de tous les processus logistiques tout au long de la chaîne d’approvisionnement. Outre la gestion des flux de marchandises, il s’agit également d’optimiser les flux d’informations et monétaires.

Missions de la gestion des fournisseurs

Les tâches les plus importantes de la gestion des fournisseurs sont les suivantes :

• Sélection et validation des fournisseurs
• Évaluation et comparaison des fournisseurs
• Développement et optimisation des fournisseurs
• Garantir le respect des normes de qualité sectorielles et spécifiques à l’entreprise
• Suivi des processus de livraison (par exemple, délais de livraison, coûts de transport, exhaustivité)
• Réalisation d’audits de fournisseurs

Pour réussir à mettre en œuvre une gestion des fournisseurs, les éléments suivants sont nécessaires :

• Un processus de gestion des fournisseurs clair et cohérent
• Les bonnes méthodes et les bons outils (logiciels, documentation, etc.)
• Un système intelligent de gestion de l’information (pour saisir, analyser et partager en toute sécurité les données relatives aux fournisseurs)

Qu’est-ce qu’un audit des fournisseurs ?

Un audit des fournisseurs vous permet de vérifier si les fournisseurs respectent les normes et les exigences de votre entreprise. Dans le cadre de cet audit, vous comparez les performances actuelles d’un fournisseur aux objectifs fixés. Cet audit peut vous aider à sélectionner des fournisseurs, ainsi qu’à évaluer vos fournisseurs existants.

En outre, la certification ISO 9001:2015 requiert ce type d’audit. Les organisations certifiées ISO 9001 répondent à toutes les obligations légales et officielles du système de gestion de la qualité.

L’importance de la gestion des fournisseurs

Les fournisseurs jouent un rôle important, en particulier dans les entreprises industrielles. Ils sont profondément ancrés dans la chaîne de valeur d’une entreprise. La qualité des fournisseurs d’une entreprise peut donc avoir un impact significatif sur son succès.

En gérant soigneusement votre base de fournisseurs, vous pouvez obtenir une vue d’ensemble de votre réseau mondial de fournisseurs. Vous bénéficiez également des avantages suivants :

• Vous vous assurez de toujours travailler avec les bons partenaires.
• Vous établissez des chaînes logistiques stables.
• Vous minimisez les risques d’approvisionnement.
• Vous réduisez vos coûts.
• Vous renforcez votre compétitivité.

En outre, la gestion des fournisseurs facilite l’exercice de votre obligation de vigilance conformément à la loi sur les chaînes logistiques. En vigueur depuis janvier 2023, cette loi stipule le respect des normes fondamentales en matière de droits humains par les chaînes logistiques internationales.

Objectifs de la gestion des fournisseurs

Un système de gestion des fournisseurs optimal permet de fiabiliser les chaînes logistiques, d’accroître la qualité des produits, de renforcer la satisfaction des clients, d’obtenir le meilleur rapport qualité-prix et d’optimiser les bénéfices. Vous pouvez atteindre ces objectifs en sélectionnant les bons fournisseurs et en développant continuellement vos relations avec eux.

Globalement, la gestion des fournisseurs poursuit des objectifs à la fois stratégiques et opérationnels.

Gestion stratégique des fournisseurs

La gestion stratégique des fournisseurs s’inscrit dans une perspective à moyen et long terme. Elle vise à optimiser la base de fournisseurs et à apporter une valeur ajoutée à l’entreprise.

Les objectifs importants sont les suivants :

• Entretenir des relations avec les fournisseurs et instaurer la confiance
• Améliorer la qualité des fournisseurs
• Exploiter les synergies
• Atténuer les risques (par exemple en nouant des relations avec une multitude de fournisseurs dans le cadre d’un plan d’urgence)
• Développer ensemble des idées et des technologies (co-innovation)
• Renforcer votre compétitivité grâce à la qualité et à l’innovation des fournisseurs

Gestion opérationnelle des fournisseurs

La gestion opérationnelle des fournisseurs est axée sur l’amélioration des performances des fournisseurs et la réduction des coûts. Il s’agit principalement d’objectifs et d’activités à court terme, tels que :

• Identifier les bons fournisseurs
• Développer une base de fournisseurs transparente
• Négocier des prix et des conditions équitables avec les partenaires
• Mettre en commun les volumes d’achat pour réduire les coûts

1. Onboarding des fournisseurs

Fondamentalement, l’onboarding des fournisseurs se compose de deux sous-processus :

Identification des fournisseurs

Au cours de cette phase, vous recueillez les informations pertinentes auprès de fournisseurs potentiels et créez votre propre base de données. Vous pouvez ensuite trier et filtrer les candidats en fonction des critères les plus importants à remplir pour pouvoir travailler ensemble.

Qualification des fournisseurs

Examinez ensuite de près les fournisseurs retenus. Pour cela, mettez à l’épreuve les informations fournies par le fournisseur sur ses services et ses conditions, et évaluez ses processus. Par exemple, vérifiez la présence de certifications, déterminez les mesures d’assurance qualité mises en œuvre par les candidats et cernez comment ils traitent la documentation. Comparez les candidats et choisissez ceux qui répondent le mieux à vos besoins. Au final, vous disposez d’une base de fournisseurs de qualité à portée de main.

Conseils d’onboarding des fournisseurs

• Définissez systématiquement les critères et les processus de sélection pour l’ensemble de l’entreprise, afin de s’assurer que tous les sites sont sur la même longueur d’onde.
• Gérez vos données de référence avec soin, afin de toujours avoir accès à des informations complètes, correctes et validées sur vos fournisseurs.
• Numérisez vos documents et gérez les devis, contrats, factures et autres documents de vos fournisseurs dans un système de gestion documentaire.
• Automatisez les processus, par exemple le partage d’informations. Grâce à une solution logicielle adaptée, les fournisseurs peuvent, par exemple, télécharger en toute autonomie des catalogues de produits numériques.

2. Intégration des fournisseurs

L’étape suivante consiste à intégrer les fournisseurs dans les processus et structures organisationnelles de l’entreprise. Plus vous synchronisez de processus, plus vous êtes en mesure de mettre en commun vos ressources et vos compétences et d’exploiter des synergies. Parallèlement, vous améliorez votre efficacité et réduisez vos coûts.

Pour intégrer vos fournisseurs, vous pouvez tirer parti de systèmes et d’applications connectés collaboratifs.

3. Évaluation des fournisseurs

Il est toujours important de disposer d’évaluations précises lors de la sélection de nouveaux fournisseurs. Par ailleurs, vous devez aussi régulièrement auditer votre base de fournisseurs existants, afin d’améliorer et de développer les partenariats.

L’objectif est d’évaluer les performances. Pour ce faire, vous pouvez appliquer des critères systématiques tels que le prix, la capacité de livraison et les services offerts.

Fondamentalement, les quatre critères suivants sont importants à prendre en considération :

Approvisionnement : les principaux critères d’acquisition ou d’achat comprennent les prix et la structure des coûts.

Qualité : la qualité d’un fournisseur peut être évaluée, par exemple, sur la base de certifications.

Logistique : il s’agit d’évaluer le processus de commande et de livraison, notamment la fiabilité et le respect des délais de livraison des marchandises.

Développement : autre critère important : la capacité des fournisseurs à se développer et à innover. Ce critère peut par exemple porter sur les investissements en recherche et développement ou sur la mise en place de mesures d’amélioration des processus.

4. Développement des fournisseurs

En vous appuyant sur la gestion des fournisseurs, vous pouvez identifier les axes d’amélioration et planifier des mesures spécifiques pour renforcer le développement des fournisseurs. Les deux options suivantes s’offrent à vous :

Développement actif des fournisseurs : vous développez activement des actions d’amélioration et les mettez en œuvre en collaboration avec le fournisseur. Ce type de développement des fournisseurs est intéressant lorsqu’un fournisseur est très important pour votre entreprise.

Développement passif des fournisseurs : vous fixez des objectifs concrets aux fournisseurs qu’ils mettent en œuvre de manière indépendante. Vous n’avez qu’un rôle de surveillance.

L’objectif de ce type de développement des fournisseurs est de les préparer aux tâches et aux défis futurs.

5. Suivi des fournisseurs

Le suivi des fournisseurs consiste à observer leur évolution et à évaluer les résultats de leur évaluation. En bref, il s’agit de vérifier que les objectifs convenus sont en voie d’atteinte et d’identifier les problèmes de performance à un stade précoce dans votre base de fournisseurs.

C’est la seule façon de prendre les mesures adéquates en temps utile et, par exemple, de mettre fin à un partenariat, de rechercher de nouveaux partenaires ou d’améliorer les processus.

Optimiser la gestion des fournisseurs grâce à un logiciel de gestion des fournisseurs

Pour une gestion des fournisseurs à la pointe de la technologie et transparente, appuyez-vous sur le numérique. Voici quelques-unes des tâches qu’un logiciel de gestion des fournisseurs peut vous aider à accomplir :

• Gérer uniformément et exhaustivement les données de référence des fournisseurs
• Rendre l’information facilement accessible à toutes les parties prenantes et supprimer les silos d’information
• Automatiser les processus (qualification des fournisseurs, onboarding, par exemple)
• Optimiser la collaboration avec les fournisseurs (leur permettre de saisir des informations et de télécharger des documents de leur propre initiative, par exemple)
• Prendre des décisions éclairées sur la base d’informations fiables

Utilisez une plateforme de gestion de contenu d’entreprise (ECM), par exemple, pour gérer et organiser numériquement tous les documents et informations relatifs à vos fournisseurs. Notre solution d’ECM Doxis affecte automatiquement tous les contrats, bons de commande, factures et autres au bon dossier électronique du fournisseur. Grâce aux nombreuses possibilités d’intégration (par exemple avec SAP, les systèmes ERP et CRM), vous disposez toujours d’une vue d’ensemble ordonnée de toutes les informations pertinentes.

Vous pouvez également utiliser Doxis pour automatiser l’ensemble du processus Purchase-to-pay et gérer les tâches interservices.

Bonne pratique : optimiser la collaboration grâce à un portail virtuel pour les fournisseurs

En collaboration avec notre client Eissmann Group Automotive, nous avons conçu une solution de collaboration web, Doxis® iRoom®, qui permet de travailler encore plus rapidement et plus efficacement avec ses fournisseurs internationaux.

Extension du dossier numérique du fournisseur, la salle de projet virtuelle protégée facilite le partage des documents et des images. Au lieu d’envoyer des e-mails avec des pièces jointes, vous et vos fournisseurs n’avez qu’à télécharger les documents pertinents sur le portail. C’est plus rapide et plus simple à comprendre.

En outre, vous pouvez gérer automatiquement les délais et les processus, afin de mieux respecter vos échéances. Par exemple, si le certificat d’un fournisseur expire, le fournisseur en est informé à l’avance par le portail pour qu’il télécharge son nouveau certificat au format numérique. Cela vous évite d’envoyer des courriels de rappel, car les échéances sont toujours disponibles en un coup d’œil.

En outre, vous pouvez transmettre les évaluations directement à vos fournisseurs ; vous recevez alors une notification lorsque le fournisseur a accusé réception de votre évaluation. Tous les accords et processus sont documentés de manière transparente.

Remarque : nous sommes certifiés ISO. Notre société de développement, SER Software Technology GmbH, est certifiée ISO 9001:2015. Vous pouvez donc compter sur la qualité assurée de nos processus de développement, et ce sans audit supplémentaire.

Forum aux questions sur la gestion des fournisseurs