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Gestion des échéances et ECM
Ne manquez plus jamais aucune échéance contractuelle !
Le non-respect d’une échéance peut se produire lorsqu’une partie à un contrat perd de vue ses obligations contractuelles en cours. Il s’agit notamment de suivre les nombreuses échéances, une tâche susceptible de s’avérer difficile compte tenu des milliers de contrats gérés par les entreprises. D’autant plus que la gestion des échéances peut être une activité sujette aux erreurs et chronophage.
Grâce à un système de gestion de contenu d’entreprise (ECM), vous pouvez vous assurer une parfaite maîtrise de vos échéances à venir. Découvrez comment le gestionnaire d’échéances de Doxis vous permet de ne plus jamais manquer une seule échéance.
Échéances contractuelles
Pour les entreprises, optimiser la gestion des échéances implique de respecter les contrats en cours. Ces échéances sont des conditions contractuelles que les deux parties doivent respecter. Un contrat en cours ne reste valable que si les deux parties contractantes tiennent compte en permanence de leurs obligations légales. Si l’une des parties ne respecte pas une échéance, le contrat risque d’être invalidé.
Échéances contractuelles typiques et leur signification
Une échéance définit la période pendant laquelle les parties contractantes peuvent exercer un droit ou sont tenues de réaliser certaines opérations. Par exemple, les entreprises n’ont la possibilité de résilier un contrat en cours que pendant le délai de préavis applicable. Si elles n’exercent pas leur droit, le contrat est prolongé, à moins que ce même contrat en dispose autrement.
La situation diffère dans le cas d’échéances liées à des tâches. Les délais de maintenance ou autres doivent être respectés avant la date limite. Dans le cas contraire, l’obligation contractuelle n’est pas remplie.
Les deux scénarios ont des conséquences juridiques et peuvent se produire dans le cadre d’un même contrat. En règle générale, un seul contrat contient de nombreuses échéances différentes à respecter :
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Délais de paiement : période pendant laquelle l’entreprise paie les factures, les frais et autres exigences financières.
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Délais de livraison et d’exécution : période au cours de laquelle l’entreprise livre des biens et fournit des services.
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Délais de préavis : période au cours de laquelle une partie contractante peut résilier des contrats en cours en bonne et due forme.
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Dates de prolongation et d’option : période au cours de laquelle les parties contractantes prolongent le contrat ou le complètent par des services supplémentaires.
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Délais de rétractation : période pendant laquelle une partie contractante peut se retirer de la transaction sous certaines conditions.
Risques de non-respect des échéances contractuelles
Le non-respect des échéances est toujours une forme de violation du contrat. Les conséquences auxquelles l’entreprise s’expose varient au cas par cas. Elles entraînent généralement des coûts inutiles et nuisent à la réputation et à la relation commerciale. En cas de non-respect grave d’échéances, le contrat perd sa validité et le partenaire contractuel peut intenter une action en justice contre l’autre partie.
L’entreprise lésée demande alors réparation à son partenaire contractuel. Il faut alors renégocier le contrat, présenter des excuses officielles au partenaire contractuel et gérer toutes les procédures liées au non-respect de l’échéance. Par conséquent, le non-respect d’une échéance coûte de l’argent, du temps et du prestige.
Aperçu des risques :
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Pénalités contractuelles : les clauses contractuelles définissent les pénalités financières ou juridiques qui résultent du non-respect d’une échéance.
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Conséquences financières : les pénalités contractuelles, les pertes d’opportunités commerciales et la nécessité de renégocier les contrats génèrent des surcoûts.
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Perte de réputation : les parties prenantes (clients, fournisseurs et autres partenaires d’affaires) font moins confiance à l’entreprise.
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Dégradation des relations avec les clients : le non-respect des échéances mécontente les clients et risque à terme de compromettre les relations d’affaires.
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Conséquences juridiques : en cas de violation grave du contrat, le partenaire contractuel peut engager une action en justice contre l’entreprise.
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Responsabilité : les entreprises sont responsables des dommages et pertes subis par le partenaire contractuel en raison du non-respect des échéances.
Ne manquez plus jamais aucune échéance contractuelle grâce à la gestion des échéances
La gestion des échéances s’inscrit dans le cadre de de la gestion des contrats et remplit deux fonctions :
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Elle documente les échéances, les dates et les tâches des contrats.
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Elle notifie et émet des rappels destinés aux responsables.
C’est un défi à relever manuellement. Cependant, automatisée au sein d’un ECM, cette gestion se transforme en une opération régulière du processus, à condition que la solution de gestion des contrats soit équipée en standard d’un gestionnaire d’échéances.
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Lire maintenantAperçu des critères de choix d’un gestionnaire d’échéances
Le gestionnaire d’échéances permet de respecter les échéances et de garantir la conformité légale et la viabilité financière de la gestion des contrats.
Fonctions de l’application
Chaque gestionnaire d’échéances dispose d’au moins une fonction de rappel. Elle informe automatiquement les responsables des échéances à venir.
Idéalement, une fonction de calendrier est intégrée au gestionnaire d’échéances. Cette fonction permet également d’informer automatiquement des échéances à venir. La profondeur fonctionnelle est plus importante que la fonction de rappel.
Le gestionnaire d’échéances affiche clairement les dates d’échéance à venir, mais permet aussi de les modifier facilement. La fonction de calendrier permet de vérifier les échéances à venir et de les mettre à jour, si nécessaire. Le logiciel informe automatiquement les membres de votre équipe des activités dans les documents et des tâches qui leur sont assignées.
Fonctionnement de la gestion des échéances avec Doxis
Doxis dématérialise l’ensemble du processus de gestion des contrats et crée des normes d’entreprise cohérentes pour le stockage des documents à chaque stade du processus : de la création de nouveaux contrats à l’archivage juridiquement conforme des contrats expirés.
Le stockage des documents s’effectue soit dans un système de gestion documentaire (GED), soit directement dans le logiciel de gestion de contenu de l’entreprise. Avantages : centralisation des informations, automatisation des flux de travail, transparence de la documentation et rappel de toutes les échéances contractuelles.
Hé, Doxi, comment fonctionne la gestion des échéances avec Doxis ?
Étape 1 : créer des contrats dans Doxis et structurer l’information
Dès que Doxis enregistre un nouveau contrat, il en stocke les différents contenus sous forme d’informations structurées dans le document. À cet effet, il extrait et stocke les données comme les parties contractantes, le contenu, les pénalités ou les échéances.
Le moment où Doxis stocke les informations d’un document contractuel de manière structurée dépend de l’auteur du contrat :
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Interne : lorsqu’un employé de votre entreprise crée un contrat, Doxis structure l’information pendant la création du contrat.
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Externe : lorsqu’un fournisseur ou une autre partie externe soumet un contrat, Doxis en saisit le contenu en le structurant dès sa réception dans le système.
Étape 2 : notifications automatiques des échéances
Les informations étant stockées en contexte dans Doxis, Doxis détecte le début et la fin d’une échéance. En fonction de cette échéance, il crée des rappels automatiques. Les responsables reçoivent ces notifications à l’avance par e-mail.
En outre, les échéances du contrat sont visibles dans le calendrier. Toutes ces fonctionnalités rendent la gestion des échéances transparente et garantissent l’action anticipée de ces responsables à l’approche d’une échéance.
Gestion électronique des contrats d'épargne-construction avec archivage, GED et dossiers électroniques
Comment un DMS peut-il améliorer l'efficacité de votre organisation ? Quel est le système qui vous convient le mieux ? Ce guide pratique vous aide à trouver et à mettre en œuvre le SGD qui vous convient. Il comprend des listes de contrôle, des exemples concrets, etc.
Lire maintenantEn résumé : optimiser la gestion de ses échéances grâce à l’automatisation
Une feuille de calcul Excel est tout aussi inadaptée à la gestion des échéances que des post-it. Avec un ECM, vous pouvez digitaliser la gestion de vos échéances entre les différents systèmes. Doxis enregistre toutes les échéances au début du cycle de vie d’un document contractuel et rappelle en temps utile aux responsables l’imminence d’une échéance.
Vous pouvez éditer ces documents contractuels, y compris les échéances, directement dans Doxis et exécuter des flux de travail ou des tâches automatiques. Vous automatisez ainsi la gestion de vos échéances et ne manquez plus jamais aucune échéance. Cette approche permet de minimiser les risques juridiques et financiers liés à la gestion des contrats et de garantir le respect permanent des conditions contractuelles.
