Comment les grands logisticiens internationaux optimisent leur gestion de l’information

Quels sont les principaux objectifs des spécialistes de la logistique à l’heure actuelle ? Gagner en agilité et en efficacité opérationnelle face à la demande croissante des clients et à l’internationalisation de l’activité. Une bonne gestion de l’information est synonyme de simplification des opérations logistiques. 

Sur le marché mondial actuel en rapide évolution, être en mesure d’accéder à des informations précises et opportunes, de les analyser et d’agir en conséquence est primordial. Un système de gestion de l’information bien structuré garantit la parfaite circulation des données tout au long de la chaîne d’approvisionnement, depuis l’achat jusqu’à la distribution. 

Un système de gestion de contenu (ECM) moderne permet aux professionnels de la logistique de :

• prendre des décisions éclairées,
• optimiser les itinéraires,
• gérer les niveaux de stock,
• réagir rapidement aux perturbations imprévues,
• améliorer l’efficacité opérationnelle,
• gagner en capacité d’adaptation pour se développer sur des marchés logistiques dynamiques.

En centralisant la gestion de l’information, votre entreprise de logistique peut également :

• améliorer la collaboration entre les différentes parties prenantes,
• favoriser un écosystème logistique plus synchronisé et plus réactif,
• ouvrir la voie à l’intégration de fonctions d’IA et d’automatisation dans son écosystème.

C’est particulièrement vrai pour les leaders mondiaux de la logistique comme DHL, Kombiverkehr, TGW Logistics et Deutsche Bahn, qui ont tous adopté des outils d’ECM modernes et intuitifs pour rationaliser leurs opérations. Voyons comment ils atteignent leurs objectifs et font œuvre de pionniers... 

DHL héberge actuellement le plus grand système d’archivage documentaire au monde. Auparavant, l’entreprise internationale de messagerie et de logistique était cependant confrontée à un défi de taille : ses systèmes décentralisés rendaient incohérent tout accès aux documents électroniques. Conséquences : des coûts d’exploitation élevés et des fonctionnalités limitées sans garantie de performance des temps de réponse.

Quels étaient les objectifs poursuivis ? Se conformer aux obligations légales dans le monde entier, améliorer la flexibilité et donner à quelque 32 000 utilisateurs un accès immédiat aux documents archivés, quel que soit l’endroit où ils travaillent.  

Pour cela, DHL avait besoin d’une solution de gestion documentaire efficace, évolutive et standardisée, utilisable par tous les collaborateurs de l’entreprise. La solution ? Doxis Intelligent Content Automation, la plateforme de SER. Martin Treder, qui faisait partie de l’équipe de DHL Express pendant la phase de sélection, s’est alors exclamé : « La réponse était en face de nous depuis le départ, juste de l’autre côté du Rhin, chez SER ». 

La mise en œuvre de la « Global Imaging Archive (GIA) » a marqué le début d’une nouvelle ère pour DHL. Il ne s’agissait pas seulement d’une archive, mais d’un lien vital à haute disponibilité pour la conservation des documents à long terme. Ce système s’est avéré évolutif pour faire face à la hausse rapide des volumes de documents, des fonctionnalités et du nombre d’utilisateurs, tout en garantissant l’accessibilité au niveau mondial. 

Avec Doxis, DHL a non seulement relevé ses défis, mais a également établi une nouvelle norme de gestion universelle des documents. Lire l’étude de cas.

La Deutsche Bahn, géant mondial des chemins de fer, cherchait à standardiser son ECM au sein de son groupe de sociétés diversifié. Elle y est parvenue en développant la plateforme BCM (Bahn Content Management) en collaboration avec SER. Cette plateforme est devenue la pierre angulaire de sa stratégie d’ECM en rendant possible la gestion transparente des documents dans l’ensemble du groupe DB. 

Objectif de BCM : créer des processus d’information standardisés de bout en bout, afin d’améliorer la rapidité et la qualité des processus, ainsi que de garantir et de prouver le respect des obligations légales et de conformité. 

En partant des besoins de la Deutsche Bahn, la nouvelle plateforme d’ECM devait intégrer des fonctionnalités d’orchestration de flux de travail pour permettre aux évaluateurs et aux instances réglementaires de suivre les processus et les flux de travail concernant les documents archivés. Des droits d’accès différenciés devaient assurer une protection efficace des informations critiques et confidentielles. 

Les entreprises de la Deutsche Bahn ont désormais un accès rapide aux dernières technologies. Elles peuvent ainsi organiser leurs processus métier et leurs procédures en les améliorant, en les allégeant et en les maintenant à jour. Plus le nombre d’applications mises en œuvre au sein du groupe DB augmente, plus le transfert d’expertise d’une unité à l’autre est important.

Actuellement, environ 60 000 utilisateurs bénéficient de ce système consolidé. La plateforme BCM a déjà archivé près d’un milliard de documents.  

« Avec Doxis, nous sommes parvenus à bâtir une infrastructure d’ECM électronique unique, que nous pouvons intégrer en tant que norme du groupe », commente Thomas Schnell, responsable des opérations fonctionnelles de la plateforme BCM, DB Systel.  

Découvrez comment la Deutsche Bahn structure ses opérations avec Doxis.

Pour Kombiverkehr, prestataire de services logistiques spécialisé dans le transport combiné rail-route à travers l’Europe, le traitement de documents douaniers complexes constituait un énorme goulet d’étranglement. Tout était fait manuellement : les opérations prenaient du temps, et les processus sur support papier allongeaient les délais de transfert et entraînaient des retards de transport. Si l’on ajoute à cela des secteurs de vente sans accès aux informations nécessaires, l’assistance à la clientèle s’en trouvait fortement dégradée. 

En déployant une plateforme d’ECM cloud, Kombiverkehr a fait le choix d’une solution pérenne pour accélérer ses procédures douanières, améliorer son service client et minimiser les risques. L’automatisation du traitement des factures entrantes et le traitement des dossiers au moyen de flux de travail ont permis d’améliorer les processus de commande et la gestion des réclamations ; par ailleurs, la mise en place de dossiers électroniques a rendu possible l’obtention d’une vue d’ensemble à 360 degrés des partenaires et des réclamations. Enfin, la fonctionnalité d’archivage a permis de conserver tous les documents conformément aux obligations d’audit.   

Comment Kombiverkehr automatise-t-il le traitement de ses factures ? Découvrez-le dans notre étude de cas.  

Cette transformation a rationalisé ses activités et accéléré et optimisé le service à la clientèle. Désormais, les processus manuels fastidieux appartiennent au passé et Kombiverkehr est parvenu à accélérer le traitement de sa documentation douanière. 

Christian Franz, directeur commercial, souligne : « Avec Doxis, nous avons mis en place une solution d’ECM cloud pérenne. » Cette transformation a permis d’améliorer le service à la clientèle, mais aussi de réduire les risques et d’assurer la continuité d’activité. 

TGW Logistics, spécialiste des solutions de logistique interne, a dû relever le défi de la gestion des dessins de CAO entre plusieurs équipes et plusieurs sites. Ses équipes courraient le risque de travailler avec des fichiers qui n’étaient plus à jour. L’entreprise est alors passée à une plateforme d’ECM moderne, intégrant l’outil CAD Manager pour optimiser la gestion et l’archivage des dessins créés avec AutoCAD. En procédant ainsi et en abandonnant son ancien système, TGW Logistics peut assurer la gestion des versions et une disponibilité globale tout en éliminant les incohérences dans les fichiers de données. 

Grâce à l’intégration de l’outil CAD Manager, TGW Logistics bénéficie désormais d’une vue d’ensemble de ses données de projet, lui permettant ainsi de rationaliser ses processus internes. Ses équipes internationales ont à présent accès aux dessins techniques de CAO nécessaires aux calculs et à la planification des contrôles. Ils travaillent toujours avec la version la plus récente des documents et des dessins, ce qui réduit le nombre d’erreurs et les délais nécessaires à la conception des plans d’usine en équipe. 

Lisez notre étude de cas consacrée à TGW Logistics.

En bref, les solutions d’ECM sont devenues de puissants catalyseurs de l’efficacité et du développement du secteur de la logistique. En adoptant ces technologies, les spécialistes de ce secteur d’activités ne se contentent pas de simplifier leur fonctionnement en s’appuyant sur la gestion de l’information, ils préparent aussi l’avenir de leur entreprise sur un marché en constante évolution.