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Avec le système des 7 dossiers, optimisez l’organisation de vos fichiers électroniques
Les entreprises font quotidiennement face à une montagne de documents. Les systèmes d’archivage électronique sont donc incontournables pour gérer l’explosion des quantités de données. Dans ce contexte, il est important d’organiser et de systématiser la mise en place d’une structure de dossiers électroniques. Le système des 7 dossiers est une méthode éprouvée pour stocker des fichiers numériques de manière claire et compréhensible afin de les trouver facilement.
Dans cet article, nous vous expliquons ce qu’est le système des 7 dossiers et comment il permet de normaliser, organiser et optimiser l’efficacité des processus opérationnels.
Optimisez vos dossiers, optimisez vos processus
Lorsque les entreprises décident de passer au numérique, elles commettent souvent une erreur majeure en répliquant leurs anciens processus analogiques et leurs structures de dossiers dans les systèmes numériques. Or, des processus papier inefficaces resteront inefficaces dans les structures numériques.
Les entreprises doivent donc repenser et transformer leurs processus de numérisation en commençant par leur système de classement. Parce que ce système constitue le socle de tous les processus aval. Les modalités et l’emplacement de stockage de vos documents déterminent la conception de vos flux de travail et l’adjonction des principes d’autorisation.
Nos recommandations : Au début de votre projet de transformation numérique, instaurez des systèmes de classement et des structures de dossiers utiles. Ce système élémentaire permet de clarifier et d’optimiser la conception de processus de bout en bout.
Recherche rapide dans des structures de dossiers utiles
La clarté des structures de classement prouve son utilité quand les employés recherchent un document spécifique. Cette recherche prend toujours l’une des deux formes suivantes :
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Utilisation de la fonction de recherche du système de gestion documentaire (GED)
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Utilisation de la structure des dossiers
Les employés peuvent trouver rapidement le document qu’ils recherchent dans un système de classement organisé. Supposons qu’un employé ait besoin de la facture d’un client datant de 2023. Il ouvre le dossier électronique du client en question, sélectionne le dossier « Factures », puis clique sur le dossier « 2023 » qui contient les factures de cette année civile. La facture recherchée est immédiatement identifiable parmi les fichiers affichés.
Si la recherche est si facile dans cet exemple, c’est parce que la structure des dossiers a été conçue de manière utile. Le système des 7 dossiers est une bonne méthode pour créer une structure de dossiers systématique.
Que dit le système des 7 dossiers ?
Le système des 7 dossiers est une méthode d’organisation qui permet de classer les fichiers et les documents dans sept dossiers principaux au maximum. Chaque dossier principal contient un maximum de sept sous-dossiers et ces sept sous-dossiers se divisent également en sept zones au maximum. Ce système de classement de documents est donc constitué de 343 dossiers au maximum.
Vous pouvez accéder à chacun de ces 343 dossiers en un à trois clics.
Fonctionnement du système de classement à 7 dossiers
L’exemple suivant illustre l’utilisation du système à 7 dossiers :
1. Obtenir une vue d’ensemble des principaux dossiers et/ou dossiers électroniques
Appliquez la systématique du système à 7 dossiers à vos processus numériques et classez vos fichiers électroniques. La première étape consiste à obtenir une vue d’ensemble des sept principaux dossiers électroniques dont votre entreprise a besoin.
Dans cet exemple, vous classez vos dossiers électroniques en fonction du rôle et du sujet :
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Dossier électronique Clients
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Dossier électronique Employés
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Dossier électronique Fournisseurs
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Dossier électronique Projets
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Dossier électronique Dossiers
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Dossier électronique Assurance
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Dossier électronique Bâtiments
2. Obtenir une vue d’ensemble des documents présents dans un dossier électronique
La deuxième étape consiste à diviser chaque dossier électronique en sept sous-dossiers au maximum. Vous pouvez stocker des fichiers dans le dossier électronique des employés dans ces sept sous-structures. Par exemple :
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Informations générales
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Documents de candidature
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Comptes rendus des réunions avec le personnel
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Contrats de travail
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Fiches de paie
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Formulaires d’information personnelle
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Horaires de travail
3. Établir une structure de dossiers reposant sur le système des 7 dossiers
À ce stade, vous pouvez poursuivre la mise en place de votre structure de classement numérique en prenant le système des 7 dossiers pour base. À partir de l’exemple du dossier électronique des employés, structurez le système de classement des documents afin qu’un emplacement de classement spécifique soit attribué à chaque document.
La conception du dossier électronique de l’employé repose sur les sous-dossiers mentionnés. Exemple :
Dossiers électroniques Employés
Informations générales
- Contrat de travail
- Certificat de bonne conduite[nbsp
- Assurance sociale
- Assurance maladie
- Bilan de santé
Documents de candidature
- Lettre de motivation
- CV
- Références
- Certificats
- Formation continue
Comptes rendus des réunions avec le personnel
- Entretiens annuels
- Contrats d’objectifs
- Plans de développement professionnel
- Entretien préalable au départ de l’entreprise
Contrat de travail
- Contrat signé
- Données contractuelles
Fiches de paie
- Prestations de maladie
- Bulletins de salaire
Formulaires d’information personnelle
- CV
- Formulaires de formation et de formation continue
- Correspondance concernant les questions relatives au personnel
Horaires de travail
- Arrêts de travail
- Demandes de congés
- Relevés des heures de travail
Il s’agit là d’un exemple de systématisation de la structure des dossiers électroniques. Les systèmes de dossiers peuvent changer en fonction de la finalité de l’entreprise, de l’entreprise elle-même et des documents à gérer. Il est toutefois important de respecter la règle des 7 dossiers jusqu’au bout. Car c’est la seule façon de conserver la clarté et la cohérence de ce système de stockage de fichiers.
4. Attribuer des autorisations aux documents
Chacun de ces sept dossiers électroniques renferme des informations sensibles qui ne sont pas destinées à tout le monde. Vous pouvez recourir aux principes d’autorisation pour gérer les droits d’accès à ces dossiers électroniques et à leurs sous-dossiers et garantir ainsi la sécurité de votre système de stockage de fichiers.
Différents niveaux d’accès renforcent la protection des données :
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Seuls les employés des RH et les supérieurs hiérarchiques peuvent consulter le dossier électronique d’un employé, en plus de l’employé lui-même. Le dossier électronique reste hermétique à tous les autres salariés.
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Seules certaines personnes sont autorisées à accéder à certains sous-dossiers. Si les documents de candidature sont visibles des supérieurs hiérarchiques et des recruteurs, ils restent inaccessibles aux responsables de la formation et du développement professionnel. Cependant, les comptes rendus des réunions avec l’employé sont consultables.
En d’autres termes, les sous-dossiers ne servent pas seulement à stocker clairement les documents, ils sont également importants pour la gestion des droits d’accès.
Idéalement, le système à 7 dossiers s’inscrit dans le cadre de l’archivage électronique dans lequel les documents inactifs sont transférés du système de classement vers le système d’archivage. Vous garantissez ainsi le maintien des principes d’autorisation sans qu’il soit nécessaire de les réaffecter. En outre, vous bénéficiez alors de processus cohérents et conformes à la réglementation entre les systèmes de classement et d’archivage, et ainsi d’une sécurité d’audit à long terme.
En résumé : standardisez vos structures de dossiers grâce au système des 7 dossiers
Le système des 7 dossiers vous permet d’améliorer votre propre structure de dossiers électroniques. Vos documents sont rapidement trouvés et clairement organisés pour les personnes autorisées à y accéder. Vos recherches sont ainsi plus efficaces. Nous vous recommandons donc de commencer à utiliser des normes cohérentes pour les systèmes de classement dès la phase de mise en œuvre. Ces systèmes vous aident à créer des dossiers électroniques qui optimisent les flux de travail et à stocker les documents en toute sécurité jusqu’à leur archivage.
