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PDF/A : format incontournable pour l’archivage à valeur probante
En matière de délais de conservation à long terme, les entreprises se demandent inévitablement quel est le meilleur format pour archiver leurs documents. Au fil du temps, elles peuvent être amenées à convertir le format de document qu’elles ont choisi en un nouveau format. C’est le cas lorsque l’ancien format n’est plus reproductible.
Convertir constamment des documents dans de nouveaux formats réclame beaucoup de travail administratif, est coûteux et fortement sujet aux erreurs, lorsque les volumétries sont importantes. Le format PDF/A résout ce problème, du moins pour les documents numériques. Son format reproductible permet de conserver des documents comme les polices d’assurance-vie ou les contrats de manière juridiquement sûre pendant des décennies, si nécessaire.
Qu’est-ce que le format PDF/A ?
PDF/A signifie Portable Document Format Archivable. Ce sous-type du format PDF classique satisfait aux exigences techniques de l’archivage des documents électroniques à long terme, conformément à la norme ISO 19005-1 de 2005.
Caractéristiques du format PDF/A
Grâce au format PDF/A normalisé, les documents sont faciles à lire aujourd’hui et demain, que ce soit dans 5, 10 ou 50 ans. Le comité de normalisation de l’ISO l’améliore tous les deux à quatre ans. Cela signifie que les documents au format PDF/A restent valables en permanence. C’est particulièrement important pour garantir leur valeur probante lors de leur archivage : les documents au format PDF/A sont exploitables et consultables en permanence, même après expiration de leur délai de conservation.
Caractéristiques du format PDF/A :
- Norme ouverte indépendante des autres plateformes
- Métadonnées standardisées, mais interchangeables, directement intégrées dans le document
- Enregistre le texte reconnu en Unicode, ainsi que l’image originale, autorisant ainsi la recherche en texte intégral
- Sans références à des sources externes et sans chiffrement
- Toujours valide
Objectif des normes PDF/A
La norme PDF/A a pour objectif de garantir l’intégrité et la lisibilité durables des documents. C’est pourquoi ce format est également une norme indépendante des plateformes et des systèmes, dont la validité est permanente. C’est un aspect particulièrement important pour les organisations comme les administrations, les bibliothèques ou les compagnies d’assurance qui conservent leurs documents dans des archives pendant plusieurs années, voire plusieurs décennies.
Différences entre la norme PDF/A et les autres normes PDF
Contrairement à un document PDF classique, le format PDF/A s’accompagne d’exigences plus strictes. La norme PDF/A diffère également des autres sous-types du format PDF. Car chaque format PDF a été conçu pour répondre à des besoins spécifiques :
- PDF est un format commun pour la diffusion de documents électroniques.
- PDF/X est utilisé pour l’échange de modèles d’impression. Il contient des exigences spécifiques pour garantir la qualité de l’impression.
- PDF/VT est destiné à la production d’imprimés à haut volume avec des données variables.
- PDF/E est destiné à l’échange de documents dans le domaine de l’ingénierie. Prenant en charge les éléments 3D interactifs, ainsi que les dessins techniques, il est optimisé pour les documents grand format.
- PDF/UA permet de créer des documents plus accessibles aux personnes handicapées. Par exemple, il prend en charge les technologies d’assistance et fixe des exigences strictes pour la structure et les balises des documents.
En comparaison :
- PDF/A garantit la reproductibilité des documents sous la forme d’un format stable à long terme.
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Lire maintenantTIFF : alternative au PDF/A
Comme PDF/A, TIFF (Tagged Image File Format) est un format de document stable à long terme et indépendant de la plateforme. Cette norme est spécialement conçue pour stocker des graphiques et des données d’image en mode point en vue de leur post-traitement sans perte de qualité. Le format TIFF prend en charge les niveaux de gris ainsi que les espaces colorimétriques RVB et CMJN.
Comment créer un fichier PDF/A
Dans Doxis, vous pouvez facilement créer un fichier PDF/A : Dans le logiciel, sélectionnez le fichier à convertir au format PDF/A. Peu importe que vous souhaitiez convertir un fichier PDF en PDF/A ou un fichier Word, Excel ou autre. Doxis convertit le fichier sélectionné au format PDF/A souhaité.
En fonction de votre flux de travail, Doxis peut créer des documents reposant sur la norme PDF/A de deux manières :
1. Conversion automatique de tous les documents au format PDF/A
Sur demande, Doxis convertit à l’avance tous les documents au format PDF/A stable à long terme. Cela signifie que Doxis convertit les documents au format PDF/A dès que la phase de traitement est terminée. Pour Doxis, le traitement est terminé lorsque plus aucune modification n’est prévue.
Doxis convertit alors automatiquement les documents au nouveau format en arrière-plan sur le serveur de rendu. En d’autres termes, rien ne change dans votre flux de travail. Une fois que Doxis a converti le document au format PDF/A, il sauvegarde les deux formats de document (l’ancien et le nouveau), et vous pouvez continuer à accéder aux deux. Dans Doxis, vous ne voyez que la représentation du document.
2. Conversion d’une sélection de documents au format PDF/A
Doxis peut également ne convertir que certains documents au format PDF/A. Dans ce cas, il marque tous les documents du système d’archivage numérique non encore convertis au format à long terme et les classe en conséquence.
Vous vérifiez ensuite, selon un cycle fixe, si les formats actuellement utilisés resteront valables à l’avenir. Si vous estimez que ces documents ne pourront plus être affichés dans les années à venir, convertissez-les au format PDF/A.
Remarque : le simple fait qu’un document soit au format PDF/A ne le rend pas automatiquement conforme à ce format. Doxis vérifie sa conformité et crée un document conforme au format PDF/A, si nécessaire.
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Lire maintenantEst-il judicieux d’utiliser le format PDF/A ?
Le format PDF/A convient si vous souhaitez conserver des documents ou des informations inchangés pendant une longue période. En d’autres termes, le format PDF/A n’est pas recommandé pour les documents marketing, les présentations ou les documents Word fréquemment révisés, car leur durée de vie est courte. Le format PDF/A ne ferait qu’occuper de l’espace de stockage dans ces cas-là. La situation est différente pour les documents dont les délais de conservation sont longs et qui ne sont généralement pas modifiés après leur création. C’est le cas, par exemple, des contrats immobiliers ou d’assurance-vie.
Hé Doxi, quand faut-il convertir un document au format PDF/A ?
Quel que soit le type de document, la question essentielle est la suivante : dans quel format le document est-il stocké ? Il est rarement judicieux de convertir tous ses documents à la norme uniforme du format PDF/A, mais il convient de vérifier régulièrement si les documents sont conformes à la norme.
Il est recommandé de filtrer les documents de Doxis tous les deux ans. Doxis indique ensuite les documents qui n’ont pas été convertis au format PDF/A. À ce stade, trois actions sont possibles :
- Le délai de conservation a expiré : vous supprimez le document.
- Le format du document reste à jour : vous conservez le document dans un format inchangé.
- Son format n’est plus valide à l’avenir : vous le convertissez au format PDF/A.
En d’autres termes, pour économiser de l’espace de stockage et de l’argent, ne convertissez au format PDF/A que les documents qui nécessitent un format stable à long terme.
Stockage sécurisé à long terme des documents PDF/A
La conversion d’un fichier PDF au format PDF/A s’avère utile s’il vous faut un document stable à long terme pour la conservation et le stockage. Contrairement à la norme PDF/A, les fichiers PDF normaux ne stockent pas les données dans un format toujours valide. Autre avantage du format PDF/A : il est également conforme aux exigences de l’archivage à valeur probante. De cette manière, vous pouvez conserver vos documents en toute sécurité à long terme. Avec Doxis, vous pouvez convertir tous vos documents ou seulement certains d’entre eux dans ce format stable à long terme en quelques opérations seulement.
