FrançaisSER Blog Customer Stories & Use Cases
Utiliser un plan de classement pour structurer son système de stockage de dossiers
Les plans de classement sont surtout connus dans le domaine de la gestion des documents officiels. Cependant, les entreprises peuvent également bénéficier d’une structure de classement bien conçue. Un plan de classement organise les documents écrits tout en permettant de conserver une vue d’ensemble d’importants volumes de documents, facilitant ainsi la recherche d’informations.
Dans cet article, découvrez les avantages d’un plan de classement et la manière d’en créer un pour votre propre système de gestion documentaire.
Qu’est-ce qu’un plan de classement ?
Un plan de classement est une liste structurée ou une hiérarchie de catégories utilisée pour trier et stocker systématiquement les dossiers et documents d’une organisation. Il fournit le cadre du contenu d’un dossier et permet d’accéder aux documents en fonction de leur sujet.
Le plan de classement est également appelé plan d’archivage, plan de registre ou plan de stockage/classement des dossiers. Il fait souvent partie du règlement du registre. Ce règlement encadre la gestion globale de tous les documents d’une organisation ou d’une entreprise, ou gestion des documents.
Qu’est-ce qu’un plan de classement numérique ?
Traditionnellement, le plan de classement sert à organiser les documents papier. On le retrouve, par exemple, sous forme d’intercalaires dans un dossier. Un plan de classement numérique imite ces intercalaires sous la forme de sous-dossiers qui organisent et structurent les dossiers numériques.
Comment un plan de classement est-il structuré ?
Hiérarchique, la structure d’un plan de classement repose sur des catégories et des sous-catégories. Le plan de classement cible les tâches liées aux activités de l’organisation et peut, par exemple, se décliner en catégories comme les services, les projets, les clients ou certains types de documents. Il est important que ce plan soit logique et compréhensible par les utilisateurs. À cet effet, nommez clairement les catégories en vous basant sur les conventions linguistiques en vigueur au sein de votre organisation.
Il est conseillé de revoir régulièrement son plan de classement et de le mettre à jour, le cas échéant, pour s’assurer de sa conformité aux besoins et aux processus opérationnels actuels.
Où les plans de classement sont-ils utilisés ?
Les plans de classement font partie intégrante de l’administration publique. Mais les entreprises y recourent également, par exemple pour stocker les informations relatives à leurs employés dans un format bien structuré, pour établir un manuel clair de gestion de la qualité ou pour organiser rapidement tous les documents fournisseurs et les retrouver dans le dossier des fournisseurs à partir des devis, commandes, factures et bons de livraison.
Pourquoi un plan de classement est-il important ?
Dans les entreprises, les organismes publics ou d’autres organisations, il est important de mettre en place et de respecter un plan de classement pour simplifier le classement, l’archivage et l’accès aux documents, tout en améliorant l’efficacité et en satisfaisant aux obligations de conformité.
Un plan de classement bien conçu détermine quels documents sont stockés dans quels dossiers et rend ces éléments plus faciles à trouver grâce à une structure claire et compréhensible. Il permet l’enregistrement complet de tous les documents pertinents. Il régit également les personnes autorisées à consulter et à modifier les documents.
Quels sont les avantages d’un plan de classement ?
Un plan de classement bien structuré offre de nombreux avantages aux organisations et aux entreprises sur le plan de la gestion de leurs documents et de leur information. Voici les principaux avantages :
1. Différents types de documents classés par sujet
Un plan de classement permet de regrouper les documents qui vont ensemble en fonction de leur sujet. Par exemple, vous pouvez organiser les documents relatifs à une offre d’emploi dans un dossier de candidature en fonction des différents types de documents concernés, tels que les lettres de motivation, les CV, les certificats et références, les exemples de travail et les courriers électroniques.
Vous pouvez également affecter ces documents à différents dossiers électroniques sans en faire une copie. Il suffit d’associer le dossier de candidature au dossier de l’employé correspondant, une fois que le candidat a rejoint l’entreprise. Désormais, les documents de candidature de votre nouvel employé sont toujours disponibles immédiatement dans son dossier d’employé.
2. Réduction des délais de recherche
Grâce à la structure hiérarchique du plan de classement, vos documents sont toujours faciles à trouver. Outre les documents de candidature, le plan de classement comprend, par exemple, des sous-dossiers pour les contrats, les fiches de paie, les cours de formation et les bilans de performances. Si vous avez besoin d’informations sur les conditions d’emploi d’un salarié, il vous suffit d’accéder à son dossier et au sous-dossier « Contrat de travail » pour consulter les accords contractuels en vigueur.
Dans un système de gestion documentaire (GED), le plan de classement indique le chemin d’accès à l’emplacement de stockage du document. Vous pouvez utiliser les fonctions de recherche pour rechercher directement des documents, par exemple en utilisant la recherche en texte intégral. Rechercher dans le plan de classement affiche également le document dans son contexte. Vous bénéficiez d’un aperçu direct du contenu d’un dossier.
3. Meilleure vue d’ensemble des processus opérationnels
Un plan de classement peut refléter les différentes étapes et phases des processus d’entreprise. Cela améliore la transparence de l’avancement des projets et des flux de travail. Par exemple, vous pouvez détecter plus rapidement si un document manque parce que le dossier correspondant est vide.
4. Facilité d’octroi de droits
Le plan de classement peut servir de base à la mise en œuvre des contrôles d’accès. Sa structure claire permet de limiter les autorisations à des catégories ou à des niveaux spécifiques du plan de classement. Vous vous assurez ainsi que seules les personnes autorisées ont accès à certains documents, et du maintien de la protection des données.
Dans le dossier de l’employé, par exemple, tous les documents sont visibles par chaque employé du service RH, à l’exception du sous-dossier des fiches de paie. Seuls les employés autorisés y ont accès. Il est également possible de partager les évaluations des employés avec les managers d’équipes.
Créer un plan de classement pour SAP, Salesforce, etc.
Pour créer un plan de classement électronique, choisissez une structure de stockage pratique avec les catégories et sous-catégories nécessaires en fonction de votre structure organisationnelle et de vos processus. Vous intégrez cette structure dans la GED dans laquelle vous gérez tous vos documents. Les documents sont ensuite automatiquement affectés à des dossiers électroniques en fonction des critères définis dans le plan de classement.
Certaines GED, comme Doxis, intègrent des interfaces avec des solutions autonomes. Doxis met ensuite en œuvre la structure de dossiers dans le système concerné, Salesforce, par exemple.
Généralement, Salesforce stocke tous les documents relatifs à un client de manière non structurée dans un dossier général. Plus les documents s’accumulent, plus le système de stockage devient confus.
Solution : en intégrant Doxis, la GED crée désormais automatiquement un enregistrement client doté d’une structure de dossier prédéfinie lors de l’ajout d’un nouveau client dans Salesforce. Parallèlement, cette structure s’affiche aussi directement dans Salesforce. Elle indique également le nombre de documents présents dans un dossier, ce qui vous permet de voir immédiatement si les dossiers sont vides et s’il manque des documents.
L’utilisation du plan de classement par l’intermédiaire de l’intégration de Doxis fonctionne également de manière similaire avec de nombreux autres applicatifs tiers tels que Teams, SAP et SAP SuccessFactors.
Doxis Business Studio – générer un plan de classement en quelques minutes
Pour créer des plans de classement et des mécanismes d’autorisation individuels, il existe un programme de configuration correspondant pour les administrateurs ou les équipes IT. Ce puissant outil permet de concevoir des espaces de travail individuels et des mécanismes d’autorisation. Si vous souhaitez uniquement créer rapidement une nouvelle structure de dossiers ou un nouveau modèle de données, cette approche n’est pas très conviviale.
C’est pourquoi notre GED est fournie avec Doxis Business Studio, application web facilitant la création de configurations simples. L’IA générative intégrée vous aide également à créer des plans de classement :
-
Indiquez à l’IA ce dont vous avez besoin. Exemple : « J’ai besoin d’un dossier pour les candidatures à un poste, qui comprend les sous-dossiers adéquats à l’organisation de tous les types de documents liés à une candidature. »
-
L’IA crée automatiquement une structure finie pour ce dossier de candidature avec les sous-dossiers correspondants.
-
Vous pouvez modifier cette structure, le cas échéant, ajouter d’autres sous-dossiers ou supprimer ceux devenus inutiles. Vous pouvez également adapter la formulation en fonction de votre structure organisationnelle.
Principal avantage : vous ne partez jamais de zéro. Au contraire, le système d’intelligence artificielle vous soumet des suggestions adaptées que vous n’avez plus qu’à personnaliser. En quelques minutes, vous pouvez créer un plan de classement complet et conforme à vos besoins.
Optimiser la gestion documentaire grâce au plan de classement
L’adoption d’un plan de classement bien conçu et sa mise en œuvre systématique s’avèrent cruciales, non seulement pour les organismes publics afin d’optimiser la gestion des documents. Dans les entreprises aussi, le plan de classement apporte une structuration claire qui permet de classer l’information par sujet, et facilite la recherche de documents et le contrôle d’accès en fonction du rôle.
Avec la solution Doxis assistée par l’IA, vous pouvez facilement créer des structures de stockage personnalisées pour votre GED et, grâce aux interfaces, les transférer directement vers vos systèmes tiers. En d’autres termes, vous disposez en permanence d’un bon aperçu de grands volumes de documents et d’une vue d’ensemble transparente de vos processus métier.
