FrançaisQu’est ce que la gestion automatisée des factures ?
Votre entreprise doit traiter et vérifier ses factures. Ce processus peut être automatisé et il devrait l’être pour tirer le meilleur parti de votre entreprise. En quoi consiste exactement le traitement automatisé des factures ?
La vérification des factures fait référence à l'examen des factures entrantes (c'est-à-dire des fournisseurs) par le service comptable. Ce processus est décomposé en composantes formelles et opérationnelles et peut être effectué électroniquement en utilisant les fonctions de gestion de documents et de flux de travail (DMS) d'un système de gestion de contenu d'entreprise (ECM).
Le traitement automatisé des factures offre une gamme de scénarios de numérisation, allant d'un seul processus de numérisation centralisé à la numérisation de documents à divers endroits. Les données de la facture nécessaires à la vérification peuvent être extraites automatiquement à l'aide de la reconnaissance optique de caractères, ou optical character recognition (OCR), ce qui facilite la validation de l'exactitude opérationnelle et formelle de la facture.
Idéalement, le traitement automatisé des factures permet également de les replacer dans le bon contexte ("à quel client, quelle offre ou quel bon de livraison appartient cette facture ?"). Comme s'il s'agissait d'un document papier, chaque facture peut recevoir des annotations, des commentaires et des notes sans devoir modifier le document original.
Parallèlement au traitement des factures, vous souhaitez que vos factures soient archivées de manière à se plier aux audits, avec les données et documents comptables correspondants. Grâce à la documentation sans faille de toutes les étapes du traitement, l'ensemble du processus peut être entièrement tracé.
Les désavantages des factures papier
Dans 69 pourcent des entreprises, les factures électroniques entrantes sont imprimées afin d’être vérifiées et traitées, comme le révèle une étude de la recherche ibi à l’Université de Ratisbonne. C’est autant de traitement pour les factures sans papier! Et pour faciliter le traitement des factures électroniques, elles sont généralement copiées plusieurs fois avant d'être transmises aux services. Les longs trajets de transport entre les différents services - surtout dans les entreprises réparties sur plusieurs sites - font que les délais d'escompte sont souvent dépassés et que les employés ne connaissent pas le statut des factures.
Les retards de paiement causés par de tels processus nuisent durablement à la relation avec les fournisseurs. De plus, la planification des liquidités en pâtit car les volumes et les montants des factures ainsi que le nombre exact de factures en circulation ne peuvent être déterminés avec précision. Une planification fiable des liquidités est donc impossible. Un problème, mais qui est tout à fait évitable. C'est là que le traitement automatisé des factures entre en jeu.
Les avantages des factures électroniques
Alors, pourquoi utiliser les factures électroniques et la gestion automatisée des factures ? Grâce à la gestion automatisée des factures, les entreprises peuvent vérifier et gérer électroniquement les factures entrantes avec les fonctions de gestion des flux et des documents d'un système de gestion de contenu d'entreprise (ECM) - et réduire considérablement les inconvénients décrits dans la section précédente. Et ce n'est pas tout ce que la vérification électronique des factures a à offrir, avec toute une série d'autres avantages commerciaux et opérationnels :
- Traitement plus rapide des factures
- Chaque facture n'est stockée qu'une seule fois ; pas de copies multiples en circulation
- Protection contre la perte et la manipulation
- Respect plus facile des délais de paiement et des remises pour paiement anticipé
- Amélioration de la capacité à fournir des informations
- Récupération des factures facilitée grâce à de puissantes fonctions de recherche
- Automatisation des processus (par exemple, traitement des factures entrantes)
- Classification des factures en fonction du contexte
- Archivage à l'épreuve de l'audit
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Étapes du traitement d'une facture électronique
Vous avez peut-être adopté la facturation électronique, mais vous vous demandez peut-être comment traiter une facture électronique. Nous aimerions vous guider dans cette démarche. Lorsque vous automatisez le traitement de vos factures, voici les étapes à suivre :
Vérification opérationnelle
Cette étape consiste à vérifier l'existence d'une obligation de paiement. Souvent, la facture sera rapprochée des documents liés au contexte, tels que le bon de livraison ou l'offre originale. Si l'existence d'une obligation est avérée, l'étape suivante consiste à examiner le contenu de la facture. Le volume et le type d'éléments énumérés - comme les biens livrés et les services rendus - ainsi que les montants bruts et nets sont vérifiés.
Vérification formelle
Une vérification formelle des factures permet de contrôler si la facture contient toutes les données nécessaires selon les normes de facturation électronique. Selon de nombreuses normes de facturation électronique, une facture doit comporter le nom et l'adresse complets de l'émetteur et du destinataire, la date d'émission, un numéro et une date de facture, ainsi que le type et la quantité des services fournis.