Le contexte est roi

Archivage des e-mails avec Doxis

Transparent

Transmettez des e-mails dans le bon contexte métier

Certifié

Archivez tous vos e-mails conformément aux normes d’audit et au RGPD

Sans couture

Intégrez Doxis à Microsoft Outlook, Office 365, IBM Notes et à bien d’autres logiciels

Des e-mails dans le bon contexte

L’archivage du courrier électronique avec Doxis constitue le fondement de processus métier transparents et sécurisés.

Demande d’un partenaire commercial ou modification de la commande d’un client, si des e-mails urgents restent non traités dans les boîtes de réception personnelles, vous courrez un risque réel. L’archivage des e-mails avec Doxis permet de sortir les messages électroniques et les pièces jointes de cette structure en silo et de les archiver dans le bon contexte métier pour les mettre à disposition de toute l’entreprise. Demandes des clients, historiques des commandes, factures, contrats : Doxis crée une vue à 360° de toute l’information. Vous pouvez même visualiser immédiatement l’état de traitement d’un e-mail avec Doxis. Parallèlement, vos e-mails sont archivés conformément aux exigences d’audit, aux durées de conservation légales et au RGPD. Doxis est certifié conforme à ces normes. Archivez vos e-mails en toute sécurité avec Doxis et accédez-y dans le bon contexte d’un clic.

Archivage des e-mails avec Doxis : Avantages

1

Retrouvez rapidement vos e-mails et les pièces jointes dans le bon contexte métier

2

Accédez à tous les e-mails archivés de manière centralisée

3

Bénéficiez d’une solution certifiée, traçable et conforme au RGPD

4

Suivez l’état de traitement de vos messages en toute transparence

5

Gagnez du temps en automatisant l’archivage de votre courrier électronique

6

Libérez de l’espace de stockage et améliorez les performances de votre serveur de messagerie

Meilleures pratiques

Automatiquement conforme à l’audit

Lorsque le prochain audit de l’entreprise est prévu, Duravit sait qu’il n’a rien à craindre. Le groupe utilise Doxis pour archiver automatiquement les courriels liés à la fiscalité conformément aux exigences en matière d’audit. Découvrez comment Duravit intègre toutes les boîtes aux lettres Lotus Notes de ses différents sites avec Doxis et comment la solution a même séduit le comité d’entreprise.

LIRE MAINTENANT

L’archivage du courrier électronique en toute simplicité

Doxis vous permet d’archiver vos e-mails de manière sûre, efficace et souple.

Archivage manuel

Dans Doxis, les utilisateurs n’ont qu’à glisser-déposer un ou plusieurs messages pour les archiver dans les dossiers clients ou ailleurs. Doxis permet d’enregistrer les e-mails dans le bon contexte métier et d’éviter les doublons.

Archivage partiellement automatisé

Doxis archive automatiquement les e-mails sélectionnés, par exemple tous ceux comportant des pièces jointes, la correspondance commerciale, ceux dépassant une certaine taille ou une certaine antériorité. Vous pouvez définir des exceptions à tout moment.

Archivage entièrement automatisé

Doxis archive automatiquement tous les e-mails entrants et sortants grâce à l’archivage de journaux. Les messages archivés sont supprimés du serveur. Vous pouvez continuer à rechercher et à consulter les e-mails archivés normalement.

Une sécurité certifiée pour tous les e-mails

Doxis archive tous les messages en toute sécurité et avec une traçabilité complète.

Pour protéger vos secrets d’affaires, il est crucial de garder la trace de l’émetteur et des destinataires de tel e-mail à un instant T. Les messages archivés dans Doxis sont protégés de manière vérifiable contre l’accès non autorisé, la manipulation et la suppression. Doxis est certifié conforme à ces normes selon IDW PS 880.

Archivez vos e-mails conformément aux exigences d’audit et respectez automatiquement les délais de conservation légaux.
Enregistrez les e-mails et les pièces jointes en utilisant des formats de fichiers sécurisés pérennes : PDF et PDF/A.
Mettez les messages pertinents à la disposition des auditeurs d’un simple clic.

Conseils

Archivage des e-mails et RGPD

Données sur les partenaires, les clients ou les salariés : les messages électroniques renferment de nombreuses informations à caractère personnel. Doxis vous permet de les archiver et de les supprimer avec une traçabilité intégrale pour gérer facilement le RGPD et les obligations de conformité des audits. Découvrez la meilleure façon de protéger vos données grâce à la solution certifiée Doxis.

LIRE MAINTENANT

Retrouvez et classez vos e-mails

Le classement du courrier électronique est facile avec Doxis. Et une fois vos messages archivés, vous pouvez le rechercher en fonction du contexte depuis n’importe quel service de votre entreprise.

Recherche rapide

Dans Doxis, vous pouvez non seulement rechercher des e-mails, mais aussi parcourir l’intégralité de l’historique des traitements. Recherchez le nom de l’expéditeur, celui des destinataires, les pièces jointes ou des passages de texte entiers.

Une vue à 360° des transactions métier

L’e-mail comporte des informations complémentaires ? Doxis les a à portée de clic. Dans le cas de demandes clients, par exemple, vous pouvez accéder immédiatement aux contrats associés, aux dossiers clients et aux transactions en cours.

Transfert des métadonnées

Doxis extrait automatiquement toutes les métadonnées des messages archivés, telles que l’expéditeur, le destinataire et l’objet, pour faciliter la récupération et le classement manuel.

Affectation automatique et intelligente

Doxis affecte automatiquement les e-mails au bon contexte. Par exemple, les demandes de renseignements des clients sont affectées aux dossiers clients et les devis aux dossiers fournisseurs. Doxis déclenche également les processus de suivi tels que les activités de service après-vente et bien plus encore.

Une intégration astucieuse

Microsoft, IBM, SAP, Salesforce : Doxis intègre tous vos logiciels de courrier électronique, vos applications ERP et CRM .

Intégrez tous les logiciels de courrier électronique à Doxis pour un archivage complet de vos messages électroniques. Utilisez les modules complémentaires de Doxis pour Microsoft et IBM pour le classement et la recherche directement à partir de l’application. Dans Outlook, par exemple, les e-mails sont archivés par simple glisser-déposer dans les dossiers d’Outlook. Doxis propose également des interfaces SAP certifiées et des scénarios d’intégration pour Salesforce et Microsoft Dynamics. Les expéditeurs d’emails sont automatiquement identifiés, par exemple en tant que clients ou fournisseurs dans le système concerné, et leurs messages sont affectés aux transactions, processus et dossiers correspondants.

Découvrez Doxis !

Des e-mails aux documents en passant par les données, Doxis archive toutes vos informations en toute sécurité et dans le bon contexte. Le courrier numérique entrant et les flux de travail de Doxis vous permettent de gérer les documents et les tâches au sein et entre les services, et de jeter ainsi les bases de la transformation numérique de votre entreprise.

En savoir plus sur les possibilités illimitées de Doxis

Archivage des e-mails avec Doxis : principales caractéristiques techniques

Archivage manuel et automatique des messages électroniques avec ou sans pièces jointes et métadonnées ; archivage facultatif des journaux
Contrôle intelligent du contexte : reconnaissance automatique du contexte métier des e-mails et archivage correspondant
Archivage des e-mails dans les dossiers électroniques de Doxis en les faisant glisser vers les dossiers d’Outlook
Archivage des e-mails dans de multiples contextes sans doublon
Recherche des e-mails archivés et d’autres contextes de Doxis simultanément et directement à partir du logiciel de messagerie électronique
Intégration et modules complémentaires : Microsoft Office 365, Exchange, Outlook 2010 et 2013, IBM Lotus Notes et Domino
Services cognitifs pour la reconnaissance et la signalisation du contenu (données personnelles, par exemple)
Possibilité d’exclure les e-mails privés de l’archivage
Possibilité d’empêcher l’archivage multiple d’e-mails identiques
Extensible à de nombreux autres besoins d’archivage jusqu’à la gestion de contenu d’entreprise

PLUS DE DÉTAILS

Découvrez Doxis

Contactez-nous ! Nous sommes à votre écoute pour répondre à toutes vos questions sur la gestion de contenu d’entreprise avec Doxis. Vous préférez d’abord voir Doxis en action ? Nous serions ravis de vous faire une démonstration en direct.