Best Practice August Storck KG

Situation de départ

Des matériaux et supports multimédia retraçant l'histoire plus que centenaire de la société sont conservés dans l'HistoryCenter de la société AUGUST STORCK KG. La palette des supports matériels est immense et s'étend de supports originaux papier, tels que des photos, des albums-photos et des listes de prix, à des échantillons de matériaux d'emballage tels que des papiers de bonbons, des sachets d'emballage ou des étiquettes, en passant par divers formats vidéo et supports sonores. Ces supports apportent une valeur immatérielle inestimable à l'entreprise aux racines westphaliennes. Afin de conserver cette valeur pour les décennies à venir, la numérisation des originaux a accompagné le réaménagement/l'optimisation de leurs moyens de conservation (emplacement de stockage, conditions climatiques, etc.). Pour l'avenir, l'accent a été mis sur la possibilité d'ouvrir l'accès aux documents numérisés à un cercle d'utilisateurs élargi afin de rendre l'histoire de Storck plus vivante.

Arguments en faveur de SER

• En tant que client de longue date et satisfait de SER, AUGUST STORCK KG utilise depuis plus de 20 ans les solutions d'archivage de SER
• L'« HistoryCenter » a été inauguré en 2011 et parfaitement intégré à l'infrastructure existante

Solution

Mise en place d'archives historiques d'entreprise (« HistoryCenter ») sur la base de la plate-forme Doxis4 pour la conservation au format électronique de documents et d'objets multimédia porteurs de l'histoire de l'entreprise.

Volume de documents

Formats de fichiers haute définition : environ 16,4 TB ; formats de fichier haute compression : environ 1,2 TB (chiffres 2014 au terme de l'intégration des originaux numérisés par un prestataire externe)

Utilisateurs

Division Corporate Communications

Mise en application

• Numérisation des originaux par un prestataire externe
• Inclusion dans le nom de fichier et intégration automatique à l'application des principaux attributs (contenu, signature et complément de signature) des documents
• Classement des documents dans la hiérarchie d'entreprise (arborescence structurée)
• Archivage des documents similaires entre eux dans des dossiers électroniques
• Recherche : par attribut, hiérarchique via l'arborescence, plein texte
• Option pour l'avenir : élargissement du cercle des utilisateurs au service Marketing avec un accès en lecture seul aux ensembles de documents non identifiés comme bloqués
• Autre option pour l'avenir : intégration d'articles de presse à l'HistoryCenter

Utilité

• Conservation de matériaux et de médias témoignant des plus de 100 ans d'histoire de l'entreprise
• Flexibilité optimale pour la reproduction des originaux via l'archivage électronique
• Garantie de la lisibilité et de la lecture à long terme des vidéos et des supports audio