Best Practice DER Touristik

Sujet	Traitement automatisé et archivage des factures entrantes
Secteur	Tourisme
Employés	6 277 dans le monde (2013)
Chiffre d'affaire	4,6 milliards d'euros (2013)
Siège de l'entreprise	Francfort-sur-le-Main, Allemagne
Intégration	SAP
Portée du projet	Factures dans le monde entier

L'introduction d'InvoiceMaster pour les factures touristiques avec référence de commande nous a permis de réduire nos effectifs d'environ 40 % et les frais d'expédition d'environ 57 %.

Johannes Müller-Baltes, Directeur principal du département Finances et Comptabilité de DER

Défi

Factures mal organisées et difficiles à lire
Élimination des boucles de vérification et d'autorisation manuelles fastidieuses
Factures touristiques et bons d'échange (vouchers) disponibles dans différents formats

Objectifs

Saisie automatisée des factures des organisateurs
Procédures de clarification et d'autorisation intégrées à un workflow
Transfert automatique des données vers SAP
Transparence accrue des obligations exigibles, de l'état des factures, etc.
Accélération des processus

Solutions

Solution logicielle pour le traitement automatisé des factures entrantes avec ou sans référence de commande
Procédures de vérification et d'autorisation intégrées à un workflow
Intégration SAP
Classification des factures entrantes en allemand et en anglais

Fiche signalétique du projet

Situation de départ

Après avoir introduit dès 1999 une solution électronique d'archivage sécurisé en vue de la conservation des factures et de la réduction du stockage papier, l'opérateur de voyages allemand DER a également souhaité à partir de 2005 optimiser les procédures de traitement des factures. Les factures sans référence de commande faisaient le tour de l'entreprise avant d'être approuvées à l'aide d'un tampon et saisies à la main dans SAP. Les factures touristiques avec référence de commande étaient expédiées en fret vers Galway, en Irlande, pour elles aussi y être saisies manuellement SAP. S'ensuivaient alors des procédures de clarification complexes et fastidieuses, par message électronique ou courrier postal.

Arguments en faveur de SER

Flexibilité du logiciel pour le traitement des factures touristiques et des bons d'échange (vouchers)
« Tout sous un même toit »

Solution

Doxis4 Capture, Doxis4 InvoiceMaster Read et Doxis4 SAP Control S

Intégration

SAP

Volume de documents

Chaque année, 525 000 factures touristiques (MM) et 25 000 factures de frais généraux (FI)
sont traitées via IM (chiffres 2013)

Utilisateurs

Lecteurs des factures : environ 10 utilisateurs ; workflow de vérification : environ 300 collaborateurs

Mise en application

Introduction en 2005 du traitement automatique des factures pour les factures de frais généraux (FI) et en 2006 pour les factures de Dertour, Meiers Weltreisen et ADAC Reisen.
En 2010 : mise à niveau avec InvoiceMaster et intégration de la réception électronique des factures (environ 135 000 par an).
Les factures sont scannées à la centrale de réception du courrier à Francfort-sur-le-Main et les informations relatives à la facture et à la réservation du voyage sont automatiquement extraites et comparées à SAP. Si les données de la commande et de la réservation coïncident, la réservation est confirmée automatiquement (comptabilité officieuse).
Pour les factures sans référence de commande (factures de frais généraux), un workflow de clarification ou d'autorisation est initié, de même que pour les factures touristiques avec référence de commande. Les procédures sont considérées comme terminées une fois la réservation dans SAP clôturée.

Utilité

Processus standardisé de traitement des factures sans divergences, respect de la hiérarchie d'autorisation (qui doit autoriser quoi)
Réduction des effectifs d'environ 40 % et des frais d'expédition d'environ 57 % pour le traitement des factures touristiques avec référence de commande
Transparence : le service de contrôle peut rapidement vérifier les procédures peu claires
Augmentation de la productivité : gestion d'un volume croissant de factures au cours des 9 dernières années sans grande augmentation des effectifs