Best Practice DHL Express

Situation de départ

DHL utilise depuis longtemps l'archivage électronique des documents, surtout dans l'optique de garantir leur disponibilité immédiate dans le monde entier. L'ancien système d'archive n'offrait cependant pas une cohérence suffisante en termes de disponibilité des documents électroniques et ses possibilités d'extension fonctionnelle étaient limitées. Différentes solutions cohabitaient pour l'archivage à court et à long terme. C'est la raison pour laquelle DHL a décidé en 2010 de mettre en place une solution GED uniformisée à l'échelle internationale. Après une étude approfondie, DHL s'est engagé dans un partenariat avec Hewlett-Packard afin de créer une des archives de documents commerciaux les plus importantes du monde. Pour la solution logicielle, le choix s'est porté sur la suite Doxis4 iECM de SER. Les objectifs comprenaient entre autres le respect de toutes les exigences légales internationales (conformité), une flexibilité accrue grâce au traitement des types de documents les plus différents qui soient par le biais d'interfaces uniformisées, et enfin une plus grande rapidité grâce à un accès immédiat aux documents archivés.

Arguments en faveur de SER

Pour DHL, il était essentiel que la nouvelle solution ne réponde pas seulement aux exigences fonctionnelles actuelles, mais qu'elle sache également s'adapter aux exigences à venir. Après un processus de sélection approfondi, le choix s'est porté sur le concept SaaS de HP basé sur Doxis4.

Solution

Système de gestion des documents multi-fonctions, hautement disponible et évolutif basé sur la suite logicielle Doxis4 iECM

Intégration

Aux portails clients, par exemple suivi des processus de livraison dans Track & Trace, ainsi qu'aux applications internes DHL Express comme Customer Service, Operations ou encore celle pour les formalités douanières

Volume de documents

Documents actuellement archivés : 3,1 milliards, croissance par mois : 130 millions

Utilisateurs

Environ 32 000 utilisateurs actifs

Mise en application

Le système électronique Archiv 66 comprend actuellement différents types de documents qui s'étendent du secteur Operations aux secteurs Customer Service et Finance en passant par la maintenance des avions. Les documents issus des systèmes de facturation et de suivi des livraisons sont également intégrés au système d'archivage. Les documents enregistrés sont disponibles 24 heures sur 24. Le système est hébergé par le HP Data Center à Francfort-sur-le-Main. L'introduction de dossiers et de workflows gérés de manière électronique est également prévue.

Utilité

• Employés DHL : accès direct partout dans le monde à tous les documents à partir des applications DHL, téléchargement de documents pour envoi aux clients
• Autorités douanières et fiscales : disponibilité rapide des factures pro forma et des documents de transport de marchandises dangereuses
• Clients : accès immédiat aux certificats de livraison comprenant la signature du destinataire ; disponibilité des contrats de transport sous forme de documents infalsifiables