FrançaisBest Practice Dürr Dental AG
| Sujet | Traitement automatisé et archivage des factures entrantes |
| Secteur | Génie médical |
| Employés | 400 sur le site principal, 1 000 dans le monde |
| Chiffre d'affaire | Plus de 200 millions d'euros (2012) |
| Siège de l'entreprise | Bietigheim-Bissingen, Allemagne |
| Intégration | Infor ERP / IFS Applications depuis juin 2014 |
| Portée du projet | Allemagne |
Entre la confirmation de la commande et la mise en activité de la solution InvoiceMaster de SER, cinq mois tout juste se sont écoulés, comme prévu. Depuis, le système fonctionne parfaitement et l'intégration au système ERP assure un processus électronique de bout en bout.
Défi
- Le traitement manuel des factures était inefficace et sujet aux erreurs
- Rupture médiatique entre le traitement des factures sur support papier et la suite de la procédure dans le cadre d'un système ERP
- Vérification laborieuse et opaque des factures à partir de documents papier
- Impossible d'avoir une vision claire et actuelle des obligations exigibles
Objectifs
- Accroître l'efficacité de la comptabilité fournisseurs
- Accélérer l'acquisition des factures et réduire le nombre d'erreurs
- Standardiser les procédures de vérification
- Présenter des factures fournisseurs plus transparentes
- Intégration à un ERP : transfert de données automatique
- Rendre les documents plus faciles à trouver
Solutions
- Gestion automatisée des factures avec Doxis4 InvoiceMaster
- Lecture automatisée des factures et transfert des données vers Infor ERP/ IFS Applications
- Vérification des factures intégrée à un workflow
- Établissement d'une interface entre Doxis4 InvoiceMaster et les archives existantes
- Vérification automatisée des factures conformément au paragraphe 14, alinéa 4 de l'UStG, la loi allemande relative à l'impôt sur le chiffre d'affaires
Fiche signalétique du projet
Situation de départ
Le traitement entièrement papier des factures entrantes était régulièrement confronté à des anomalies liées à la rupture médiatique entre les documents papiers entrants et le traitement électronique ultérieur des informations relatives aux factures dans le système ERP. La procédure d'acquisition manuelle des données dans l'ERP prenait du temps et était source d'erreurs. La vérification des factures à partir des documents papier était complexe et peu fiable. La gestion automatisée des factures a donc pour but de standardiser et d'accélérer l'acquisition et la vérification des factures dans le domaine de la comptabilité fournisseurs.
Arguments en faveur de SER
- SER nous a présenté la solution Doxis4 à la lumière de nos problèmes spécifiques.
- Haute pénétration sur le marché de SER avec plus de 1 million d'utilisateurs et de 1 600 projets
- Interface utilisateur orientée clients et librement adaptable
Solution
- Doxis4 Capture pour le scannage de plus 300 000 pages par an
- Lecture automatisée des factures (Doxis4 InvoiceMaster Read) avec transferts de données vers le système ERP
- Vérification des factures intégrée à un workflow (Doxis4 InvoiceMaster Control)
Intégration
Progiciel de gestion intégrée (PGI) : Infor ERP / IFS Applications depuis juin 2014
Volume de documents
environ 150 factures par jour, jusqu'à 300 000 pages par an
Utilisateurs
100 utilisateurs
Mise en application
- Mise en activité de la solution de gestion des factures de Doxis4 seulement 5 mois après la passation de commande
- Numérisation des factures papier dès leur arrivée dans l'entreprise, lecture automatique des données d'en-tête et de postes, transfert des données vers le système ERP
- Vérification des factures intégrée à un workflow
- Archivage des factures et des bons de livraison
- Intégration en 2014 de Doxis4 InvoiceMaster au nouveau système ERP, IFS Applications
Utilité
Les collaborateurs chargés des dossiers bénéficient d'un allègement de travail notable pour l'acquisition des factures Dans la majeure partie des cas, l'auteur de la facture est reconnu automatiquement dès le début du projet. L'extraction des données et l'imputation par défaut accélèrent la procédure de manière significative. Les options de protocoles électroniques permettent aux comptables d'avoir une vision claire et actuelle de toutes les obligations exigibles et de planifier la trésorerie de manière optimale.