FrançaisBest Practice EDEKA Nord
| Sujet | Gestion professionnelle de biens (immobiliers) à l'aide de dossiers électroniques |
| Secteur | Commerce de détail |
| Employés | 5 700 |
| Chiffre d'affaire | 2,5 milliards d'euros |
| Siège de l'entreprise | Neumünster, Allemagne |
| Intégration | Lotus Notes et Microsoft Office |
| Portée du projet | Allemagne du Nord |
Nos collaborateurs n'imaginent même plus travailler avec des dossiers papier !
Défi
- Absence de méthode dans le classement des documents anciens
- Lourdes mallettes remplies de bons de commande, de bons de réception, de comptes rendus, etc.
- Stock d'environ 500 classeurs de dossiers
- Numérisation de 64 000 documents papier
Objectifs
- Tous les documents relatifs aux biens immobiliers doivent être directement accessibles
- Mise à disposition, rapide, simple et sans support papier, des documents dans des dossiers immobiliers électroniques
- Transport facilité des dossiers immobiliers grâce au support électronique
- Accès en ligne aux dossiers immobiliers
Solutions
- Dossiers immobiliers électroniques
- Archivage des e-mails depuis IBM Notes
- Archivage des documents Microsoft Office
- Accès mobile via un client Web
Fiche signalétique du projet
Situation de départ
La gestion immobilière de la société EDEKA Nord constitue une division à part entière d'environ 30 collaborateurs. Un dossier, souvent très fourni, contenant des plans, des contrats, des factures courantes, etc. est constitué pour chaque bien immobilier. L'activité des collaborateurs de la division de gestion immobilière est souvent ponctuée de nombreux déplacements dans les marchés qui leur sont confiés. Dans un tel contexte, chaque collaborateur doit, avant ses déplacements, préparer un dossier papier à emporter qui rassemble tous les documents nécessaires à son projet. Au lieu de transporter des mallettes lourdes remplies de bons de commande, de bons de réception, de comptes rendus, etc., les collaborateurs doivent avoir la possibilité de transférer les dossiers immobiliers électroniques de leurs marchés cibles à l'aide d'une simple fonction d'insertion/extraction vers leur ordinateur portable et de les modifier au cours de leurs déplacements.
Arguments en faveur de SER
- Longue et fructueuse relation d'affaires avec SER
- Compétence et respect des délais
- Flexibilité d'une entreprise moyenne domiciliée en Allemagne
Solution
- Dossiers immobiliers électroniques basés sur Doxis4 Records Management
- Archive Doxis4 (répertoire de contenu) avec recherche plein texte
- Smart Notes pour l'archivage des e-mails depuis IBM Notes
- Smart Office pour l'archivage des documents Microsoft Office
Intégration
IBM Notes, Microsoft Office
Volume de documents
Environ 64 000 documents pouvant compter jusqu'à 10 pages ont été migrés vers la structure de registre du dossier immobilier. 500 classeurs ont été numérisés. Le stock de documents s'élève actuellement à 170 000 documents.
Utilisateurs
Les 30 collaborateurs de la division de gestion immobilière
Mise en application
Introduction du dossier immobilier avec des registres tels que correspondances, contrats, extraits du registre du commerce, contrats de maintenance, etc. Migration des documents des dossiers. Accès à distance aux dossiers via Internet. Comme prévu, le transfert des dossiers pour usage externe se fait d'abord à l'aide d'une fonction d'insertion/extraction. Par la suite, cette procédure fera appel à un accès à distance via Internet. Chacun de nos administrateurs de biens possède aujourd'hui un ordinateur portable équipé d'une clé 3G lui assurant un accès sécurisé au siège de Neumünster.
Utilité
L'administrateur de biens se déplace désormais uniquement avec son ordinateur portable. La corvée du rassemblement des documents pour le dossier papier est terminée. Grâce à l'accès en ligne aux dossiers immobiliers, l'administrateur peut accéder aux documents requis à n'importe quel endroit et à tout moment de la journée.