Best Practice Eissmann Group Automotive

Sujet	Système ECM pour toute l'entreprise
Secteur	Industrie automobile
Employés	4 100
Chiffre d'affaire	315 millions d'euros (2013)
Siège de l'entreprise	Bad Urach, Allemagne
Intégration	SAP
Portée du projet	International

La résonance positive auprès des utilisateurs et des différents services crée un effet d'entraînement pour nos prochains projets de gestion de contenu d'entreprise.

Bodo Deutschmann, DSI/Directeur informatique chez Eissmann

Défi

Absence de solution centralisée et sécurisée pour la conservation des documents
Intégration seulement partielle des documents dans les procédures internes
Plus de 100 heures de travail par collaborateur et par an consacrées au classement, à l'archivage, à la recherche et au transfert de documents

Objectifs

Trouver une solution de conservation et de mise à disposition des informations qui soit simultanée à l'exécution des processus métiers et économique, sans recours au papier et sans rupture médiatique.
Culture du travail collectif, dans le cadre de laquelle le savoir est partagé entre collègues et non plus considéré comme une propriété exclusive
Soutien du principe anti-erreur poka-yoke

Solutions

Plate-forme stratégique de gestion de contenu d'entreprise (ECM) pour toute l'entreprise
Traitement automatisé des factures entrantes
Vérification des factures intégrée à un workflow
Gestion électronique des dossiers, notamment des dossiers fournisseurs, des dossiers du personnel, des dossiers contractuels, etc.
Intégration totale de SAP

Fiche signalétique du projet

Situation de départ

Depuis les débuts de l'entreprise il y a près de 50 ans, la tradition et l'innovation sont à la base du succès de l'équipementier automobile souabe Eissmann Group Automotive. Au cœur de la stratégie ECM d'Eissmann se trouve le principe que l'organisation du travail doit être structurée efficacement autour des systèmes informatiques et assurer la mise à disposition de toutes les informations à l'ensemble du groupe, et ce parallèlement à l'exécution des processus métier et dans un souci d'économie. Pour cela, nous avons cherché un éditeur de logiciels de gestion de contenu d'entreprise qui réponde aux objectifs fixés et qui dispose non seulement d'expérience dans les domaines de la GED et de l'archivage, mais propose également une suite logicielle ECM permettant une intégration totale. L'introduction de SAP et de la solution ECM devait être simultanée pour permettre une gestion parfaitement homogène des différentes informations.

Arguments en faveur de SER

Doxis4 et SER ont atteint la première place devant toutes les solutions logicielles proposées et devant tous les offrants lors de l'évaluation générale des dossiers d'appel d'offres
Doxis4 remplit tous les objectifs définis dans le cahier des charges, notamment les exigences internationales comme le multilinguisme
La suite logicielle iECM est parfaitement intégrée à SAP et est évolutive.

Solution

Suite logicielle Doxis4 iECM, y compris les modules d'archivage, de gestion électronique des documents (GED), de workflow, de gestion des factures et divers dossiers électroniques

Intégration

SAP (SD, MM, WM, PP, PS, PM, QM, FI, CO et FI Treasury)

Volume de documents

Actuellement environ 1,2 million de documents archivés. Croissance des archives d'environ 700-800 documents/ensembles de données par jour

Utilisateurs

Actuellement 1 300, jusqu'à 3 000 au terme de la migration

Mise en application

2012 : mise en place de l'infrastructure ECM pour le répertoire de contenu Doxis4 à des fins de gestion des documents et d'archivage sécurisé comme solution globale et centralisée de centre de données
Le modèle dossier fournisseur a été mis en place. D'autres solutions d'e-dossiers sont en préparation, notamment le dossier client, le dossier de projet, le dossier de contrat.
Démarrage : Les données machines provenant de la production sont archivées à des fins d'assurance de la qualité
SAP et Doxis4 InvoiceMaster Read / SAP Control S ont été mis en place en parallèle à partir de 2013. Déploiement international successif des deux solutions
2014 : extension continue des solutions Doxis4, développement approfondi de la stratégie ECM

Utilité

Des informations complètes sont disponibles tout au long des processus métiers
Économie de plus de 100 heures de travail de recherche de documents par collaborateur et par an
Réduction du taux d'erreur grâce à l'automatisation de l'acquisition des factures et du transfert des données vers SAP