Best Practice Westfalen Gruppe

Sujet	Archivage, gestion des documents (GED) et traitement automatique des factures entrantes
Secteur	Approvisionnement énergétique
Employés	1 345
Chiffre d'affaire	1.9 milliard (2013)
Siège de l'entreprise	Münster, Allemagne
Intégration	SAP, Intrexx-Portal
Portée du projet	International

Grâce à la GED de SER, nous sommes performants et réagissons rapidement, autant à l'égard de nos clients que de nos fournisseurs !

Ingo Köster, Gestion du parc informatique, Westfalen AG

Défi

Réception centralisée des factures et procédure décentralisée de validation
Gestion des pics d'activité dans le traitement des cartes de comptage
Pas d'affectation directe des documents aux transactions SAP
Demandes fréquentes de documentation sur les produits par la clientèle
Gestion électronique des documents du personnel

Objectifs

Réduction des délais d'attente et de traitement pour la validation des factures
Acquisition rapide et sans erreur des données des cartes de comptage
Affichage des documents correspondant aux diverses transactions à partir du système SAP
Accessibilité en ligne des informations sur les produits pour la clientèle
Accès aux documents du personnel selon un concept d'autorisations

Solutions

Extraction automatisée des données issues des factures, des cartes de comptage et des documents d'inventaire
Interface d'archivage avec tous les modules SAP
Gestion des sites pour les stations-service et terrains dans SAP + Doxis4
Gestion SAP/Doxis4 des citernes à gaz et autres équipements techniques
Interface entre les archives et le portail clients
Archivage des documents du personnel

Fiche signalétique du projet

Situation de départ

La centralisation de la réception des factures s'est accompagnée d'un « tourisme administratif » des factures papier car la validation des factures est restée décentralisée dans les différents sites du groupe Westfalen. Afin d'accélérer la procédure de validation et d'éviter les délais dus aux transports postaux, les factures numérisées doivent être archivées de manière conforme à la loi et mises à disposition pour vérification de manière centralisée.

Arguments en faveur de SER

Système ECM indépendant et stable avec interfaces standards
Possibilité d'intégration avec différents systèmes ERP, par exemple SAP
Prestataire allemand solvable et directement joignable
Tout sous un même toit : éditeur de logiciels et partenaire pour la mise en œuvre et l'assistance technique

Solution

Lecture et vérification automatisées des factures papier ou reçues par e-mail avec InvoiceMaster Read, workflow de vérification des factures basé sur SAP, Doxis4 eMail Importer
Extraction automatisée des données issues des cartes de comptage et des documents d'inventaire
Liaison de tous les modules SAP à l'archive Doxis4 grâce à une interface ArchiveLink
Archives du personnel avec système Doxis4 à capacité organisations multiples

Intégration

SAP, notamment les modules MM, FI, HR, PP, PM, SD

Volume de documents

Depuis 1998, 27,7 millions de documents ont été archivés sous format numérique, croissance annuelle : 2,5 millions de documents.

Utilisateurs

500 utilisateurs dans le groupe Westfalen. Jusqu'à 100 000 visites d'utilisateurs finaux via le portail clients.

Mise en application

Début en 1998 : Mise en place d'une archive SER pour les factures avec liaison au système SAP
2010 : introduction de la lecture et de la vérification automatisées des factures
Traitement des cartes de comptage (décompte des salaires) avec extraction de données et retour d'informations à SAP
Recherche de documents, par exemple de documents clients tels que des décomptes, des commandes, des livraisons, synthèses de documents pour environ 50 000 gazomètres dont les documents d'audit doivent être conservés sur une durée pouvant aller jusqu'à 30 ans
Synthèses des documents du personnel avec liaison à SAP HR
Accès aux fiches de données de sécurité et aux fiches de données produits pour les clients via un portail

Utilité

Gain de temps grâce au traitement automatisé des factures, des cartes de comptage et des documents d'inventaire et réduction des erreurs grâce à l'extraction automatique des données
Documents archivés disponibles depuis n'importe quel lieu
Informations directement disponibles au sein des processus métiers