Best Practice LBS

Situation de départ

Avant l'introduction du système d'archivage optique, l'ensemble du courrier était traité sous forme papier par le service compétent. 50 à 100 documents papier arrivaient chaque jour dans la corbeille de tâches. Personne ne savait vraiment quel collaborateur était en charge du traitement de quelle instance de processus. La recherche de documents sous forme papier au sein de volumineux dossiers traditionnels représentait souvent une tâche longue et fastidieuse. Les différents collaborateurs perdaient en effet beaucoup de temps à accéder aux documents dont ils avaient vraiment besoin. Le but de l'introduction de la GED et de l'archivage était de créer un archivage sécurisé et pérenne et d'améliorer le suivi de toutes les modifications apportées aux documents. La possibilité de choisir librement le système de stockage jouait aussi un rôle important.

Arguments en faveur de SER

• Fabricant allemand ; logiciels, prestation de services et maintenance sous un même toit
• Portefeuille de produits très étoffé
• Bon rapport qualité-prix

Solutions

Traitement confortable par lots avec le client de scannage en masse de Doxis4 et un scanner haute performance ; extraction automatique des données pertinentes pour l'archivage ; classification automatique pour le rangement dans des dossiers et corbeilles de tâches électroniques ; archivage sécurisé à long terme

Intégration

LBS Neu

Volume de documents

43 millions de documents, croissance annuelle d'environ 3,5 millions

Utilisateurs

300 utilisateurs

Mise en application

• Migration de 24 millions de documents et de 10 000 instances de processus à partir de l'ancien système
• 50 à 100 documents papier arrivant chaque jour dans les corbeilles de tâches sont en quelques minutes mis électroniquement à disposition du responsable approprié pour traitement
• Introduction de dossiers électroniques : dossiers d'épargne-logement, dossiers crédits, dossiers juridiques, dossiers révision, dossiers représentant commercial et dossiers de caisse d'épargne
• Seulement six mois de la planification à la mise en service, y compris pour la migration depuis l'ancien système

Utilité

• Accélération des processus et donc augmentation de l'efficacité économique
• Indépendance par rapport aux ressources SER assurée par des outils de développement faciles à utiliser
• Projet réalisé dans le temps et dans les limites de budget impartis
• Aucun délai et donc aucun temps d'attente
• Les collaborateurs n'ont plus besoin de rechercher les processus
• Plus de temps disponible pour d'autres activités et travail plus agréable